第七章 物资管理规定
公司是ISO9001：2000质量认证企业，一切物资管理规定以《采购控制程序》、《合格供应商控制程序》、《不合格品控制程序》《物流管理控制程序》为管理依据。 1
物资采购 1.1
工程项目所需的设备、材料、元器件、加工件等等，由相关的部门根据合同设计方案所需，填写《商品采购申请单》，经主管经理、总经理审核批准后，交由采购部统一安排采购。 1.2
工程项目在实际的施工中，若对公司原设计方案进行调整、修改而需增加设备、主材等，应报总工室进行讨论审核，并经主管经理、总经理审批后，方可采购。 1.3
工程施工现场员工根据实际情况，若急需零配件、工具、设备等，可以以传真、邮件或因现场条件不允许以电话等形式，向主管经理、总经理说明现场情况，经批准后，可自行在当地购买。 1.4
外委加工件很容易出现错误，所以从外委加工厂的选择，到图纸设计、制造都必须严格进行检查。每一件加工产品，附随一份《产品设计、制造质量跟踪表》每一个环节都有负责人签字，哪个环节出错由该环节负责人负责。 1.5
公司内部所需办公设备及常用办公用品，由办公室、财务部根据实际所需，填写《商品采购申请单》，经主管经理审核批准后，交由采购部统一安排采购。大型办公设备需经总经理批准。 1.6
以上采购申请都是在采购申请人与库房管理员，准确核实库房确无此产品后，提出的申请，库管需在《商品采购申请单》上签字确认。
2
物资出入库 2.1
通用零配件入库，由库房管理员根据《商品采购申请单》或《采购合同》与经办人办理验收入库手续。 2.2
大型设备、特殊元器件或特殊材料等入库，由商品采购申请人负责验收产品质量，由库房管理员根据《商品采购申请单》或《采购合同》与经办人办理入库手续。 2.3
外委加工件入库，每一件都必须附随一份《产品设计、制造质量跟踪表》，每一个环节都必须有负责人签字，方可与库房管理员办理入库。否则概不入库。 2.4
入库单一式三联，一联存根备查，一联随原始凭证转财务部作帐务处理，一联管
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理员留存入帐。 2.5
物资出库要与库房管理员办理出库手续，经主管经理签字、财务、库管、经办人先后签字后，方可出库。 2.6
出库单一式三联，一联存根备查，一联随原始凭证转财务部作帐务处理，一联管理员留存入帐。 2.7
库房管理员每个月都要对库存进行盘点，出据盘点报表，一式三份；一份上交主管领导，一份报送财务部，一份存根备查。通过盘点对材料盘盈、盘亏和积压要查明原因，采取相应措施以便材料管理 2.8
库房管理员根据产品类型、供应商进行分类，采用科学的方法进行保管。严禁存放易燃物品，禁止烟火。 2.9
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公司常用办公用品出入库，由办公室专人负责登记签发。
第八章 通讯及设备管理规定
为加强企业管理，规范通讯设备的合理配备和使用，做到“方便工作，提高办公效率，节约开支”，特制定本管理办法。 1
通讯设备的基本管理 1.1 1.2 1.3 1.4
各部门由公司根据工作需要统一配备程控电话； 移动电一般由个人自行购买，公司原则上不购买；
办公室通讯设备（如电话机、传真机）由公司统一购置，产权归公司所有； 为保证公司电话线路畅通和节约开支，员工拨打电话时就语言简练，不要长时间占用电话； 1.5 1.6 1.7
通话时语音要低，以免影响他人工作；
使用传真机，应先在办公室进行登记，传真稿件由发件人留存；
员工无特殊情况不允许使用公司话机打私人电话，接听私人电话应长话短说，原则上不得超过三分钟。
2
通讯费报销标准 2.1
总经理、副总经理、总工程师，移动电话费由公司统一交纳。由公司控制话费总额，超出部分由个人负担； 2.2 2.3
公司员工移动电话费报销额 = 本地电话费报销额 + 异地公差电话费报销额； 工程技术人员在外地现场执行合同过程中因联系工作较多，移动话费超标时需报请公司经理批准同意后，可报销部分超出部分的话费； 2.4
公司员工移动话费报销标准
此标准指对话费单据进行报销，超出限定金额，以限定金额报销，不足限定金额，以话费单据金额报销为准。 2.4.1 本地电话费报销计算方法：
××元/日×本地天数（节假日包含）= 本地的报销费用； 2.4.2 异地公差电话费报销计算方法：
××元/日×异地公差天数（节假日包含）= 异地公差报销费用； 2.4.3 电话费报销标准
2.4.3.1 部门经理 本地电话费5元/天，公差电话费10元/天；
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2.4.3.2 普通员工 本地电话费3元/天，公差电话费6元/天。
2.4.4 异地公差天数的计算，参考差旅报销标准确定；非公差异地电话费用报销按
照本地电话费用报销标准计算；
2.4.5 根据特殊的工作需要，每日电话费报销金额可以另行规定并通知本人。
3
通讯设备的使用 3.1 3.2
公司办公室内通讯设施的维护和更新，由办公室负责；
为保证工作联系畅通，凡手机费报销员工必须保障手机在每日（节假日包含） 8：00 – 23：00间通讯。如果因偶然原因使得无法正常通讯，必须开启“全球呼”或类似功能，无法正常通讯时间不得超过30分钟，否则，扣除本日的电话报销费用。
本办法未尽事宜将根据公司发展情况及办公条件加以修订完善。
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第九章 合同管理制度
1
范围
合同系指公司从事对外活动所签属的专门文件，包括经济文件、技术文件、合作协议、物资采购合同等。 2
经济文件 2.1 2.2 2.3 2.4
经济文件是指进行商务活动中的合同、报价、商务标书、简介等有关文件； 经济文件一般由市场部项目经理负责起草，公司经理审核；
销售人员要认真学习《合同法》及公司有关文件，以严谨的科学态度拟定文件条款； 商务报价一律由打印形式发出，报价单应注明发往单位、地点等、送达人及发送人，由主管经理签字后方可发出并同时将原稿留底； 2.5 3
经济合同的签定要由财务人员对成本进行核算。
技术文件 3.1 3.2
技术文件是指技术协议、方案、措施、技术标书等一类文件； 技术文件实行三级审查制度： 3.2.1 由文件编写人员进行初审； 3.2.2 由主管经理进行复审； 3.2.3 由总工程师进行终审。 3.3
技术文件终审后，由总经理签字后发送。
4 合作协议 4.1 4.2
合作协议主要是指技术开发合作、项目合作、经营合作等； 合作协议由涉及到的部门经理共同起稿，由总经理审核、批准；
5 物资采购合同 5.1
物资采购合同是指公司因工程、开发、办公所需要的产品、材料、设备等等一切物资的订货合同。 5.2
采购合同由采购部根据各部门/或个人的“商品采购申请单”，经主管经理审核批准后，与供应商签署的供货合同。
6 合同保管 6.1
经济文件、技术文件、合作协议，由公司经理指定办公室人员管理，进行分类、建档、保存、备份等工作。 6.2
物资采购合同由采购部进行分类、存档管理。
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