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篇一:电大专科办公室管理形成性考核册答案 2015秋最新 办公室管理形成性考核册答案指引(2015、9) 办公室管理作业1(第一、第二章) 一、单选选择题
1、B2、D 3、A4、C 5、A 6、A7、D8、C 9、B 10、A 二、判断题
1.V2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V 9.V 10.X 三、简答题
1、简答办公室的主要特点。P5(说明:这表示要参考教材第5页的 内容,下同)
(l)辅助性:办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助 性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下,充分发挥自 己的辅助管理职能,当好领导的参谋和助手。
(2)综合性:办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门; 办公室工作也是一项综合性的工作.办公室工作是多元化的。
(3)服务性:服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工 作的开展,首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要,为领导工 作提供辅助性的服务,同时也要为各部门和基层提供服务。
2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。P8 善谋:能够正确理解领导的意图,替领导过滤重要的事务;要 “参”到点子上,“谋”到关键处,往重谏言技巧,学会把握职场环 境的运作方法,一是个性与共性协调统一,二是滕胧与含蓄的工作技 巧相结合。
3、简述办公室设备使用规范。P16
(l)必须明确每台设备的具体用途,熟悉掌握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。
(2)必须明确专人专责的专管制度,严禁任何人随意使用,除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。
(3)注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期保养。
(4)未经领导允准,任何人严禁私自使用办公设备,尤其是用于处理私人事务.
(5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃,相对湿度为20%至85%,湿度过低时需用加涅器,温度过高时需用除湿器,并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。 (6)如果办公设备不处于下作状态,应及时切断电源。
(7)使用电脑时要做到;不要让阳光改射电脑,以免机壳老化,不要随意放置茶水,以免碰翻杯子弄温电脑,造成短路;不要在开机状态下插拔各种电缆,以免烧坏接口;不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽取其中的软盘.不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机;不要使用来历不明的软件,防止病毒浸入,并且要配备必要的杀毒软件,定期或经常地对电脑进行保护性杀毒;不要在病毒入侵时使用电脑,除非有特殊的自我防护错施.不要白己随意处理电脑硬件故障.不要将电脑交给非专业人士修理,如有必要应全程监督。
4、 简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。P20 ①储藏间或物品柜要上锁,确保安全。
②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。
③在储藏间或物品拒放置物品时,必须清楚地加标签,以便迅速找到物品和标明新物应放置的地方;新物品置干旧物品的下而或后面;先来的物品先发出,体积大、分量重的物品放置在最下面,以减少危险,小的物品、常用的物品应放在前而,易干找寻和领取;办公耗材和打印机用品,必须保存在安全的地方,以便在需要时能轻松找到. ④储藏办公用品的地方应有良好的照明,以便于找到所需物品。 ⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中,将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。 ⑥订立物品发放制度,确定物品发放人。
办公室管理作业2(第三、第四章) 一、设计题
调研工作大体上可分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和完成阶段,请对调研工作的三个阶段进行详细设计。 P34 1.调研工作的准备阶段 (l)准备调研内容:
①确定调研课题:领导提出、有关部门确定、调查者自选。 ②选题要求:既要注重现实意义,又要具有前瞻性.既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题,又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。 ③选题原则;价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。 (2)调研课题的审定:
一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准.重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式,经专家评审、领导批准来确定。 (3)成立调研小组,确定调研人员:
成立调研小组时要考虑的因素包括,成员应具备良好的政治业务素质;有调研需要的专业能力或专家成员.有丰富的调研经验;注意新老搭配,以便成员相互取长补短.少而精,避免人浮于事。
(4)调研任务前的准备工作:
学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等;查阅与课题相关的研究成果和文献资料;学习与课题相关的自然科学和社会科学知识;了解与课题相关的背景资料。 (5)明确调研各阶段的任务和要求:
①调研的初期,要求明确调研对象的性质和发展方向。
②调研的成长期,应当明确如何使调研对象进一步发展,主要是 理清思路、摆明措施。 ③调研的成熟期,应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。 ④调研的末期,拟定调研提纲。调研提纲的内容,主要包括调研的目的要求,调研的对象、范围和方式方法,调研的时间、步骤和过程,调研的人员组织与注意事项,调研经费的预算等。 2.调研工作的实施阶段
实施阶段是调研工作的中心阶段。其实施步骤为:确定调查方法,搜集、整理调研材料,综合分析调研材料。
(l)调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS(Brain-storming头脑风暴)法、专家调查法、哥顿法等。小提示:各调查方法常综合、交替使用。 (2)搜集、整理调研材料,要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。
(3)认真分析调研材料,综合提炼调研成果。 3.调研工作的完成阶段
本阶段的主要工作是撰写调研报告,其中包含确定主题、选用材料、拟写提纲、按纲写作,修改定稿五个步骤。
(l)确定主题:主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。
(2)选用材料一:材料要具有典塑性、生动性、新颖性,多样性和准确性等特点。 (3)拟写提纲:注意观点和材料,大纲和细目的统一,如“导引 篇二:2014电大行政管理专科办公室管理形成性考核册全答案) 办公室管理形成性考核册答案(仅供参考) 作业1
1.将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表
序号 国内一般性国外一般性国内企业(含外企)
1 [文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 2 [文书制作] 复印资料。 打印文稿及表格
3 [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。 4 [档案管理] 档案管理。
5 [会议组织] 安排会议事务,并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。 6 [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
7 [信息资料] 准备好公司要公开的资料; 收集及整理各种信息
8 [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 9 [接待工作] 接待来访宾客;接待宾客和员工的来访。 10[协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 11[督查工作] 督导一般职员或速记员。 12[日程安排] 替上司定约会并做好记录;
13[日常事务"]阅读并分类信件通讯事务、电话;
14[办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 [其他临时 以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项办的事项-] 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。 17 外出办事,如银行、邮局等。 2、公用易耗品主要包括哪些? 办公用易耗品主要有: (1)信封、纸张; (2)软盘、光盘等; (3)铅笔; (4)圆珠笔;
(5)签字笔或钢笔; (6)修正液或修正带; (7)印盒;
(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; (9)小刀; (10)日历等;
(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大
头针、纸夹等。
3、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何? 文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。
(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最 佳。
(2)实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的 工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。
(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 其次,说明三个步骤之间的关系。 三者的关系为:
先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。
4、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计 划书,不要抄袭。
5、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。
1.请示方法和报告方法; 2.计划方法和总结方法; 3.受意方法; 4.传达方法; 5.进言方法;
6.变通方法和挡驾方法; 7.分工方法与合作方法。
受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易
于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就
某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。 受意方法要注意:
(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图; (2)备好记录本,记录下指示要点; (3)注意倾听,用心判断指示的用意;
(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度; (6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。 结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。
才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配
备、
公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显
得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根
本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意, 才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。
注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识
点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学
们在回答本题时要加以注意。 作业2
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 (1)都应先问好,再传达自己的信息; (2)都应保持耐性、热情的态度;
(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情; (4)都应简明扼要表达自己的意思。 异:
(1)打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。 (2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。
二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些? 1、询问对方来电目的,询问对方是什么人,如果是推销的,可直接拒绝。
2、平常做好来电目录,对特殊的人,特殊的号码进行登记。 3、最好有一本各单位的,和其它单位领导人的电话号码本。 4、如果领导不在,需要传话的话,记录下来,以防忘记。 三、简要回答邮件分拣的一般标准。 (1)按照收件人的姓名分拣; (2)按照邮件的重要性分拣; (3)按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件?
本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案,在此不再详细说明。 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访? (1)上司正在开会时; (2)上司繁忙时; (3)上司即将外出时;
(4)远道来访或有重要事情的来访时。 作业3
一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点。
1、注意把握时间,灵活的话,可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏;2、主题;这是一个相当重要的环节,在议题上一定要扣紧;3、发言顺序;这个直接关系到会议质量,一般的顺序是先谈问题,再表扬,最后总结;4、中场休息,这个时间要选择合适;5、会议
2017电大行政管理专科办公室管理作业答案
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