档案管理制度
一、总则
1、 为了规范公司档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。
2、档案的范围
（1）公司内部经营形成的各种资料。
（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。 二、档案的管理部门
1、档案管理由行政部及财务部共同管理，其中行政人事部为主管部门。 2、档案管理部门的职责 （1）行政人事部档案管理的职责
①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
②负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 ③负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。
（2）财务中心档案管理的职责：负责编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 三、档案的分类管理
1、公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变
更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政部审批同意后再做调整。
2、档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。
（1）按内容进行分类，主要有：
①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。
③企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
④经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划与总结等。 ⑤经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。
⑥行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书、旅游等）。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。
⑦人力资源资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。
⑧财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。
⑨登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。
（2）按保存形式分类
①纸质形式
②电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。
（3）按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。
①绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财产损失伍万元以上；资金链断裂；管理系统或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：
a、总经理指定的绝密事项资料；
b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果； c、公司的重大经营决策、战略投资计划； d、购买或开发的科研成果和专利等资料； e、资金运作计划、协议、等相关财务资料； f、重大项目的资料。
②机密：保密等级次于绝密，公司相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给公司安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳；管理系统遭受破坏或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：
a、公司领导指定的机密事项资料；
b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果； c、总公司及子公司的决策性会议纪要、股东会；
公司档案管理制度
