第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。第二、三联：
(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、
净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协 调安排出货。
(2)如每一ITEM超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄 交交外务员。 第四联：装押助理存查。
货送仓库者：填\送仓装船通知单\，共二联
第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。第二联：装押助理存查。
如重要订单未能如期交货，得填写\重要订单逾期追问单\交有关科长协助处理。
2.如境内订单规定收到L／C后才通知生产者，收到L／C当日即发出装船
通知单上注明\／C已收到\船期通常以S／D期限前三星期为宜。(弹性应用)(ｓｃｈｅｄｕｌｅ ｄｅｌｉｖｅｒｙ)
3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。
4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向\经济部\商品检验局申请产地证明书。
5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。 □ 催货
1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。
2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。 □ 收到仓库送来的进货单
1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。
2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订\营业部订单货款支付核准单\。 3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费。 □ 签订S／O
1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量。
2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇ ｏｒｄｅｒ)。
3.船期如有提前或延后，应立即与工厂联系务必配合。
4.打S／O时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公司重打，浪费时间。
5.签S／O的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。 6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立即请示主管经理处理。 □ 结关前
1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货(货未到尚未验货，应在明细表上注明)。
2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。
3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关行。
4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确工程、数量，如所出之货有配件印刷工厂的，须在出货明细表上注明。
5.打Pａｃｋｉｎｇ Lｉｓｔ六份，并于其中三份抬头改成Iｎｖｏｉｃｅ并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同Pａｃｋｉｎｇ Lｉｓｔ三份和Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份Iｎｖｏｉｃｅ自行留底。
6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有延误应写原因。
7.送货当天早上必须联络工厂确定出货时间，卡车号码及到达时间，等确定时立即通知报关行。
8.结关当天如没有工厂确定能够出货的把握者，须立即修改资料，勿将该货报关。 9.货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有记录，并于签订单支付核准单时填上应扣数目，注意清款时扣除。
10.装押助理如当日有结关之货，须算所有货确实到达并报关完毕，才可下班。 11.装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制\营业部订单货款支付核准单\。
12.工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货(送货)即开当天的发票，不可延迟于送货后的日期。
13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时一律暂时保留50％，并于货款支付核准单上注明此点。
进出口贸易作业规范化手册（范例A）(第四部分)
结关后
1.装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交承办会计，另一份送经管中心，并将营业部订单货款支付核准单交营业助理。 2.催CBC必须确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，否则须向主管经理报备。
3.于CBC到达后，如要办理经济部产地证明书，须附上Iｎｖｏｉｃｅ一份，工厂已盖好章的原料来料加工切结书一份，及CBC副本一份送交报关行，以便办理产地证明。 4.在拿B／L前须将S／O留底正确无误一份交报关行，以便到船公司拿B／L时核对。 5.在收到B／L时立刻核对材数与运费和内容有无错误，是否符合。(Bｉll ｏｆ ｌａｎｄｉｎｇ)
6.B／L如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计，如经理不在，为争取时间，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送各经理、副经理、助理补签。
7.将押汇文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表Iｎｖｏｉｃｅ，B／L各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长，将必要文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过七天，如有延误需写原因，并须扣各经理薪金，并处罚装押助理。
8.押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明\归档\，交收发中心。
9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条，出货明细表，Iｎｖｏｉｃｅ及B／L各一份送交有关会计。 □ 打OOL
视客户或经理需要，装押助理应按所办客户，会同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两份转交营业助理留存一份，另一份呈阅主管经理。 □ 收到仓库存货周报表
仓储科须于每周一上午十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理，行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥L／C期限栏及装船日期栏，并核对数量、唛头、
厂商无误后交营业助理核对，于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明。 □ 申请Lｏｃａｌ L／C
1.向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理签名核准交汇科长申请，在开发本地信用状申请书上须注明开给哪家工厂，手续费是否从工厂扣除。 2.押汇时Lｏｃａｌ L／C影本一份需送交科长。
□ 货完全出清时
1.境内订单装运联待货完全出清不再使用时，自行销毁。
2.L／C影本待货完全出清不再使用时，应立即交汇科长，定期焚毁。□ 核签报关费
1.核对唛头、件数是否无误，并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费，以免报关行重复清款。
2.报关费如超出规定费用时，应签请经理核准。
进出口贸易作业规范化手册(范例B)
□ 组织系统
详见组织系统图18.2.1。图18.2.1 组织系统图
□ 业务流程
1.新产品开发(样品收集)。 2.客户开发。
3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。 5.订单确认。 6.开立境内订单。
7.生产督促及L／C催开。 8.出货。
9.押汇(出货通知)。 10.付款。 □ 业务处理细则
1.新产品开发(样品收集)
(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：①临时编号。
②品名、规格、包装。
③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。④开发成本。 ⑤预估生产成本。 ⑥制造商报价。
⑦可能销售对象及地区。 ⑧预估售价。 ⑨预估毛利。
(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。 (3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。
(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。 ②第一位数填1代表 第一位数填6代表〃 2 〃 〃 7 〃〃 3 〃 〃 8 〃〃 4 〃 〃 9 〃〃 5 〃
③第二位数填1代表〃 2 〃 〃 3 〃 〃 4 〃 〃 5 〃 〃 6 〃 〃 7 〃 〃 8 〃 〃 9 〃
进出口贸易作业标准手册
