医院行政管理工作存在的不足与改善
摘 要： 韦伯的科层制具有专业化、等级化、规则化、非人格化的特点,对组织的发展起着重要的作用。医院行政管理工作存在专业性不强、给职不予权、跨级行事、规章制度不健全、制度落实不到位、“人格化”倾向等问题。因此,医院应充分发挥科层制的优点,要科学设置岗位,强化专业培训,落实专业管理,充分授予权力,权责相对等,落实分层管理,优化工作流程,健全制度规范,克服“人格化”倾向,强化监督机制,以便进一步提升医院行政管理工作的效率。
关键词： 科层制; 医院; 行政管理问题; 行政管理对策;
科层制(bureaucracy),又被译为官僚制,是由被誉为“组织理论之父”的德国着名社会学家马克斯?韦伯(Max Weber)提出的。“科层制是指一种对权力职能和职位进行分工和分层,并以规则为管理主体的组织体系和管理方式。它既是一种组织机构,又是一种管理方式”。韦伯的科层组织是一种理想类型的组织结构形态及其行为模式,追求的是行政管理的高效率。
我国公立医院大都采用“直线-职能型”的管理方式,这种管理方式与科层制的管理方式极具相似性,因此,本文以马克斯?韦伯的科层制理论为基础,以某市妇幼保健院为例,通过实地观察,并利用定性访谈资料和相关数据,探讨医院行政管理工作存在的问题及其原因,并提出完善对策,以期为提高医院行政管理工作效率提供参考。 一、科层制的特点 (一)专业化
科层组织为了有效实现组织的管理目标,将各项工作按目的及类型的不同进行专业化分工,划分成不同的岗位,每个岗位再配置相关专业背景的人员,让其承担固定且明确的工作,并根据标准的程序对员工进行科学与规范化的训练,让其精通自已所干工作,以便更
有效的履行岗位职责。“划岗位、分职责、定专人”,这有利于充分发挥员工的个人特长,提高他的工作胜任能力,最终使组织能够高效的运转,实现组织的管理目标,同时也有利于降低组织培养新人的人力、经济、时间成本。 (二)等级化
科层组织中,所有岗位的组织都遵循等级化原则,人员的权利来自所处的等级(职位),不同等级的人员具有不同的职责、任务及薪酬。上下级之间的职权关系严格按等级划分,每个员工的权威和责任都有明确的规定,接受高一级职员的控制和监督,信息的传递也是依层级自上而下或自下而上进行的,整个组织结构的形态成金字塔型。等级化意味着权威的合法化,上级有权力对下级进行管理、监督及控制,下级则有义务服从上级的安排并依层级向上级汇报工作。严密的等级制度有利于保证组织运行的稳定性。
(三)规则化
规则化依赖于相应的规章制度。马克斯?韦伯指出科层组织活动是“由一些固定不变的抽象规则体系来控制的,这个体系包括了在各种特定情形中对规则的应用”。也就是
科层组织内部关于各层级各岗位的权责分工,各项工作的流程,人员的聘任标准、薪酬待遇、管理培训等一切内容均有一套严格的规章制度。组织内成员的一切活动都必须严格按照相关的规章制度开展,每个成员都必须熟悉自身的权责及工作程序,做到有法可依、有章可循。完善的规章制度保证了科层组织活动的规范性和连续性。 (四)非人格化
科层制组织是一种理性化的组织结构,严格的等级制度和严密的规章制度对人们的活动进行约束,员工的一切活动均以规章制度为准则,遵循等级规范,而不受与上司及同事的情感关系所支配,在工作中要做到公私分明,不允许干自身职责之外的事情,也不允许滥用手中的权力为自己或他人谋取私利或方便;组织中一切活动遵循对事不对人的原则,组织不能因某个人的情绪或好恶等因素而改变理性的决策,这就使组织具有了非人格化的特征。非人格化的特征保证了组织的公平性。 二、医院行政管理工作存在的问题
医院的目的是保障人民群众的健康,通常包括医疗、护理、医技、行政管理、后勤保障等部门,医院行政管理工作主要是对医院所拥有的人、财、物、信息、时间等资源进行有效的计划、组织、领导和控制,为临床科室做好服务,以便达成保障人民群众健康的目的。科层制作为现代组织最常见的管理方式,有着其独特的优点,发挥科层制的优势对组织目标的实现起着积极的推动作用。但采用科层制管理模式的医院行政管理未能充分发挥科层制的优点,笔者通过调研,发现该医院在行政管理工作中存在以下问题: (一)医院行政管理工作专业性不强
1.部门间职责交叉重叠,运转不顺畅职业化是专业化的前提,部门职责的职业化划分才能保证管理工作的专业化开展。随着医学科学技术的进步,医院在不断的发展,规模越来越大,行政管理部门也划分得越来越细,部门间的职责分工存在问题。一是各部门职责
范围的划分过于笼统和粗放,只有一个大致的职责分工,没有一个明确清晰的界定,这导致一些没有被明确分工的工作在部门间相互推诿或是都在同时开展,推诿工作及重复工作不利于管理效率的提升。如院内退休老干部的工作,没有明确文件规定哪一部分由哪一部门负责,部门间有推诿工作现象,有时人事科在做,有时又是工会在处理。二是一些新任务需要多部门配合完成,由于没有明确牵头部门或有明确牵头部门没有相关配合部门,这不利于工作的开展,降低管理效率。
2.行政管理人员来源广,专业性不强医院行政管理有着部门多,工作内容繁多且复杂的特点。医院设有院办、党办、医务部、护理部、人力资源部、科教科等19个行政管理部门,行政管理人员共90名,从人员专业性看,管理及相关专业51人,占56.67%;非管理专业34人,占37.78%;无专业5人,占5.56%。在管理及相关专业人员中,大部分为工作经验缺乏的大学毕业生,这些人从学校毕业后直接从事医院行政管理工作,工作听从领导的安排,自己虽具有一定的管理理论知识,但在实际工作中无法完全发挥出来;在非管理专业的人员中,业务转型人员有22人,占全部行政管理人员的24.44%,他们主要是从临床、医技部门转岗到行政部门的医生和护士,在专业技术上能力较强,但管理经验缺乏,多凭自己在工作中摸索的经验进行管理,这之中有部分人员在担任行政工作的时候还兼任临床工作,这减少了他们行政工作的时间和精力。在院领导中,大都是医疗专业出生,而国外大部分医院院长都有MBA、MPA或MHA教育背景。无专业的人员中,多数属于“关系类”人员,他们由于特殊的关系,被安排到医院行政部门,他们学历大都在大专及以下,并未受过专业教育,对医院行政管理经验更是不足。总的来说,医院行政管理部门多,人员来源广,学历不一,素质不齐,工作的开展多凭经验或领导命令进行,受专业背景和工作背景等的影响,大多缺乏专业的、科学的、系统的管理知识教育,管理经验不足。 (二)给职不予权,跨级行事,影响工作正常开展
医院管理方式是党委领导下的院长负责制,院长下面设有多个分管院长,分管院长负责管理不同的部门,各部门设有科室负责人,科室负责人具体管理科室内部的人和事。医院层级管理不仅有利于减轻上级领导的工作压力,还能提高下级工作的积极性,有利于保证医院运行的稳定性。但在医院行政管理中,层级化制度却没有得到充分实施:首先,存在领导集权现象,一些领导未授予下级充分的权力,下级缺乏必要的自主权,这不仅导致自身工作压力大,也影响下属责任感、使命感的培养,最终影响医院整体工作效率的提高。如医院凡是收文均需逐级报领导签字,最后由院长审批,这加重了院长工作量,降低了工作效率,也不利于中层干部自身的成长。另外,医院行政管理中存在着领导跨层级管理或员工越级向领导汇报工作的现象,这扰乱了层级管理的顺序,影响中间管理层权力的行使和责任的履行,不利于工作的顺利开展。 (三)规章制度不健全,落实不到位
医院行政管理要求实施动态管理,随着政策环境和医院的发展变化,为提高工作效率,医院有必要对行政部门的设置进行调整,对不合时宜的规章制度也应进行修订或新增。医院行政管理中由于部分规章制度不健全,使工作落实不到位。一是规章制度制定不合理。医院大都是沿用以前的旧制度,偶有调整也只是在其基础上进行小修小补,或是照搬其他医院的规章制度,完全实行“拿来主义”,没有结合医院的实际进行修改,因而制度难操作、难落实。二是“无章可循”。对于院内新增的工作任务,由于没有相应规章制度的指导,也不能及时制定工作流程,导致工作人员开展工作不知如何下手。三是“有制不依”。医院制定的某些规章制度,已成为应付上级部门检查的摆设,这不利于医院管理效率的提高和医院的长远发展。如医院有考勤管理制度,但未严格落实,对违反制度的员工没有形成约束力。
(四)“人格化”倾向,有失公平
医院行政管理工作存在的不足与改善
