行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义和对策

行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义和对策

作者：肖浪

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第4期

文/湖南省电子信息产业研究院? 肖浪

【摘要】行政事业单位作为主要面向社会提供公共服务和管理的单位，良好的内部管理对于其服务管理水平有着重要影响。而在行政事业单位内部管理中，人事档案管理又是重要内容，不仅对于事业单位人力资源管理有着重要影响，对于事业单位其他方面工作也有或多或少的影响，因此，做好人事档案管理十分有必要，尤其是在当下，应当要着眼形势变化，不断加强事业单位人事档案的现代化管理，以此推动相关方面工作的提质增效。

【关键词】行政事业单位；人事档案管理；现代化管理；意义；对策

行政事业单位人事档案是行政事业单位在员工管理过程中方方面面的痕迹。做好行政事业单位人事档案管理工作，不仅能够有助于提升行政事业单位基础管理水平，还能够有助于解决行政事业单位在内部管理过程中遇到的很多实际问题。但是很多行政事业单位在人事档案管理方面还是存在一些比较普遍的问题，需要寻找方式进行解决。尤其是在当下，应当要着眼形势变化，不断加强事业单位人事档案的现代化管理，以此推动相关方面工作的提质增效。

一、行政事业单位现代化人事档案管理的意义

（一）有助于解决行政事业单位管理中的实际问题。对于任何一个行政事业单位来说，从组建运行开始，便会相应地形成单位人事档案，包括单位员工的基本资料、成长发展材料，以及在人事管理方面的制度、资料、账目、工作底稿等，且会随着行政事业单位的发展而不断扩充更新。而行政事业单位人事档案在行政事业单位发展过程中也有着重要作用，尤其是能够为行政事业单位在服务、管理方面遇到的很多问题提供依据或者帮助，比如为事业单位新一轮改革提供有效的参考资料，为事业单位内部岗置体系的不断优化提供决策依据等，但凡是涉及人员变动、队伍优化、科室调整等方面的工作，都离不开人事档案在其中发挥的作用，因此，通过做好人事档案的现代化管理，来加强人事档案管理和利用的效率，对于行政事业单位的稳健发展十分重要。

（二）有助于解决行政事业单位传统人事档案管理中的问题。当前，很多行政事业单位在人事档案管理方面还是采取传统的管理方式，即以纸质材料档案存放形式、以普通档案柜为储存空间，这样不可避免地带来了一些问题：首先是很多行政事业单位在人事档案的目录上不够精细，在调阅过程中往往只能够凭借调阅者的预估，影响了调阅的效率。其次是很多行政事业单位的人事档案一般会集中存放于某一处，于是当异地分支机构或者是其他单位有调阅档案需求的时候，只能够派员前来进行调阅，这其中，一方面是来回于两地之间的路程需要耗费一定时间成本。另一方面为了调阅档案往往需要经过多个环节的申请、报批，也需要一定时间，并且如果一次不能够调阅完所有需要的档案，还需要再次来回。这些都使得行政事业单位人事档案的利用效率受到了严重影响，进而影响到行政事业单位内部管理效率。三是纸质档案很容易受到气候的影响，比如遇到梅雨季节、连湿天气，如果档案存放场所不能够实时做好通风除湿工作，很容易使档案受潮发霉。而通过现代化管理，尤其是电子技术的融入，将能够有效解决此类问题。

二、行政事业单位现代化人事档案管理的措施

所谓现代化人事档案管理，就是利用当下发展比较成熟的电子技术，尤其是计算机技术，来实现人事档案管理模式的创新。通过人事档案的电子化管理，一方面，能够有效解决行政事业单位人事档案以纸质形式存放所出现的一系列问题。另一方面，能够促进人事档案被更加高效及时进行利用，促进行政事业单位内部管理效率。而在具体措施方面，首先是行政事业单位要加大投入，引进人事档案电子化管理所需的技术和硬件，当前主流的档案电子化升级方案一般是利用影像平台来实现对传统档案的升级管理，通过对行政事业单位传统纸质人事档案进行扫描，转化成电子图像。并将电子图像整合汇总进专门的应用系统中，行政事业单位相关人员如果需要调阅人事档案，可以直接通过平台提供的用户界面进行包括检索、调阅、下载等行为，平台则会在后台系统中记录下用户在操作过程中的一系列信息，包括用户、日期、调阅内容、下载情况等，同时，界面还能为用户提供包括档案图片的缩小、放大、共享等功能。

要能够有效支撑现代化人事档案管理体模式，行政事业单位还要做好人事档案电子化管理体系的建设和推广。为此，一是可以引进一些对口的科技公司，利用其在电子档案系统开发和维护方面的专业性，合作负责对系统的维护和技术更新，提高档案管理系统运行的稳定性。其次是要积极培训相关人员，使得行政事业单位相关人员能够熟练掌握人事档案电子化管理平台的使用方法，并且鼓励其在使用中不断发现问题、提出问题，促进系统的优化完善。

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