采购管理制度(1)
采购作业内容是从收到\请购案件\开始进行分发采购案件,由采购经办人员先核对请购内容,查阅\厂商资料\、\采购记录\及其他有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购。详细作业程序及要点如:
□ 采购作业程序及要点标准采购作业细则 □ 请 购
第一条 请购部门的划分
各项材料的请购部门如下:
(一)常备材料:生产管理部门 (二)预备材料:物料管理部门(三)非常备材料:
1、订货生产用料:生产管理部门
2、其他用料:使用部门或物料管理部门第二条 请购单的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),\请购单(内购)(外购)\附\请购案件寄送清单\送采购部门。
第 1 页 共 1 页
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方式,提出请购。
(三)紧急请购时,由请购部门于\请购单\说明栏\注明原因,并加盖\紧急采购\章,以急件卷宗递送。
(四)材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于\请购单\上注明\试车检验\及\预定试车期限\。
(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况,填制\请购单\提出请购。
第三条 免开请购单部分
(一)下列总务性物品免开请购单,并可以\总务用品申请单\委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举如下:
1、贺奠用物品:花圈、花篮、礼物等。2、 招待用品:饮料、香烟等。
3、 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4、 打字、刻印、报表等。
(二)零星采购及小额零星采购材料项目。 第四条 请购核决权限(壹) 内购: 1、原物料:(1)
请购金额预估在1万元以上者,由科长核决。
第 1 页 共 1 页
(2)
请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。(3)
请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。2、财产支出:
(1)请购金额预估在2000元以下者,由科长核决。
(2)请购金额预估在2000元至2万元者,由经理核决。(3)请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。3、 总务性用品:
(1)请购金额预估在1000元以下者,由科长核决。
(2)请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决。(3)请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。
附注:凡列入固定资产管理的请购项目应以\财产支出\核决权限呈核。
(二)外购:
1、请购金额预估在10万(含)元以下者,由经理核决。2、请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。第五条 请购案件的撤销
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购,同时于\请购单(内购)\或\请购单(外购)\第一、二联加盖红色\撤销\的戳记及注明撤销原因。
(二)采购部门办妥撤销后,依下列规定办理:
第 1 页 共 1 页
1、采购部门于原请购单加盖\撤销\章后,送回原请购部门。
2、原\请购单\已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
3、 原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。 □ 采 购 第一节 一般规定
第六条 采购部门的划分
(一)内购:由国内采购部门负责办理。
(二)外购:由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。
(三)总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理商议价。专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条 采购作业方式
除一般采购作业方式外,采购部门
可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
第 1 页 共 1 页
(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料
特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。
第二节 国内采购作业处理第九条 询价、比价、议价
(一)采购经办人员接获\请购单(内购)\后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于\请购单\上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量),采购经办人员于议价后,应于请购单\询价记录栏\中注明,经主管签认后呈核。
(四)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。
第 1 页 共 1 页