5、监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
6、竣工验收文件按单项工程、专业等组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷。
7、设备文件按专业、台件等组卷。 8、案卷不宜过厚,一般不超过30mm。
注:前期资料的整理延续大庆油田的历史做法,即以卷为保管单位,但可以装订也可以不装订,不装订的可使用利用长尾夹或装盒等办法来组成保管单位。
由于文字资料的著录要求录到文件级,因此不会影响检索查找。
二、文件材料排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。 5、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
三、划定保管期限
按《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定,建设项目档案保管期限定为永久。
四、 卷内文件页号编制
1、卷内文件有书写内容的页面均应编写页号,每卷单独编号,页号从1开始。
2、页号编写位置:单面书写的文件材料,在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角编写页号;图纸一律在标题栏正面右下角编写页号。
3、印刷成册的科技文件材料并自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。有些文件编写部分页号,可以接续编写页号。
4、案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
解释说明:
1、按照《中国石油天然气集团公司档案管理手册》的规定,今后在整理建设项目档案案卷时只需将文件材料按照规定顺序排列并编写页码即可。
2、在实际工作中经常有漏编、错编页号的情况发生,档案人员在遇到类似问题时可以参照以下办法进行处理:
漏编页号时,可在漏编页前页号的后面加“—”及所漏页号来表示 (如第6页漏编,则在第5页标:“5—6” ,同时在卷内备考表中注明“6为漏编页”或“5—6页为一