予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。 5. 本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
6. 文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字
后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。 7. 对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
8. 每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的
确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》 9. 文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专
项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。 10. 每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事
部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
收发文流程 信函收文 总台收函 收函登记表 收件人签收 个人信函 部门信函 私函自理 公函归档 业务部门 主管归档 总经理 秘书筛选 责任人：文员、GM秘书 监督人：行政主管 登记归档 总经理 发函发文
发函打印 保密标识 主管签字 用公司印 复印存档 分理 发文登记表 用印流程 信件 文员送邮 传真 快递 总台电话 责任人：文员、总台 监督人：业务、行政主管
七 用印
1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。
2. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准
后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。
用公司印流程
责任人：GM秘书 监督人：GM
申请人 申请单归类 GM秘书 用印 GM签准 公司章 合同章 法人章 财务章
用印申请 用印申请单 GM秘书 八 文档
（一）图书杂志
1. 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6
月、12月下旬详实盘点。 2. 文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工
由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》
3. 一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不
得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。 4. 对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。
图书管理流程
责任人：文员 监督人：行政主管
（二）专业资料 1． 资料分类：
图书购进 文员登记 图书登记表 入库 每月清点一次 借阅 图书借阅登记表 按时回库 借书人 图书清点报告 文员登记 1.1公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本
及复印件；
1.2公司由政府主管部门购买的政策法规； 1.3公司各类剪报;
1.4公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料 2． 公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外 3． 特殊情况需复印者，须填报复印申请批准
资料管理流程
（三）客户档案
1． 客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域
2． 客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各
类文件、文本 3． 客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外 4． 特殊情况需复印时，须填报复印申请报批
5． 服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任
借阅人 复印人 登记 申请 当天回库 借阅登记 复印申请 借阅 复印 定时清点 入 库 清点报告 保密标识 登记注册 资料整理 登记表
公司行政管理制度汇编
