《原版样衣管理制度》
XXX科技有限公司 文件编号 DMJ-ZD-002 发布日期 2017-01-15
制定部门 管理部 版 本 1.0 文件名称 《原版样衣管理制度》 发布部门 管理部 页 码 1 / 1 一、目的
为加强对公司原版样衣接收/登记/借用/保管/归还等管理，明确主体责任，特制定本制度。 二、范围
适用于原版样衣接收使用的全过程。 三、定义
原版样衣:是指公司从市场采购拟复版和做大货销售的衣服(以下简称样衣)。 四、职责
1、样衣在交由生产后，生产助理为样衣的保管主体和责任人。 2、样衣在借出后，借用人为样衣的保管主体和责任人。 3、样衣在回收后，总经理秘书为样衣的保管主体和责任人。 五、内容 1、样衣登记
1.总经理秘书在将样衣交给生产部助理时，须做好书面交接登记，内容包括交接时间和接收人签名，并明确告知接收人版衣信息及采购价格。
1.2生产助理接收样衣后，录入样衣信息至《样衣借还登记表》，并妥善保管好样衣，整齐的放置公司相应区域。同时，至少每半个月进行一次数量清点。
2、样衣借用
2.1生产助理在办理借用登记时，须注明借用人、借领日期、借取原因、预计归还日期、样衣外观及完整状况等信息。
2.2内部借用。板房、运营(摄影)、采购或生产等部门需借用样衣的，应向生产助理办理书面登记手续后方可借取。借取前借用人应仔细检查样衣外观有无损坏(如勾丝/污损/破洞等下次)，如发现有损须在借用表中注明详情，否则视为所借取样衣完好。
2.3交叉借用。原则上禁止交叉借用，由生产助理负责协调，让第一借用人办理归还手续，再让第二借用人办理借用登记，生产助理和借用人须仔细检查样衣外观。
2.4 外部借用。外协工厂/FOB需借用样衣的，由生产助理办理借用登记，并详细告知工厂使用注意事项(如不得勾丝勾纱/污损/拆线/丢失)、原版价格以及损坏和丢失赔偿等。
3、样衣使用
3.1借用人在原版样衣借用期间，应注意妥善爱护和保管，不得随意折叠/存放/污损/拆线/剪标/剪样等，必须确保样衣的整洁和完整性，不得出现严重的外观和质量问题。
3.2采购借用找大货时，确实须剪样或拆线等，务必先向总经理申请，按批示内容执行。
3.3采购/板房/运营(摄像)暂不使用样衣时，应将样衣存放在公司相关区域，做到每日清点，以尽早发现异情方便及时调查处理。
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3.4借用多件样衣且使用期限相对较长的，借用人须最多不跨越7天进行不定期清点，发现少数要及时上报和查找(如调阅监控等)。
4、样衣归还
4.1借用人在原版样衣借用完毕后应立即归还，向生产助理办理归还手续。超出原先所登记的归还时间时，应及时向生产助理办理延期归还登记(即先还再借)。
4.2生产助理平时应监督和追踪样衣借还情况，发现借用人超期未还时要及时了解情况并追回所借出样衣。通过快递方式借还原版样衣时(如工厂)，生产助理务必保留好快递单据、及时跟踪在途情况，出现异常及时处理。
4.3 如样衣有明显皱痕或污损等，借用人应在归还前烫平、清洁干净和修复完整。
4.4生产助理在接收样衣时应仔细检查外观，将外观和质量状况如实记录。如出现较大外观和质量问题，应告知借用人和拒绝接收并立即向部门主管/总经理秘书反馈。
4.5工厂所借样衣最迟应在首批大货送仓库时归还，如逾期生产助理可以不予接受归还。 六、违规处罚
1、未借用登记处罚
1.1公司员工未办理样衣借用登记而直接拿走样衣使用的，每发现一次给予借用人100元扣款处罚，如有损坏/遗失则损坏赔偿/遗失按采购价赔偿。
1.2工厂未办理样衣借用登记而取走样衣的，每发现一次给予生产助理100元扣款处罚。
1.3借用人超期使用样衣经提醒仍未及时归还的，给予借用人100元扣款处罚。
2、损坏/丢失处罚
1.1借用人因使用不当造成样衣损坏的，可以尝试修复，不能修复的，根据损坏程度按样衣采购价的20%-100%赔偿。
1.2借用人因未及时归还导致所保管样衣丢失的，(公司范围内的可以先调取监控查找)，如在规定时间内找不到则视为遗失，借用人按采购价承担赔偿。
1.3未经总经办批准擅自拆线/剪样等造成样衣损坏的，由损坏人按采购价赔偿(加重处罚)。
1.4生产助理在接收样衣时未检查的，如事后发现存在严重损坏则由生产助理承担责任。
1.5工厂未在规定的最迟归还时间内归还样衣的，公司不再接收归还，由生产助理书面出具《扣款通知》给工厂，以样衣采购价从工厂加工费中扣除。
七、实施
7.1本办法经总经理签字后即时生效和实施。
7.2会签、例会讲解、张贴公告等方式之一者即视为本制度已传达全公司。
《原版样衣管理制度》
