会计文件归档时间和要求

会计文件归档时间和要求

会计文件归档时间就是会计人员或会计机构应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间。

一般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。特殊情况，应酌情处理。如有关会计记录、会计文件的电子文档的备份，为了会计档案的安全保管的需要，就可以在第二个会计年度移交交给档案部门或档案人员集中管理。 会计文件归档要求就是对会计文件归档的职责，以及会计档案保管单位的质量等所提出的相关要求。一般性的归档要求是：归档的会计文件、会计记录应齐全完整，保持文件之间的有机联系，适当区分保存价值，便于日后会计档案的保管和会计档案信息资料的开发利用。具体性要求各个立档单位可以根据本单位的具体情况，以及会计文件、会计记录的产生和形成的规律和特点，具体加以规定。但是，一般应当包含如下几个方面的内容： (1) (2)

归档的会计文件与记录，会计机构应当编制移交清册。 未设立档案机构的单位，应当在会计机构内制定专人保管

需要归档的会计档案 (3)

出纳人员不得从事会计档案的归档工作，更不能兼管归档

的会计档案

(4) 移交本单位档案机构的会计档案，原则上要保持原卷册的

封装 (5)

需要拆封重新整理的会计档案，档案机构应当会同会计机

构和经办人员共同拆封整理，以分清责任 (6)

按照会计制度的统一规定，年终在办理决算以后，会计凭

证、会计账簿、财务报告等，应一律归档保存，以备查询 (7)

归档的会计文件和记录，必须经过鉴定并划定合理的保管

期限 (8)

需要整理的会计文件和记录，必须按照国家的有关要求认

真整理好。 (9)

归档会计文件和记录的制成材料和书写材料必须符合档案

安全保护的需要

(10) 财会部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存

(11) 档案人员或档案部门必须按期接收会计人员或会计机构移交来的会计档案，并进行仔细清点和检查，不得借故推诿拒收。 (12) 与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的记录，如磁盘、磁带、光盘、缩微胶卷、缩微平片、会计电子文档的支持软件，以及检索工具、数据库文件等，也应一并移交。

(13) 必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份。一般每月不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案

的备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据，如果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份文件

(14) 必须妥善保管好会计数据的备份文件，备份用的磁盘应贴上写保护标签，并用印章或封条签封，由专人负责保管，备份文件应置于安全、洁净、防热、防潮、防磁的环境中，并定期进行转存，存储有会计数据的计算机硬盘和备份文件不得随意放置或外界使用。