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行政文秘必备知识
作为行政文秘必备知识你了解多少，一起来。
一、红头文件的制作及标准 1.进行页面设置
选择\文件\——\页面设置\选择\页边距\附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择\版式\附签，将\页眉和页脚\设置成\奇偶页不同\在该选项前打\。选择\文档网格\附签，\字体设置\，\中文字体\设置为\仿宋\字号\设置成\三号\，单击\确定\按钮，选中\指定行网格和字符网格\将\每行\设置成\个字符;\每页\设置成\行。然后单击\确定\按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2.插入页号
选择\插入\——\页码\，\位置\设置为\页面底端(页脚)\，\对齐方式\设置为\外侧\。然后单击\格式\按钮，\数字格式\设置为全角的显示格式，单击\确定\按钮，再次单击\确定\按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成\四号\字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3.发文机关标识制作
选择\插入\——\文本框\——\横排\菜单项，鼠标将会变成\┼\，在wordXX版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——\设置文本框格式\，在这里来设置红头的属性。
选择\颜色和线条\附签，\颜色\设置成\无填充颜色\。选择\大小\附签，\高度\设置成\宽度设置成\。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择\版式\附签，单击\高级\按钮，水平对齐：\对齐方式\设置成\居中\，\度量依据\设置成\页面\垂直对齐：\绝对位置\设置成\页边距\，\下侧\设置成\——平行文标准，\——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击\确定\。
选择\文本框\附签，左、右、上、下都设置成\，单击\确定\完成。文本框属性全部设置完成，单击\确定\按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成\红色\，字体设置成\小标宋简体\，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4.红线制作
首先将\视图\——\工具栏\——\绘图\选中，单击\绘图\工具条的直线工具，鼠标会变成\十\字形，左手按住键盘上的shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择\设置自选图形格式\，红线的属性在这里进行设置。选择\颜色和线条\附签，\颜色\设置为\红色\虚实\设置为\实线\粗线\设
置为\磅\。选择\大小\附签，\宽度\设置为\。选择\版式\附签，单击\高级\按钮，水平对齐：\对齐方式\设置成\居中\，\度量依据\设置成\页面\，垂直对齐：\绝对位置\设置成\页边距\，\下侧\设置成\——平行文标准，\——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5.文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择\插入\——\符号\——\符号\附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击\插入\按钮即可。 6.主题词制作
选择\表格\——\插入\——\表格\，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——\表格\附签，\对齐方式\设置为\居中\然后单击\边框和底纹\按钮，在\预览\窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7.保存成模板文件
单击\文件\——\保存\，\保存类型\：选择\文档模板(*.dot)\文件名\：给模板命名;\保存位置\：模板所在路径(一般
不做，默认即可)。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择\文件\——\打开\，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击\打开\按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：选择\文件\——\新建\——\常用\附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标题——二号小标宋字体，居中显示;主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式; 正文——三号仿宋字体;
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，\○\和六角符号的输入方法一致，不能使用\字母o\或\数字0\代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
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