候审批、签发、盖章，这些都可在网络上进行。
? 规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比
如：公文会签、计划日志等工作流程审批都可在网上进行。
? 使决策变得迅速科学：高层决策不再是在不了解情况、缺乏数据的环境
下主管决策，而是以数据和真相为依据做出的科学决策。
? 提高内部凝聚力：科员与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥科员
的智慧和积极性提供了舞台。
综合办公自动化系统在环保机关、下属单位之间实现办公信息交互和共享，实现内部办公事务流程化处理，流程实现可视化定制和管理。
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第三章 综合办公自动化系统
3.1 公共事务
公共事务管理部分主要包括公文管理，会议管理，车辆管理，移动办公，领导日程管理，公用通讯录等这些功能主要面向各个部门及下属单位职员使用。
3.1.1 公文管理
公文管理包括收文、发文、领导交办事项、办文统计、公文归档、公文查询等功能，其中：
? 发文
公文管理中的发文流程是根据公文管理的有关规定在系统管理中事先设定的，在必要的时候，可由系统管理员进行调整。在公文管理系统中，用户选定发文类型时，实际上就已经确定了公文的流程。用户必须严格按照规则办文。
发文管理通过计算机和网络完成发文的拟稿、传递、审批、编号、盖章、催办等，实现发文的电子审批流程，提供对发文审批流程的可视化监控、有效的查询统计功能。 发文主要功能有：
? 根据公文的种类，灵活定制各种发文的文件格式，同时支持通用的流
行软件Microsoft Word格式或WPS格式，完全可以满足各种格式公文的需求；
? 采用“一键式”的Word或WPS正文编辑方式，大大简化用户操作步
骤；
? 根据发文类型，可以自动选择文件模版，自动生成文件标题等； ? 根据公文的类别，按照预先定义好的“文号”生成方式自动添加分配
文号；
? 根据发文流程，灵活控制公文的传递流向；
? 根据发文的不同环节，系统自动进行不同操作和不同权限的控制；
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? 可设置发文拟稿人权限，默认值为所有人员；
? 在公文流转过程中自动记录所有的修改信息，实现修改留痕功能，包
括修改者、修改内容、修改时间等。同时支持清稿查看、仅查看某一部分修改人痕迹的功能；
? 支持发文传阅功能，权限范围内的读者将收到系统发送的“待阅提
示”。
? 根据不同角色可定制不同用户查看公文的权限；
? 由于某些原因错发的文件，系统提供在文件接收者尚未签收时，收回
错发文件的功能； ? 收文
收文管理通过计算机和网络完成文件的登记、批分、传递、审批、发送和归档，实现收文的电子批阅流程，提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计功能，可打印收文登记、收文登记簿等单据表格以及将文件进行电子归档。 主要功能有：
? 收文登录，把来文录入到计算机中；
? 系统自动对收文进行编号。来文文号自动生成年度部分如：[2002]。
收 文文号按文件年度自动计算流水号，与文种和收文日期无关。格式：[2002]0018号，生成的编号可以更改。本系统提供收文登记冲突检测，即输入原文号后，系统自动判断正在登记的文件是否和以前登记过的收文重复，如果有冲突发生，显示提示信息和收文号，从而保证同一文件不重复登记；
? 根据收文的不同环节（如拟办、批阅、阅办、归档）系统自动进行不
同操作和不同权限的控制；
? 支持收文传阅功能，权限范围内的收文者将收到系统发送的“待阅提
示”；
? 根据收文流程，灵活控制和定制收文传递流向；
? 控制收文拟办、批阅、主办、阅办一系列操作，可以根据实际要求进
行人工催办；
? 可以根据收文基本信息，进行综合查询；
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? 由于某些原因错发的文件，系统提供在文件接收者尚未签收时，收回
错发文件的功能。
收/发文要求：
? 公文流转支持顺发、并发、分支、自由流转等流转方式； ? 提供基于WEB页面的图形化工作流程显示功能； ? 具备必要的流程访问控制；
? 公文流转过程中，支持数字签名、文件版本控制等； ? 支持电子公章等； ? 支持环节人员代理；
? 归档文件具备完善合理的访问控制功能； ? 提供完备安全的流转日志记录。
3.1.2 会议管理
会议管理包括：会议计划制定、会议审批、会务管理、会议文档管理等功能。 ? 会务管理：包括发布会议通知、制定与会名单、预定会场、安排住宿和
印发手册等，会议文档管理会议计划，制定会议计划。
? 会议文档管理：管理会议形成的各类文档，包括电子、纸质与多媒体文
档。 会议管理特点：
? 可设定会议开始、结束时间、参加人员、会议议程、会议地点、主持
人；
? 一旦选定参加人员，自动发出邮件通知，在用户的待办事宜和邮件中
显示开会通知，必要时可设置通过发短信通知选定的人员，并且可要求参加人员在收到通知后填写回执；
? 可通过与资源借用模块结合，在准备会议时预定会议室及开会所需 ? 要的各种资源；
? 可查询各会议情况，会议室使用情况等； ? 可通过Same Time召开网络会议；
? 会议结束要有会议记录，设计到工作安排的转向工作安排模块；
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3.1.3 车辆管理
对环保部门内部车辆进行统一的管理，包括车辆的申请、调度、维修、报废等。
3.1.4 领导日程管理
领导日程管理是部门领导日常办公的一个重要工具，管理副局长及以上人员的身日常工作安排，领导日程管理的主要功能如下：
? 日程计划增、删、改、屏蔽。 ? 日程确认
? 对填写待定日程安排进行确认, 对别人邀请的日程安排，确认后，系统
将发送回执以通知邀请人（参加与不参加该日程都要发送回执以通知邀请人）。
? 日程委托：用户可以将日程安排委托给系统中的另一用户，让这一用户
全权处理他在日程安排系统中自己能处理的所有日程。
? 日程计划发布，有选择地发布领导的日程计划供各级人员查询。 ? 领导日程邀请、领导日程查看、领导日程打印、人员分组
? 领导日程计划提醒，按照用户定制条件和方式对近期日程计划进行提醒。 ? 活动类型维护，定义每一种活动类型所对应的日程安排在列表中的显示
颜色，并对这些信息进行维护。 日程管理特点：
? 具备日程管理权限控制功能； ? 支持一对多的日程安排； ? 支持对日程事务的跟踪；
3.1.5 公用通讯录
通讯录分为按照其所属范围分为三种类型，即：个人通讯录、环保部门内部通讯录和公共通讯录。
公共通讯录功能分类管理环保部门内部通讯录和公共通讯录两大类，通讯录
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行政部门综合办公自动化系统设计方案经典
