企业档案工作规范化、标准化管理方案研究
作者：赵彦
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第7期
一、引言
企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，伴随着经济全球化的深入发展，标准化在便利经贸往来、支撑产业发展、促进科技进步、规范社会治理中的作用日益凸显。
二、提高档案管理科学化水平的意义
（一）是顺应信息化时代的必然要求。各种媒体技术和网络传播技术的发展，不仅便利了我们的生活，也使传统的档案管理方式不再适用于发展迅速的社会。因此只有不断关注最新科技的发展，不断创新档案管理的形式、载体和储存方式，才能不被信息的洪流扰乱正常的档案管理工作，才能更加高效、规范、科学地进行档案管理事业。
（二）是促进档案管理健康有序发展的有效途径。档案管理随着我国社会的不断发展和一系列政策的改进有了极大的进步，但目前也存在着很多困难，文件内容的增加、信息形式的多变、管理制度的固化、储存空间和方式的局限、管理人员整体科学素质水平跟不上发展的数据库技术等都对档案的分类和有效利用产生一定的影响。
（三）是增强国家文化实力的重要措施。档案是一个个体，是企业，甚至国家成长和发展的见证，它涵括过去，包含现在，指引未来。档案的形式多种多样，涉及的内容方方面面。它作为历史的重要载体，蕴藏着丰富的信息，对于国家来说是非常重要的文化资源。科学化的档案管理能使档案管理工作朝着标准和制度化发展，有利于信息的共享和利用，有利于我国文化软实力的提升。
三、企业档案管理存在的问题
（一）对企业档案管理工作的认识不到位。长期以来，我国企业都忽视了档案管理工作的重要性，近年来，我国企业多采用的是扁平化的组织模式，将档案管理部门作为首当其冲的精简部门，以此来达到管理机构精简化、管理层次简化的目的，进一步降低企业的发展成本，从而增加企业的市场竞争力。对档案管理认识的不到位直接影响到了企业档案管理工作的效率和水平。
（二）档案管理方式混乱。因为我国对于档案管理的制度也还不尽完善，我国各企业所使用的档案管理软件不统一，有的地方采用传统馆藏方式，有的引进数据库系统导致信息的共享和传输产生阻碍。人工化管理使得人员调动、公司策略等因素也极大的影响档案管理的规范化。管理水平和管理效率无法提高，甚至会造成档案的遗失。也正是由于这个原因影响了我国档案管理科学化水平的提高。
（三）档案信息安全得不到有效保障。档案管理信息化建设的进程，信息安全是一个需要重点关注的内容，信息的不安全很有可能会给企业造成巨大的影响，例如，在2008年，东方航空公司就因为相关数据丢失，导致多架飞机无法正常起飞，给公司造成巨大经济损失。
四、企业档案工作规范化、标准化管理方法
（一）一体化管理模式。企业档案管理，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。
（二）创新有效档案管理方式。虽然现在科学化的档案管理系统下已有电子化的运用，但是由于技术的不完善和网络环境的多变性，档案管理系统仍有不安全的因素。比如计算机病毒、黑客恶意侵入、系统的崩溃等都有可能给档案管理工作带来巨大的风险。所以在档案管理工作中，一定要做好档案重要信息的存档和备份工作。比如电子版的可以将重要文件一式两份，一份用作平时调用查看，一份放在U盘、硬盘等移动设备做长久保存。纸质版的可以备份，原稿使用专用储存室储存，拓本用作平时使用。
（三）加强基础设施建设。企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息的互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。
五、结束语
档案信息对于国家、企业、个人非常重要，作为企业有效运营和国家快速发展的重要基础，它的科学化发展水平衡量着一个国家的实力。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。
企业档案工作规范化、标准化管理方案研究
