第十节 工装管理规定
第一条 员工工装的购置由公司行政部统一数量后做出计划，经总经理批准后方可购置。 第二条 购置工装的费用由公司统一支付，工装由个人妥善保管。 第三条 除以公司名义参加活动或外出办事之外的时间不得穿着工装，穿着工装时必须保持
工装的干净、平整，如有破损、污渍或丢失由员工进行赔偿。
第四条 员工离职时须把干净整洁的工装交到行政部，由行政部检查是否符合回收标准。如
不符合，员工需按折价赔偿。
第六章 文件管理办法
第一节 公文、合同、客户档案管理
第五条 公司的档案管理工作遵循规范化、制度化、科学化； 第六条 合同、客户付款凭证等重要文件需及时交于公司负责人处统一保管，员工不得擅自
留存、更不得擅自复印、扫描和其他任何形式的备份；
第七条 每个项目收尾时，必须将项目文件、客户资料等所有资料交于专人处统一保管，要
安全保密，不得随意堆放，严防毁损、散失，如出现问题视情况追究有关人员责任。
第二节 公司外发资料管理办法
第一条 公司外发资料指印刷版本的公司资料和电子版本的公司介绍、项目建议书、报价
等；
第二条 公司资料的使用规定
1) 公司会对所有能够外发的文件进行不定期的更新，项目人员需按公司统一要求
对外发送最新文件，不得外发任何其他版本和格式的资料； 2) 外发资料须经过公司审批，任何人不得随意发送任何公司资料。
第三条 我方在对外提供资料时，须遵循以下流程：
第一步：初步接洽的客户，首先由前台登记对方单位、人名、职务及联系方式； 第二步：前台核实确认身份后，将《客户信息登记表.pdf》或《医院导向系统应用导入前实施环境调查表.pdf》以传真或邮件形式发给对方，请对方自行打印、填写，并发回传真；
**我方接洽人员在发送传真时需登记发送《客户信息登记表》纪录；
第四步：前台收到对方发回的传真后，根据项目类别和所属区域转交相应项目人员；
第五步：项目人员通过《企业医院数据库》检索是否有交集并跟进联系，根据需要发送相关公司资料。
第四条 报价方案的使用规定
1) 目前公司对外公开报价有《医院VI设计套餐报价单-北京企业)》、《医院标识系
统规划设计报价单-北京企业)》、《医院VI成品印刷报价单-北京企业)》等三个文件；其中《医院VI成品印刷报价单-北京企业》仅发给老客户；
2) 若客户在收到套餐报价后，需定制个性化报价方案，项目负责人需填写《医院
VI定制价格与内容明细-北京企业.ex.》，在公司统一报价完毕后，再外发给客户；
3) 未经公司允许，任何人不得擅自报价。
第五条 资料的发送
1) 公司资料或者报价必须由指定的项目负责人通过公司指定邮箱发送，同时抄送
至XXXXX@vip.sina.com，且保存在邮件服务器上，具体规定见第五节《电子邮件管理制度》；禁用qq或msn发送报价及任何项目方案；
2) 公司资料、报价方案、项目方案、合同等文件的外发格式一律为.pdf格式，任
何人不得外发任何其他格式的文件；
3) 邮件（传真）发送成功后，项目负责人须于当日内以电话或短信形式告知对方。
第三节 电脑中文件的管理制度
第一条 所有公司的重要文档保存在本地硬盘的D、E分区上； 第二条 保持机器内部文件的整齐有序，员工个人必须建立清晰明确的文件管理系统，按照
大项类别、客户名称、项目名称、文件类型等进行清晰的分类；
第三条 每月必须整理文件夹，及时清理不需要的过期文件和垃圾文件，保持文件的时效性； 第四条 每次项目最终完成，设计师需按项目名称将设计文件进行光盘刻录予以备份，并交
由设计总监统一保管；保管时须按照序号整理光盘，时间、内容、命名准确清晰；
第五条 公司将派专人不定期对员工电脑中文件管理情况进行检查，经提醒两次以上不合格
者酌情每次处于50元罚款。
第四节 文件的格式说明
第一条 文件页面设置。统一规定为：“页边距”上下左右各为2厘米；行间距为单倍行距；
页脚采用公司统一规定（如下示意），不可自行添加或修改。
第二条 字体、大小。中文：宋体10号；英文：Arial 10号。 第三条 规范页脚。 对外：
第四条 文件名称的定义。
1. 文件名由5部分组成：客户名称+项目名称+文件内容+创建时间+创建人姓名； 2. 所有名称、姓名也可以用统一规定的缩略名代替； 3. 公司内部文件需加“创建人姓名”，外发文件则不加；对内文件命名示意：《北
大医院VI项目总结2011.6.1-Lisa》，对外文件命名示意：《北大医院VI设计方案初稿2011.6.1》；
第五条 公司外发的每类项目方案均有统一的文件模版，每次编写文档在模版中进行。格式
不得任意变更。
第五节 电子邮件管理制度
第一条 公司内部管理制度、文件传送、日常联系采用电子邮件方式，提倡无纸办公； 第二条 定期删除垃圾邮件，保存邮件到您的电脑上；（网管需要定期清理服务器数据，所
以建议您使用OUTLOOK等软件把邮件接收到本地电脑上）；
第三条 发送电子邮件，发件人在主题和附言中应简单明了写清内容，留下发件人的姓名、
单位，使用附件时应加以提醒；使用群发时注意称谓和内容的恰当得体；
第四条 邮件主题规范：
1. 外发邮件主题由4部分组成，客户名称+项目名称+邮件目的+“来自北京企业”；
如：“吉林省中医院画册设计项目中文文字请确认-来自北京企业”； 2. 内发邮件主题由2部分组成，邮件目的+发件人姓名；如：“赴吉林省中医院
差旅报销申请Lisa”；
第五条 发送合同、报价等保密邮件时，发件人必须带签名模板，务必在个人签名模板之下
增加保密条款；
第六条 邮件签名规范模板示意如下
第七条 员工收到电子邮件后要在一个工作日内处理并回复，如遇到特殊问题不能给发件人
准确地答复，也必须告知对方已收到邮件，并尽快答复；
第八条 如员工姓名在“收件人”一栏，必须回复发件人；如员工姓名在“抄送人”一栏，
不必一定回复，可依据实际情况和信件内容酌情而定。
第七章 人事制度
第一节 总则
第一条 本制度是根据《劳动法》及政府有关政策法规并结合本公司实际情况而制定； 第二条 本公司员工有关招聘、录用、职务变更、离职等事项，悉依本制度办理；
第三条 对本制度未尽事项，公司在国家有关法规允许的范围内有可能进行修改、补充或
废除，届时将通报全体员工。
第二节 招聘与录用
第一条 公司录用员工采取社会公开招聘的方式择优录用； 第二条 招聘流程：
1. 用人部门提出职位空缺申请，并提交职位说明书由总经理审批； 2. 经总经理审批后，交由人事部招聘；
3. 人事部经过初步面试后，复试由申请部门进行；
4. 通过复试后，人事部核查该员工以往工作记录，确认无误后通知新员工入职，
组织入职培训。
第三节 试用期管理办法
第一条 员工被聘用后，正常情况将有两个月的试用期；
第二条 在试用期内，员工所在部门的主管及人事部将对该员工进行考核，以确定是否胜
任本职工作，并对员工做出如下决定：
A：正式聘用 B：延长试用期 C：不予聘用
第三条 在试用期内，员工有权选择本公司是否适合个人的发展，有权随时提出辞职。
第四节 员工的内部职位变动
第一条 第二条
员工的内部职位变动包括：
A：升职 B：降职 C：岗位调整 员工发生内部职位变动时，人事部均要以公告形式通知全体同仁。
第五节 人事档案管理办法
第一条 员工入职时，须提供该员工的简历、身份证复印件、学历复印件、一寸照片一张、
《员工入职登记表》存放人事部；同时，该员工的《薪酬通知书》存入财务部；
第二条 公司与员工解除劳动合同后，员工的档案应由该员工办理转移手续。
第六节 员工的解聘、辞退和辞职管理办法
第一条 员工的解聘、辞退和辞职按《劳动合同》有关条款的规定办理；
第二条 转正后员工本人因有特殊情况需要辞职，应提前一个月提出辞呈，经批准后，方
可办理解除劳动合同手续。未依规定擅自离职者，公司可扣其薪资，以示处罚；
企业员工手册（完整版）
