成功是失败之母,一切都是努力的结果
办公室费用控制管理制度
第一章 总则
为进一步强化财务管理,严格控制费用开支范围及标准,依据公司财务规定,结合公司实际情况,特制定办公室费用控制管理制度。本制度所称费用的范围包括:差旅费、交通费、电话费、办公用品开支、业务招待费、会议费、维修装修费用、报刊杂志费用、培训费用和招聘费用等。
第二章 费用审批、审核的权限和程序
第一条 费用报销审批权限 除专门规定外,单项开支在 2000元以上(含2000元)的由营运副总批准;单项开支在500元(含500元)以上、2000元以下的由部门长审批,单项开支在500元以下的各部门主管领导审批。所有费用经财务总监审批。
第二条 下列费用不执行第五条规定,一律经总经办批准: 1、广告宣传支出;
2、对外捐赠性支出(优惠促销方案已经公司批准的除外); 3、出差费用中的机票; 4、外部会务费、展览费;
5、外聘顾问支出、咨询公司会员费和咨询费;
第三条 下列费用不需要批准,由财务部总监审核后直接支付 1、资金结算手续费、票据费、银行借款利息支出; 2、经公司批准办理的社会保险费;
3、固定电话费、网络使用费、移动电话费在定额标准内的; 第四条 费用报销审核、审批程序及要求:
经办人员首先在每一张报销票据背面签字;然后凭事先批准的报告或费用支出审批表和票据报财务部主任(即主管会计)审核;最后报主管领导审批。未经审核、审批的报销凭证,出纳员不得付款报销。
第三章 差旅费和交通费
第五条 因公出差必须事先经领导批准。一般员工出差由部门负责人提请分管领导同意后批准;部门经理及以上人出差由总经办批准。
第六条 差旅费报销的范围和标准: 1、差旅费报销的范围:①往返区域的直接交通费用;②经总经办批准的其他费用。
2、火车票报销的限制标准:限报D字头二等座、Z字头车票和其他列车的硬卧及以下车票(特批除外),超标准乘车部分自付。
3、住宿费报销的限制标准:根据《办公室薪酬制度》执行。
4、上班期间因公业务的公交车票,和事先请示的车票可以报销,但必须先由本部门负责人签字。
第四章 电话费
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第七条 公司固定电话费和网络使用费,由人力行政部按月交纳,按定额标准当月控制,节约部分按奖励政策执行。
第八条 所有电话费报销必须凭实际费用发票,不得使用预付费发票和收据。
第九条 凡因工作需要,特殊情况下超标准的通讯费用,须作出说明,单独请示总经办批准后报销。
第五章 办公用品开支
第十条 办公用品由行政办公室统一管理,采购前应当根据日常需要,书面报告公司主管领导批准后由财务部采购。各部门需根据实际情况制定办公用品消耗定额进行管理。
第十一条 下列用品可以由使用部门单独申请购买或印刷: 1、财务部门可以购买或印刷会计账簿、凭证、报表、发票、收据、出入库凭证、算盘、电算化用品等财会用品,会计档案用品等。
2、相关部门办理合同文本的印制或购买。 3、技术部门专业用品的购置。
第十二条 本制度所指的办公用品包括:
一般消耗品:水笔、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、浆糊、大头针、图钉、
曲别针、橡皮筋、笔记本、便条纸、橡皮、夹子、钉书钉、白板笔、荧光笔、修正液、电池、墨盒、传真纸等。
管制品:复印纸、剪刀、美工刀、订书机、计算器、米尺、文件夹等。 固定资产:办公桌椅、电脑、打印机、传真机、电话机等。
第十三条 公司由专人负责采购、保管、发放、登记、汇总。各部门负责控制本部门的办公物品预算使用情况,审核个人领用申请、提出部门领用申请。每月考核各部门的办公物品费用预算执行情况,考核标准依据财务预算指标。
第十四条 办公耗材尽量采取集中领取的方式以减少行政人员的重复工作量。每月各部门集中统计本部门的领用需求,统一到专人处登记领取。公司新入职工作人员的基本办公用品,由所在部门根据聘用人员工作需要配齐。
第六章 业务招待费
第十五条 业务招待费的开支必须有利于公司经营的开展,有利于拓宽公司的业务范围,有利于促进企业与业务关系单位和职能管理部门之间的正常交往。本着“需要、合理、节约”的原则从严掌握。
第十六条 公司的业务招待费支出,原则上要“一次一清”,严禁“合并”或“拆分”报销。报销时,应标注招待对象。报销审核时,招待费报销发票后必须附当次招待支出清单,清单必须加盖公章。否则不得审核报销。经总经办批准,由财务部门单独存档备查。
第七章 会议费用
第十七条 会议费用预算标准经总经办批准。
本条所称会议直接费是指:会议室租用费及会晤食宿支出等。
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第十八条 公司承办的会议,由人力行政部负责,费用经财务审核、总经办批准后报销。
第八章 维修装修费用
第十九条 一万元以上的装修、改造支出须事先报告总经办批准。 日常维修,由公司主管领导批准后办理。 第二十条 装修改造超过1万元以上的,必须做预算说明,并签订书面合同。报销时必须凭发票、验收合格报告;领用本公司物资的,结算时凭清单或出库单从总价款中扣除。
第九章 报刊杂志支出
第二十一条 公司内部各部门因工作需要订阅报刊杂志的,应当于每年的订阅时间报告人力行政部,不得订阅娱乐性报刊杂志。
第二十二条 人力行政部负责汇总,报主管领导批准后统一办理订阅。
第十章 招聘培训费用
第二十三条 培训招聘费用计划应当列入年度工作计划,需要的费用预算由主管部门提报,经总经办批准。
第二十四条 需要聘请外部人员的讲课费用,报总经办批准。
第十一章 其他支出
第二十五条 劳动保护费 劳动保护费包括工作服、劳动保护用品等,财务部根据实际情况制定年度预算进行管理。
第二十六条 环境绿化费用
环境绿化费用包括办公室内花木盆景、鱼的购置等支出,根据费用预算由人力行政部负责。
第二十七条 水电费
人力行政部负责水电费的管理,加强用水、电安全管理。
第十二章 罚则
第二十八条 本制度公布后,不按本制度有关规定管理、报销费用;没有规定责任人的,超范围、超标准部分由主管领导承担。
第二十九条 未经事先批准所发生的费用由经办人承担;未按本制度规定履行审核、审批手续私自报销的费用由出纳员承担。
第十三章 附则
第三十条 本制度自2011年3月1日起执行,如有变更再以书面形式通知。 第三十一条 本制度由公司人力行政部负责解释。
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