种方式合理确定采购价格,最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。
大宗采购等必须采用招投标方式确定采购价格,其他商品或劳务的采购,应当根据市场行情制定最高采购限价,并对最高采购限价适时调整。
第十条 企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同,准确描述合同条款,明确双方权利、义务和违约责任,按照规定权限签订采购合同。
企业应当根据生产建设进度需要和采购物资特性,选择合理的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜。
第十一条 企业应当建立严格的采购验收制度,由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收,出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的,还应对其进行专业测试。
验收过程中发现的异常情况,负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告,相关机构应当查明原因,及时处理。
第十二条 企业应当加强物资采购供应过程的管理,依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案。
企业应当做好采购业务各环节的记录,实行全过程的采购登记制度。
第三章 付款
第十三条 企业应当加强采购付款的管理,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,审核无误后及时办理付款。
企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理,发现异常情况的,应当拒绝付款,避免出现资金损失和信用受损。
企业应当合理选择付款方式,防范付款方式不当带来的法律风险,保证资金安全。 第十四条 企业应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额预付款项,应当定期进行追踪核查,综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,尽可能避免预付款项资金风险和损失。
第十五条 企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制,详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。
企业应当指定专人通过函证等方式,定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
第十六条 企业应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定,及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货,应在索赔期内及时办理索赔。
企业内部控制应用指引第8号——资产管理
第一章 总则
第一条 为了提高资产使用效能,保证资产安全,根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本指引。
第二条 本指引所称资产,是指企业拥有或控制的存货、固定资产和无形资产。 第三条 企业资产管理至少应当关注下列风险:
(一)存货积压或短缺,可能导致流动性不足、存货价值贬损或生产中断。 (二)固定资产更新改造不够、使用效能低下、维护不当,可能导致企业缺乏核心竞争力、资产价值贬损、安全事故或停产。
(三)无形资产技术落后、权属不清,可能导致企业法律纠纷、缺乏可持续发展能力。 第四条 企业应当从国内外市场、同行业技术水平和现代化管理角度,分析本企业资产管理现状,全面梳理各项资产管理中的薄弱环节,切实采取有效措施加以改进,不断提高企业资产管理水平。
第二章 存货管理
第五条 企业应当引入现代物流管理理念,规范存货管理流程,明确存货取得、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点处置等环节的管理要求,充分利用信息系统,强化会计等相关记录,确保存货管理全过程的风险得到有效控制。
第六条 企业应当建立存货管理岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责权限,切实做到办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
企业内部除存货管理部门及仓储人员外,其他部门和人员接触存货,应当经过相关部门特别授权。
第七条 企业应当重视存货验收工作,规范存货验收程序和方法,对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行查验,验收无误方可入库。
外购存货的验收,应当重点关注合同、发票等原始单据与实物核对一致。涉及技术含量较高的货物,必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助进行。
自制存货的验收,应当重点关注产品质量,通过检验合格的半成品、产成品才能作为存货办理入库手续,不合格品应查明原因、落实责任、报告处理。
其他方式取得存货的验收,应当重点关注存货来源、质量状况、实有价值是否符合有关合同或协议的约定。
第八条 企业应当建立存货保管制度,定期对存货进行检查,至少关注下列事项: (一)存货在不同仓库之间流动时应当办理出入库手续。
(二)应当按仓储物资所要求的储存条件贮存,并建立和健全防火、防盗、防潮、防病虫害和防变质等措施。
(三)企业应当加强生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理,防止浪费、被盗和流失。
(四)对代管、代销、暂存、受托加工的存货,应单独存放和记录,避免与本单位存货混
淆。
第九条 企业应当明确存货发出和领用的审批权限,大批存货、贵重商品或危险品的发出应当实行特别授权。仓储部门应当根据经审批的销售(出库)通知单发出货物。
第十条 企业仓储部门应当详细记录存货入库、出库及库存情况,做到存货记录与实际库存相符,并定期与财会部门、存货管理部门进行核对。
第十一条 企业应当根据各种存货采购间隔期和当前库存,综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素,充分利用信息系统,合理确定存货采购日期和数量,实现对物流运转的自动调节,确保存货处于最佳库存状态。
第十二条 企业应当建立存货盘点清查制度,结合本企业实际情况确定盘点周期等相关内容。企业至少应当于每年年度终了开展全面盘点清查,盘点清查结果应当形成书面报告。盘点清查中发现的存货盘盈、盘亏、毁损、冷背呆滞以及需要报废的存货,应当查明原因、落实责任,按照规定权限批准后处置。
第三章 固定资产管理
第十三条 企业应当加强厂房、设备等各类固定资产的管理,重视固定资产维护和更新改造,不断提升固定资产的使用效能,积极促进固定资产处于良性循环状态。
第十四条 企业应当制定固定资产目录,对每项固定资产进行编号,按照单项资产建立固定资产卡片,详细记录各项固定资产的来源、验收、运转、维修、改造、折旧、盘点等相关内容。
企业应当严格执行固定资产日常维修和大修理计划,定期对固定资产进行维护保养,切实消除安全隐患。
企业应当强化对生产线等关键设备运转的监控,严格操作流程,实行岗前培训和岗位许可制度,确保安全运行,提高使用效率。
第十五条 企业应当充分利用国家有关自主创新政策,加大技改投入,不断促进固定资产技术升级,淘汰落后设备,切实做到本企业固定资产技术的先进性和企业发展的可持续性。
第十六条 企业应当严格执行固定资产投保政策,对应投保的固定资产项目按规定程序进行审批,办理投保手续,规范投保行为,应对资产损失风险。
重大固定资产项目的投保,应当考虑采取招标方式确定保险人。
第十七条 企业应当规范固定资产抵押、质押的管理,确定固定资产抵押、质押的程序和审批权限等。
企业将固定资产用作抵押、质押的,应由相关部门提出申请,经企业授权部门或人员批准后,由资产管理部门办理抵押、质押手续。
第十八条 企业应当建立固定资产清查制度,至少每年进行全面清查。对固定资产清查中发现的问题,应当查明原因,追究责任,妥善处理。
企业应当加强固定资产处置的控制,关注固定资产处置中的关联交易和处置定价。重要资产处置应当实行集体审议或联签制度。
第四章 无形资产管理
第十九条 企业应当加强对品牌、商标、专利、专有技术、土地使用权等无形资产的管理,分类制定无形资产管理办法,落实无形资产管理责任制,促进无形资产有效利用,充分
发挥无形资产对企业发展的重要作用。
第二十条 企业应当全面梳理外购、自行开发以及其他方式取得的各类无形资产的权属关系,加强无形资产权益保护,防范侵权行为和法律风险。无形资产具有保密性质的,应当采取严格保密措施,严防泄露商业秘密。
企业购入或者以支付土地出让金等方式取得的土地使用权,应当取得土地使用权有效证明文件。
第二十一条 企业应当定期对专利、专有技术等无形资产的先进性进行评估,淘汰落后技术,加大研发投入,促进技术更新换代,不断提升自主创新能力,努力做到核心技术处于同行业领先水平。
第二十二条 企业应当重视和加强品牌建设,通过提供高质量产品和优质服务等多种方式,不断打造和培育主业品牌,切实维护和提升企业品牌的社会认可度。
企业内部控制应用指引第9号——销售业务
第一章 总则
第一条 为了促进企业销售稳定增长,扩大市场份额,规范销售行为,根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本指引。
第二条 本指引所称销售,是指企业出售商品(或提供劳务)及收取款项等相关活动。 第三条 企业销售业务至少应当关注下列风险:
(一)销售政策和策略不合理、市场变化预测不准确、销售渠道维护不够等,可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继。
(二)客户调查不到位,结算方式选择不当,可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈。 (三)销售过程存在舞弊行为,可能导致企业利益受损。
第四条 企业应当结合实际情况,全面梳理销售业务流程,建立和完善销售业务相关的管理制度和办法,确定良好的销售政策和策略,明确销售、发货、收款等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理销售业务,定期检查分析销售过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保实现企业销售目标。
第二章 销售
第五条 企业应当加强市场调查,合理确定定价机制和信用方式,根据市场变化及时调整销售策略,灵活运用销售折扣、销售折让、信用销售、代销和广告宣传等多种策略和营销方式,不断提高市场占有率。
企业对于境外客户和新开发客户,应当建立信用保证制度,采取严格有效的信用结算等方式,防范销售风险。
第六条 企业在销售合同订立前,应当与客户进行业务洽谈、磋商或谈判,关注客户信用状况、销售定价、结算方式等相关内容。
重要的销售业务谈判应当吸收财会等专业人员参加,并形成完整的书面记录。
销售合同应当明确双方的权利和义务,审批人员应当对销售合同草案进行严格审查与核实。重要的销售合同,应当征询法律顾问或专家的意见。
第七条 企业销售机构应当按照经批准的销售合同开具相关销售通知。发货和仓储单位应当对销售通知进行审核,严格按照所列项目组织发货,确保货物的安全发运和交货。财会机构对客户信用情况及销售通知审查无误后,根据发票管理规定开出发票。严禁开具虚假发票。企业应当加强销售退回管理,分析销售退回原因,进行妥善处理。
第八条 企业应当做好销售业务各环节的记录,填制相应的凭证,设置销售台账,实行全过程的销售登记制度。
第九条 企业应当制定售后服务标准,加强售后服务和跟踪,提升客户满意度和忠诚度,不断改进产品质量和服务水平。