关于采购部下单汇总表使用的规定

关于采购部下单汇总表使用的规定

一 目的和适应范围

为明确采购部《下单汇总表》（附录A）使用的要求，确保《采购订单》（见“Q/XXX BG005”中表单）下单的正确性、及时性和完整性，特制定本规定。

本规定适用于采购部《下单汇总表》的使用。 二 术语和定义 2.1 下单汇总表

下单汇总表是指采购部采购员开具《采购订单》进度的统一记录，是下单进度审核的依据，同时也是采购部采购员轮岗中对工作进度交接的重要依据。 三 权责

3.1 采购部采购员负责依据《外销生产计划单》（见“Q/XXX WG001”中表单）完善《下单汇总表》，依据《采购订单》下单情况记录下单进度。 3.2 采购部文员负责收集、汇总《下单汇总表》。

3.3 采购部经理（副经理）负责《下单汇总表》下单状况正确性、及时性和完整性审核。 四 规定细则

4.1 采购部采购员接到外贸部（上海办）业务员下发的《外销生产计划单》时，应将《外销生产计划单》订单号码新增在《下单汇总表》中并标注黄色。

4.2 采购部采购员确认技术部技术员已完成《外销生产计划单》报料工作时，应在《下单汇总表》中将对应的《外销生产计划单》订单号码标注绿色，以便区分并跟踪报料完成进度。 4.3 采购部采购员应完成已报料的《外销生产计划单》涉及的《采购订单》的下单工作，每完成一个《采购订单》下单应同步将下单数据填入《下单汇总表》，并注明下单时间。 4.4 采购部采购员下单及时性要求

4.4.1 常规《外销生产计划单》报料后应在一个工作日内完成《采购订单》下单。 4.4.2 新产品《外销生产计划单》报料后应在二个工作日内完成《采购订单》下单。

4.5 采购部采购员应随时关注并完善《下单汇总表》内容，将已完成下单的《外销生产计划单》订单号码整行标注绿色，对个别没有确认无法下单的《外销生产计划单》订单号码整行标注红色。

4.6 采购部采购员应尽职跟踪解决造成无法开具《采购订单》的各种问题，依据《下单汇总表》核对按时完成涉及的所有《采购订单》的下单工作。