4、规范确认文件，在确认件中必须要同时具有到达时间，行程安排，入住酒店的标 准，景点情况，餐标，车辆标准，导游要求、可能产生的自费情况。建议必须细致到车型、 车龄、酒店名称，还有可变化情况和变化后程序和责任情况。
5、熟悉导游情况，了解每个导游的年龄、外型、学历、反馈、性格、特点、责任心、 平常心，并了解社内导游的安排情况，以便做出针对客户作出最合适的导游安排。
四、计调应具备的能力
1、报价要快速准确
计调报价要非常快速有效。在珠江三角洲，受地域文化的影响，客人最不喜欢计调乱 报价格。警察个一听到客人说：“你到底懂不懂，怎么与你之前跟我说的不一样？”最好的 办法是要密切注意价格变化情况，特别是黄金州等时段，各酒店、餐馆、车费、景点门票 都有所变动，每天做的团数多达几十个的时候更要求计调报价要很准确。
2、与导游沟通
对本公司的导游多了解一些，能根据旅游团的特点安排导游，如果是计调无权派遣的 导游，可是建议接待部派遣哪个导游，这样有利于保证旅游产品的质量和提高旅游者的满 意度。比如，有些导游在带教师团时很在行，但派取代散客团时就难以应付。同时，要注 重在团队回来后，跟导游或领队及时了解带团的情况，他们对地接、酒店、景点景色游玩 情况的意见很直接，有利工作的更顺昌和及时调整。
3、信息及时更新
计调员要保持自己了解的信息都是最新的，如火车时刻查询系统、飞机时刻调查系统、 天气预报查询系统、道路情况查询表等。比如，有一条道路某天开始封路，但没收到这方 面的信息，在派遣用车时的价格也没有变动，可能出团后，才会发现这条线路做下来是亏 本的。不久前，笔者有个朋友参团去长隆欢乐世界，但是那天刚好一整天都下雨，朋友大 大扫兴，抱怨说，计调没有查天气预报吗？虽然有些客观原因，但是如果把工作做得更用 心，一些不必要的事情还是能避免的。同时，对同行的一些信息也要及时了解，最好能每 个星期都上竞争者的网站，了解市场情况。
4、平时多充电
如一些谈判技巧、处理突发事件的书籍，法律知识、旅游相关法规等，多和有经验的、 优秀的计调学习，多参与中国计调网的论坛。
5、做事细致
计划书的细致与周到直接影响着团队服务质量，行程标准写相信明了、办理各种手续 要当事人签名、跟合作社、酒店确认并要求对方回传、购买的门票要认真看清票面的内容。 在团队结束回来后，要将相关的单据收齐等，无不要求计调细心。
五、计调的工作要求
1.业务熟练。必须对团队的旅行目的地情况、接待单位的实力、票务运作都胸有成竹。
2.具有敬业精神。必须热爱旅游事业，计调工作应该说其实是很枯燥的，是由无数琐 碎的工作环节组成，没有敬业乐业的精神，是无法把这份工作做好的。
3.认真细致的工作态度。旅游是个一环紧扣一环的活动，而负责将这些环紧扣在一起 的工作便由计调人员去完成。如果没有认真负责的工作态度，票务、用车、接送团队等其 中一环没扣好或没扣上，就会出现一招不慎、满盘皆乱的失控局面。
4.精确的预算能力，必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾。也就是说，必须在 保证团队有良好的运作效果在保证团队有良好的运作效果的前提下，能在不同行程安排中 编制出一条最经济，能把成本控制得最低的线路出来。
5.具有不断学习、创新的能力。旅游市场千变万化，计调人必须要懂得不断学习的重 要性，认真了解旅游市场、各旅游目的地的变化、各地接待单位实力的消长情况等，还要 根据学习的收获，不断对工作进行创新，跟上时代潮流的发展。
六、计调的工作任务
旅游行业正朝着国际化、大型化、网络化发展，这是一个更强调服务个性化的时代， 对旅行社计调人员素质的要求也越来越高。旅行社的计调人员能否跟得上时代的潮流，能 否组合出更具个性化的旅游产品，正日益成为旅行社之间竞争的着力点。
1、计调部工作人员，应广泛搜集和了解不断变化的旅游市场信息及同行相关行情。 对同行旅行社推出的常规、特色的旅游线路逐一分析，力推本公司的特色线路及旅游方案。
2、计调人员在协调、安排市郊及周边地区旅游团旅游时，在配备有交通服务、导游 服务方面，要做到有备无患，在安排游客
的吃、住、玩等活动时，尽量考虑周到，在确保团队质量的前提下，力争\低成本、 高效益\。
3、计调人员要当好管家，在每次旅游团旅游完毕回团后，在有关导游、司机报帐时， 要严格把关，并与财务部仔细核对每一个目，确保准确无误。
4、计调人员为提高工作效率，在工作中，按季节及时掌握各条线路的成本及报价， 以确保对外报价的可靠性、可行性及准确性。
计调部和计调人员的工作好坏，直接影响和决定着旅游公司的正常工作。所以应该提 高工作效率和工作效益，本着 \当好管家，搞好管理，努力服务，不断学习\的态度，做公 司的基础和后台，做总经理的好帮手。
七、计调业务
计调部在旅行社中处于中枢位置，这是毋庸置疑的。因为计调业务连接内外，牵一发 动全身，是为神经。一般而言，计调是指为落实接待计划所进行的服务采购，以及为业务 决策提供信息服务的总和。关于计调的位置：以现有的外联体制为例，计调业务随旅行社 业务的发展而发展。综上所述，计调在旅行社运转中的作用日益突出，但是，无论是那一 种外联体制，都具有如下共同特点：
1、计调业务是旅行社经营活动的重要环节。旅行社实践的是承诺销售，旅游者购买 的是预约产品。旅行社能否兑现销售时承诺的数量和质量，旅游者对消费是否满意，很大 程度上取决于旅行社计调的作业质量。计调的对外采购和协调业务是保证旅游活动顺利进 行的前提条件，而计调对内及时传递有关信息又是旅行社做好销售工作和业务决策的保障， 因此，计调业务是旅行社经营活动的重要环节。
2、计调业务是旅行社实现降低成本的重要因素。旅游产品的价格是旅游产品成本和 旅行社利润的加和，因此，降低旅游产品成本决定了旅行社利润增长的空间以及市场份额 的占有。旅游产品的成本通常表现为为各旅游供应商提供的机（车）位、客房、餐饮、门 票等的价格，计调部门在对外进行相应采购时，应尽量争取获得最优惠的价格，以降低旅 游产品总的成本（就是我们常说的，降低旅行者的旅行成本），这也就意味着旅行社利润 的增加。另一方面，旅游产品成本的降低，保证了旅行社在激烈的市场竞争中获得更多的 市场份额。计调业务虽然不能直接创收，但降低采购价格无疑对旅行社的营业额和利润的 实现具有重要意义。
3、计调业务的范围依旅行社的规模和发展不尽相同，但对外采购服务，包括变更后 的采购，以及对内提供信息服务都是旅行社计调业务的基本内容。所谓对外采购服务是按 照旅游计划，代表旅行社与交通运输部门、酒店、餐厅和其他旅行社及其他相关部门签订 协议，预定各种服务，满足旅游者在食、宿、行、游、购、娱等方面的需求，并随着计划 的变更，取消或重订。所谓对内提供信息，是把旅游供应商及相关部门的服务信息向销售 部门提供，以便组合旅游产品；做好统计工作，向决策部门提供有关旅游需求和旅游供应 方面的信息。计调业务实际也就是旅行社的经营内容。
4、计调业务承担着极为繁重的工作任务。它包括采购、计划、团控、质量、核算等 内容。通常，教科书上只是概括地讲到采购和计划作业，更多的从基本原则和实践意义作 出阐述，而忽视了计调作业的技巧、策略以及可作性。这也许是学风问题，但可能耽误许 多人不明就里，摸索 2、3 年也不得其门而入，其后将作侧重。
计调的工作具有较强的专业性、自主性、灵活性，而不是一个简单重复 的技术性劳 动。计调岗位十分需要高素质、高水平的人员，一个优秀的导游或外联人员能直接给旅行 社带来客源效益，计调人员的价值也同样重要。这位幕后的英雄优秀与否，是旅行社经营 运作的一个重要原素。
计调八大禁忌
旅行社计调工作八大禁忌 仪孝法
计调工作作为旅行社工作的核心，对他的从业人员有尤其严格的要求，但对于一些初次从 事计调工作的人员来说，总有一些工作做得不到位，即使对于一些老计调来说也容易犯一 些常识性错误。以下是笔者总结出的旅行社计调工作八大禁忌，与大家共勉。
第一，口头确认或不明确确认：计调在与相关合作单位确定吃、住、行、游、购、娱等方 面的接待事宜时，必须要以接收到对方盖有公章或者业务专用章的的确认函或者接收到对 方盖有公章或者业务专用章传真确认件为准，并加以核实，不能接受对方的口头确认或者 网络聊天确认，即使对方是很熟的合作对象也不可以，因为口头确认和网络聊天确认的内 容存在很大的变数，尤其是在旅游旺季时节，相关接待事宜较难得到保证，甚至造成与对 方要求标准的不一致，从而给本社声誉造成不可弥补的损失。例如某沿海旅游城市一家旅 行社在 07 年接待河北客人的时候，组团社一次性的确认了两批团队，由于传真确认件不 是十分清楚，地接社计调也没有详细查看，电询了对方导游的电话号码后做行程安排，结 果漏掉了第二批团队，致使第二批客人到达该城市游览时无房可住，时值旅游旺季，无法 按照对方标准来安排，最后甚至让第二批客人露宿街头，此次事故造成的影响无论是组团 社还是地接社，都是巨大的。最后组团社联合许多旅行社集体封杀地接城市的这个旅行社 合作。口头确认的事宜对对方缺少法律意义上的约束，对方极有可能为了追逐更高的利润 或者受其他因素的影响而撤销对你的接待承诺。一旦对方撤销对你的接待承诺，你又没有 接到变更通知，在旅游淡季时节也许可以变通接待事宜，但旅游旺季时节对计调人员来说， 绝对是严峻的工作挑战。处理不当会导致严重的经济损失和名誉损失。
第二，工作无条理：计调需要处理各种各样的日常或者突发事件，也需要与各种各样的人 打交道，这就要求计调人员做事要有条理，有计划，要分清轻重缓急与先后顺序，更要预 先准备好各种情况下的处理预案。计调要对每一个运行团队的基本情况烂熟于心，并适时 进行双向的信息沟通。
计调要有一个机敏灵活严谨的大脑，要随身带一个大笔记本，把经常用到的各种信息分门 别类地记下来，尤其是易忘但又需要特殊注意的一些事情更要随时记下来，每天都看上几 遍，以备忘。可以写的很条理，也可以只是几个关键词，只要是自己能看懂就可以。 第三，延误回复：计调人员对每一件需要你尽快给予回复的要求都要引起足够的重视，绝 对不能拖延或者应付。否则，要么耽误事情的有效处理，要么会失去客户。比如对方要求 你提供一个产品的报价，或者一条旅游线路设计，你必须尽快从自己的资料库中提取相关 信息，并进行加工润色之后，在 3——5 分钟之内回复过去，否则对方会因等待焦虑而转 而寻求其他合作单位。如果自己实在忙不过来，应该请其他计调人员给予协助。切忌对于 不熟悉的旅游产品和线路胡乱报价，否则要么影响自己公司的经济收入，要么会影响公司 的信誉，从而失去客户对公司的信任。
第四，滥用通讯设施：计调人员对打出或打入的电话都应该言简意赅，快捷明了，不能闲 扯过多的无关话题，也不能拨打私人电话，更不能用来谈情说爱而进行“话聊”，实在不能 兼顾时要采用双手机或双卡或多手机的形式，并要以旅行社事务为主。否则会导致许多业 务电话既不能打进也不能打出，会耽误旅行社业务的及时有效处理。与之相对应的是，计 调必须保证 24 小时开机，不分上班时间还是下班时间都应该保证自己的联系方式是畅通 的，除非重大事项，不能无故关机。目前旅游市场上的年轻化大有愈演愈烈之势，而且部 分年轻人有比较多的共同话题，经常以工作之需的名义互相聊天，套近乎，从而达到拉住 客户的目的，但是，这种既浪费时间又浪费资源的方法是不可取的，在你与对方互相恭维
的时间里，如果用在如何把团队做好上，你会得到更多的客户。充分利用好通讯设施，也 是一个作为合格计调的必要素质。某旅游城市的地接社计调在安排好本天的工作项目后外 出，晚间，计划第二天到达的团队由于事故原因提前一天抵达该市，可是负责安排本项工 作的地接计调由于手机故障的原因，电话始终接不通，最后，组团社在万般无奈之下选择 了其他合作伙伴，从而造成了地接社的巨大损失。
第五，作业不精心：计调人员要缜密严谨，心细如发，目光如电，要能够发现接待计划中 的细微变动，要对特殊要求仔细研究，要有重复检查及细节检查的意识。要对每一项需要 向接待人员交代的注意事项都落实到书面上，不能只是在脑子里过一下或者临时现想，否 则就会有遗漏而存在隐患，不利于接待计划的正常执行。计调的文档管理要规范有序，需 要什么材料都能在最短的时间之内找到，不能一团乱麻一锅粥。特别对于顾客有特殊要求 的，比如有回族朋友用餐要求，住宿时需要安排几个单人间，以及行程安排上的种种特殊 要求，一定要牢记，要交代明细，同时在团队抵达之后要对本社工作人员再三叮嘱。 第六，行程安排不合理：计调要对本接待区域的吃、住、行、游、购、娱等事项全面了解 并实地查看，还要掌握这些事项的最新变化，要以最优的组合规划，妥善安排旅游接待计 划。对于一些诸如看日出、观潮汐、进场馆、游宫观、赏比赛的有关事项要严格掌握时间、 地点、规则、禁忌、路线等的特殊要求。要以最合理最经济的方式安排行程，既方便与旅 游者，也方便与己方的接待人员，更是为自己减轻工作负担。要适时与有关接待人员（包 括导游与司机）进行信息沟通，虚心听取他们的意见建议。尤其是掌握最新的景区信息变 化，否则将会给行程造成巨大的影响，甚至对本社利益造成巨大损失。某市某景区由于内 部矛盾正在封闭，没有及时通知旅行社，同时旅行社也没有仔细询问，依然按照常理安排 日常行程，结果抵达某景区之后，无法游览，因此造成客人不悦，由于该景区距离其他景 区较远，在与客人沟通无果的情况下，地接社只能贴钱给客人安排异地的一个著名景区做 弥补，既造成了本社信誉问题，同时还蒙受了经济损失。针对不同线路不同行程，计调人 员一定要做到心中有数，安排合理。
第七，与外联人员缺乏有效沟通：计调在安排团队接待计划及接待人员时一定要与联系本 团的外联人员，向他详细了解本团队的有关信息及特殊要求，并据此作出有针对性的接待 计划，按照一般经验制定的接待计划是不符合特殊团队要求的。只有加强沟通，增进了解， 才能给游客跟舒心的服务，根据团队的特点提供相应的介绍与沟通，尽快减少客人在异地 的这种不安全感，能够为更好的顺利的进行旅游行程提供巨大的帮助！
第八，对合作社缺乏了解：计调在联系合作旅行社时要对其进行深入了解，诸如规模、行 业信用度、团量等信息是必须要掌握的，是否“黑社”或者部门更要从严核实，否则就会因 图便宜而吃大亏。随着我国旅行业的蓬勃发展，一些人投机到旅游行业里，不讲诚信，抓 住一个宰一个，合作一次骗一次的非常规旅游人员也不少，因此，计调人员在互相合作之 前，要对合作方有一定的认知，不然，赔了夫人又折兵的事情就可能出现在自己的视野里。 同样的道理，寻求诸如酒店、餐厅、旅游车、票务代理、导游、景点、商店等合作单位时 也必须全面掌握有关信息。
计调八大忌，条条有深意，若要工作精，揣摩八大忌！
详细说说旅行社计调工作流程。
旅行社计调工作流程及注意事项
