益田假日广场营运资料管理制度

由天下分享时间：2025/1/31 17:26:36 加入收藏我要投稿点赞

一、目的：益田假日广场营运资料管理制度

为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。

二、需归档的文件资料：

1. 政府下发的重要文件及相关部门来函； 2. 公司下发的重要文件； 3. 商户资料：

1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）； 2）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）； 3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等； 4. 部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）； 5. 其它重要资料。

三、文件的收、发管理

1、部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续；

(1)资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份； (2)部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送； (3)资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收；

2、需对外发送的文件资料：

(1) (2)

工作联络单、传真、会议纪要；部门回函；

四、文件的传阅、借阅管理

1、传阅程序、围和借阅程序、围：

(1)文件需在部门传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；

(2)部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处

进行归档；

(3)部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅； (4)文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认； (5)文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还； (6)部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；

2、建立文件网上发布制度，定期在公司网上向部门员工发布部门性文件（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）发布人：部门长

（3）发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布

五、文件的保管、保存

1、设立独立资料柜保存本部门重要资料；

2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；

3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；

4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；

5、资料保存时间（每年10月—12月对部门所有文件进行修理，对需归档的文件进行归档，保存日期以部门长界定；）

6、保管方式：要求书面文档(原件或复印件)

六、文件的

1、文件系指：

1）租户与公司的合作条件； 2）涉及具体数据的相关资料； 3）对租户和公司有重要影响的文件等； 2、根据文件的重要性设置不同的密级及时效； 3、文件的调阅需经部门长审批同意后方可调阅；