第十章 文件、资料管理制度
公司是ISO9001：2000质量认证企业，一切文件与资料的管理以《文件与资料控制程序》为管理依据。 1
文件管理 1.1
内部文件
公司制定的章程、传达各部门的文件、各部门之间的文件、会议记录、决议等等文件，由办公室专人负责传达、保存工作。 1.2
外部文件
一切来自公司外部的文件，经相关部门人员查阅后，交由办公室专人负责分类、保存、备份等工作。 1.3
文件发送
1.3.1 公司外发文件一律由办公室专人统一负责登记后发送。
1.3.2 外发文件里如有关于公司技术、商务、销售等信息内容，须经总经理签字后，
方可发出。
2
资料管理 2.1
项目资料
项目资料指工程自立项之日起，与客户之间来往的一切文件资料。
2.1.1 项目立项后，签定商务合同的项目，由办公室专人负责建档，进行保存、备
份工作，并每星期向各部门收集与此项目相关的所有资料（如传真、信函、方案、措施、图纸等），各部门应积极配合。
2.1.2 项目立项后，未签定商务合同的项目，销售人员应将与此项目相关的所有资
料整理好合订在一起，由市场部存档，作为参考资料。
2.2
申报资料
公司向上级部门申报项目的所有资料，由财务部保管，办公室协管，并备份保存。 2.3
样本资料
2.3.1 采购部负责对公司所有样本进行分类、保管，并定期更新常用件的样本资料
和销售价格。
2.3.2 采购部应为各部提供他们所需要的样本资料。
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2.4 市场资料
市场资料包括市场需求资料、客户资料、竞争对手资料等等与市场相关的资料，由市场部负责收集及保管。
3 借阅与索取 3.1
总经理、副总经理、总工程师借阅归案文件或索取复印件，可通过管理人员直接提档借阅/索取。文件当日归档，如需带离公司需办理借阅手续。 3.2
公司其他人员借阅非密级档案，可直接向管理人员借阅，当日归案；借阅密级档案（如图纸、程序、报价等），需经主管经理同意，并办理借阅手续。如确属工作需要归档文件复印件，必须经主管理经理批准，方可办理借阅手续。
4 商业密级文件丢失及泄露 4.1 4.2
公司员工应时刻注意，保守公司的商业情报和技术密级文件。
科研人员，应时刻注意保管好使用的图纸和技术资料，如有遗失应立即向主管经理汇报。对产品的性能、构造等技术指标和产品的价值、使用范围等评估预测，未经主管经理同意，不得随意向他人透露，一经发现，立即开除，并承担由此造成公司损失的赔偿责任，情节严重者，公司将依法追究其法律责任。 4.3
销售或管理人员，未征得主管经理的同意，不得随意向他人透露公司的产品研制进度、生产能力以及营销计划等商业情报，一经发现，立即开除，并承担由此造成公司损失的赔偿责任，情节严重者，公司会依法追究其法律责任。
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第十一章 销售制度
本着积极、努力巩固、开拓市场的销售工作态度，规范而有序的开展各项业务，保障合同的顺利执行，特制定以下制度。 1
基本原则 1.1
销售人员应本着“团结、协作”的精神，服从公司的统一安排部署，积极开拓、努力进取。 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2
销售人员保持良好的个人形象，随时维护公司的形象及信誉不得有违法乱纪行为。 销售人员在签署和执行合同时应严格遵守国家合同法及有关规定。 以业务风险与利益对等为原则。
所有项目须经立项后方可实施（同步阀销售除外）。 业务、客户资料实行保密原则。
工作内容 2.1
市场部的职责为：开拓市场，建立并维护客户网络，负责公司各类项目的销售合同或协议、签订贸易、技术服务等，及有关应收帐款的催收工作；负责公司做新项目、新产品的推广工作；负责施工现场的协调工作。 2.2 2.3
销售人员对公司经理负责。
所有项目必须立项后方可实施。销售人员根据个人所掌握的资源，向公司经理提交立项报告（内容包括项目介绍、预计合同额、人员关系、竞争环境等供立项时作为参考），公司经讨论批准后，方可报销已发生费用或支付业务费用，否则一切费用由个人承担。 2.4 2.5 2.6
销售人员在工作当中应把握好各项费用的开支，计划外资金需由公司经理批准。 销售人员负责公司新项目、新产品的推广工作，所产生的费用由公司承担。 公司对工程项目（包括工程报价、实施方案等）、项目信息、客户信息进行统一管理，销售人员应严格保密。
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第十二章 出差暂行规定
1
基本规定 1.1
凡员工出差无论是公司指派或员工自行安排，都必须做出出差计划、资金使用计划，同时填写“出差申请单”，经主管经理批准后方可行，同时到财务支取出差费用。 1.2
凡出差人员均应在回来后三天内上交文字报告，经主管经理审核后，将报告存入项目夹中。报告内容包括：出差地点、时间、任务、工作完成情况、有待解决的问题、个人意见、往返日期、出差费用概述等。 1.3
凡出差人员回来后，必须在四日内将出差费用整理清楚，经主管经理审核批准后，方可到财务办理报销手续。 1.4 2
出差借款、报销需按财务有关管理制度办理。
乘坐交通工具标准 2.1
公司总经理级别以上（含总经理级别）、总工程师，可乘坐火车软席、普通舱位飞机和轮船二等舱位。 2.2
部门经理高级职称或年龄在55岁以上的员工出差，可乘坐火车软席和轮船二等舱位。 2.3
一般员工出差可乘坐火车硬席（卧），白天不超过8小时乘坐硬席，未带重物不允许乘坐出租车。 2.4
公司员工因任务紧急出差，经经理批准，可选择任何交通工具，不受前三款限制。
3 住宿标准 3.1 3.2 3.3
一般员工出差，住宿费控制在每天每人100元以下，若超出标准，超出部分自理。 公司总经理级别以上（含总经理级别）住宿费用实报实销。
部门经理、总工程师、年龄在55岁以上的高级职称员工住宿超过标准时，需经总经理批准。
4 生活补贴及市内交通费标准 4.1 4.2 4.3
在外地出差期间伙食补贴不分途中和住宿每人每天40元（特殊地区50元）。 北京市内办事，中午误餐时，补贴午餐费10元。
北京市远郊区县出差，报销标准与外地出差相同交通费只报销往返一次车费。
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4.4 员工在市内或远郊区县办事，除配有专车的人员，其余人员无特殊情况，一律乘坐公共汽车。如乘坐出租车或包车，必须经经理同意。
4.5 5
其它 5.1
违反规定，费用自负。
住宿费符合标准的可凭住宿发票据实报销。由接待单位免费接待，住亲友家，无住宿费收据的一律不予报销住宿费。
5.2 员工出差期间，办公费用（如复印费等）凭合法单据报销。
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