OA系统管理员培训教程

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一、 邮件系统的日常应用 二、 邮件系统的日常维护 三、 管理系统得日常应用 四、 管理系统的日常维护 五、 常见问题及解决办法

一、 邮件系统的日常应用

1、 发邮件

1、1 新建便签

1、2 填写便签（收件人、抄送、密送、主题、正文等）

密送和抄送的区别：抄送的所有收件人都能看到所有收件人的姓名，而密送看

不到给哪些用户。 1、3 制定邮件地址

使用技巧：可以使用鼠标从名称列表中将名称拖至“收件人”、“抄送”和“密

送”，也可使用鼠标在三个域中拖动名称。 1、4 发送邮件

选择“文件”→“惯用选项” →“用户惯用选项”菜单命令 创建完便签之后按ESC键关闭文档（或直接关闭文档），会出现一个对话框

发送并保存：可以发送该邮件文档，同时在数据库中保留一份文档的拷贝； 只发送：将只发送文档而不保留文档拷贝；

只保存：将当前文档保存为草稿而不发送以后还可以再次编辑并发送； 废弃更改：既不发送也不保存文档，所输入的信息将会丢失。 2、 邮递选项设置

在邮递选项对话框中，单击“基本”标签，可以进行如下设置

（1） 重要性:高：notes会在收件人邮件数据库的消息文档左边显示一个深红色的邮件

图标，表明邮件的紧急程度。 （2） 邮递报告：

无——notes不向你发送邮递报告、

仅在失败时——notes在传递邮件失败时，向你发送失败报告。

确认邮递——notes向你发送一个邮递确认报告，说明邮件是否成功。

跟踪整个报告——notes在传递邮件的路径上，每经过一个服务器时向你发送邮递报告。最后一个报告将说明传递邮件是否成功。

（3） 邮件优先级

高——notes服务器将立即邮递当前的消息文档

一般——notes服务器将在下一次定时发送邮件时邮递当前消息文档。 低——notes服务器将等到线路空闲时邮递消息文档。

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（4） 回执——确认收件人收到了邮件

（5） 签名——为当前邮件文档添加一个你本人的唯一签名，该签名是从你的用户标示

符中生成的。如果在发送过程中有其他人截获并修改了你的文档，签名信息将丢失，从而表明邮件已被破坏或被他人篡改。

（6） 禁止拷贝——可以禁止收件人拷贝当前的邮件文档

（7） 自动拼写检查——可以对便签拼写错误进行自动检查并予以更正。 （8） 加密——为当前邮件加密。Notes将在公用通讯录中查找收件人的公用密钥来为文

档加密，从而保证只有收件人可以看到文档中的信息；而其他用户没有收件人的私用密钥，因此无法解密已加密的文档。

（9） 邮戳类型——有个人、机密或者感谢等。Notes将根据你所选的类型在便签的“正

文”域中显示一幅图片，同时在收件人邮件数据库视图中该邮件文档的旁边也会显示一个小图标。Notes会为每一种消息类型显示一个不同的图标。缺省为“一般”，不显示任何图标。

3、 改变邮件消息的信头

邮件便签表单的顶部通常显示一个图案，其中包含发件人姓名和创建邮件文档的日起。添加这些图案是为了增添文档的艺术性，使其更加美观。这个图案是可以选择的，你可以从notes为你定制的设计中选择自己喜爱的图案作为信头。

打开邮件，单击“工具”——惯用选项——信头（选择一种样式，如果不希望使用信头，选择“纯文本”）——确定

4、 使用信笺：信笺可以让用户反复地使用某一信息结构和收件人列表。当用户经常要用

同一格式给同样一些人发送邮件时，使用信笺是很有用的。例如：定期发送分析报告或者运行数据就属于这类邮件。 创建新的信笺的步骤如下：

1） 先创建用户打算反复使用的、其格式和收件人列表已经确定的邮件信息 2） 选择“操作”菜单下的“工具”——“保存为信笺”命令。 3） 为该信笺输入一个名字，而后单击“确定”按钮。

这时，Notes会把这段信息内容存在信纸存储在“信笺”文件夹中。使用此信纸创建信息，先打开“信笺”文件夹，选定信笺，而后单击“操作”菜单，选择“便笺”——“使用信笺”命令即可。

5、 通讯录的添加和设置

通讯录里可以添加经常发邮件的人，可以是一个域名下也可以不在一个域名下。也可以创建一个群组，群组一般用于固定发某一类邮件给某一类人的情况。 在通讯录里添加联系人的方法：

1） 点击通讯录——选择要添加人所在的域下，然后选择所添加的人，然后点击“添加到个人通讯录中”。即可

2） 点击群组——添加群组——输入群组名称——编辑群组——向群组中添加成员。

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群组的作用是在发送邮件时只要选择某一群组，邮件将发送到群组中的所有成员。 6、 设置用户外出时自动答复邮件

1） 打开邮件数据库，在操作条上单击“工具”——“离开办公室” 2） 在日期表中输入离开及返回的时间

3） 单击“离开办公室消息”标签，看到的是你外出时发送的缺省消息。 4） “特殊消息”：可以给一个或多个特殊用户发送与别人不同的邮件消息，请在“收件人”输入或在通讯录中选择接受消息收件人，并在“主题”域中输入特定的答复邮件的主题或正文。

5） 如果不想给某些人发送答复邮件，或者不想给含有某些短语的邮件发送答复邮件，请在“除外”标签，然后在相应域中输入姓名或短语。 6） 单击“启用”

7、 场所设置

场所设置是在同一note下使用多用户的场合。 添加编辑场所：

1） 文件——设置场所——场所——添加场所，然后在基本的场所类型，服务器及邮件中修改相应的内容

8、 邮件归档

1、 创建文件夹 2、 迁入邮件 3、 迁出邮件

9、 设置新邮件提示

设置步骤如下：

1） 选择“文件”——“惯用选项”——“用户惯用选项”。 2） 选择“邮件和新闻”如下图

选中接收“每隔….分钟检查一次新邮件”，选择“视觉提示”或者“声音提示”。

二、 邮件系统的日常维护

1、新添加员工的信息——权限设置

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