高等院校学生学籍档案管理探究
作者： 杨淑捷
来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第2期
高校学生学籍档案管理是教学管理和人才培养的重要组成部分。自1999年高校扩招政策实行以来，高校在校生数量规模不断扩大，目前，全国全日制在校研究生、本科生、专科生已达3000万人左右。庞大的学生规模给高校学生学籍档案管理工作带来了巨大的困难、压力与挑战。但为了学生的科学发展，促进高校学生学籍档案管理工作的规范化建设，以及满足档案利用者的需求，切实提高高校学生学籍档案管理工作的水平与效率已刻不容缓，迫在眉睫。
一、高校学生学籍档案管理的内涵与特征
（一）高校学生学籍档案档案管理的内涵。目前，学界对高校学生学籍档案管理的内涵没有统一的界定，当然，也没有从学理方面进行过必要的分析，只是在管理实践中，原国家教育委员会于1994年颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的文件中，对高校学生学籍档案管理给予了界定：“学籍档案包括：学生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩单、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）、学生奖励材料（各类奖学金、优秀学生、先进班集体等）以及学生处分材料。”从中可以看出高校学生学籍档案管理包括静态和动态两个部分的档案材料，其中，学生入学登记表、学生学籍卡片、在校学生名册等档案材料属于静态档案材料，像学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）、学生奖励材料（各类奖学金、优秀学生、先进班集体等）以及学生处分材料等属于动态档案材料。
（二）高校学生学籍档案管理的特征。1.互动性。高校学生学籍档案管理的主体虽然是学籍档案管理人员，但其应用主体却是学生和家长，这就决定了高校学生学籍档案管理的过程具有较强的互动性。2.公平性与效率性。这是高校学生学籍档案管理的另一个重要特征，在保证公平的前提条件下，尽可能提高工作效率是很关键的，尤其是涉及学生留学、就业、升学等方面，及时、准确、高效、完整地提供学生的学籍档案材料显得尤为关键。3.教育性。在高等学校，任何档案管理过程和组织行为都体现着教育性这一永恒的主题。学籍档案管理的育人功能是高校人才培养的一个重要方面，通过学籍档案管理过程培养学生实事求是、科学严谨、一丝不苟的人生态度和敬业精神，为学生科学健康发展奠定坚实基础。
二、高校学生学籍档案管理的现状与问题
（一）高校学生学籍档案管理的系统性不强。在学生学籍档案管理的顶层制度设计上缺乏系统性的措施、办法和要求，导致各个二级学院在大致遵守规范的情况下各自为政，学生学籍档案管理的科学性、实效性、规范性得不到充分体现。
（二）高校学生学籍档案管理的规范性不强。这集中表现为各个二级学院及职能部门在学籍档案管理的过程中对各类学籍档案文件收集整理不及时、不完善、不规范。如，学生的休学、复学、转学、退学的文件档案，以及对学生的奖励、处分等的文件档案，这些都要及时归入学生本人的学籍档案里，才能客观、真实、准确地反映学生的学习过程。
（三）高校档案馆在学生学籍档案管理中的作用与职能没有充分发挥出来，尤其缺乏宏观业务指导。存在这种现象的原因主要是，档案馆服务教学和人才培养的积极性、主动性、责任感不足，且档案馆与各立卷部门职责不清，影响了学校档案事业的发展和人才培养质量。
（四）高校学生学籍档案管理信息化水平有待进一步提高。这突出表现在其被利用价值的高低，而其被利用价值的高低又取决于档案的完整性和利用时的方便性与快捷性。显然，提高
高校学生学籍档案管理信息化水平以及加强档案的规范化建设是提高档案利用价值的重要途径。这里包含两个方面的问题：首先是档案的客观性、完整性、准确性是档案存在的生命线和价值所在，是基础性和条件性的存在。其次，档案管理信息化水平是手段，是提高档案利用率的关键。
三、解决高校学生学籍档案管理问题的对策
（一）学校领导要高度重视学生学籍档案管理工作。要进一步转变观念，提高认识，绝不能停留在对档案工作老认识，老观念的层次上，要彻底转变对档案工作可有可无的模糊认识，要紧紧围绕人才培养质量这个主题，狠抓教育教学过程的同时，再凝心聚智做好具有服务性质的学生学籍档案管理工作，确保学生学籍档案管理工作在育人和提高质量方面能发挥出重要作用与价值。
（二）高校档案馆、教务处、二级学院要加强统筹协调管理，各司其职，各负其责，充分发挥各自的作用。形成学生学籍档案管理的合力，共同为提高育人质量贡献力量。在此过程中，切实增强主人翁意识，发挥主观能动性，尽到自己的工作职责至关重要。要放下“架子”，主动协调、沟通，切实投身到培养人才、服务学生科学发展、健康成长的教育事业中来，是做好学生学籍档案管理工作的重要保证。要摒弃部门利益，要有大局观念，宏观意识，这样才有做好学生学籍档案管理工作的思想基础，否则，仅有物质性条件，是做不好此项工作的。
（三）形成做好学生学籍档案管理工作的综合保障体系。学校人事部门要从学籍档案管理工作的人员配备、人员的业务进修与提高，以及相关的政策保障、岗位职责的落实等方面予以切实落实，增强从业者的荣誉感、自豪感等。因此，学校人事部门要把具有档案管理专业知识背景的人员及时补充调整到档案管理队伍中来，优化队伍的结构与布局，切实提高学生学籍档案管理工作的专业化水平。学校设备部门要给学生学籍档案管理配足、配齐各种设备，包括基础性设备和中高端设备，像扫描仪、远程视频系统、相关的软件等。学生学籍档案管理人员要充分利用信息技术，实现档案管理的现代化。另外，学校财务部门要为学生学籍档案管理工作划拨充足的维持经费和发展建设经费，确保学生学籍档案管理工作的有效和可持续开展。
（四）学生学籍档案管理工作的从业者要高度自律，克服职业倦怠感，形成职业荣誉感，以满腔的热情投入到服务学生成长成才的活动中来。首先要切实形成职业责任感，以严肃、负责、实事求是、勤奋、高效、科学的精神和态度做好学生学籍档案管理工作。其次从业者要严格要求自己，不断提高自我修养，坚守职业道德。最后从业者要不断加强自我学习，不断适应学生学籍档案管理工作出现的新形势、新发展、新任务、新要求，从而不断增长服务学生发展的才干。
四、总结
总之，高校学生学籍档案管理是确保人才培养质量的重要组成部分，是为国家经济社会建设培养高素质建设者的保障环节之一。因此，提高高校学生学籍档案管理水平不仅是高校和学生的要求，也是时代和社会发展的必然要求，高等学校要从队伍优化、设备配置、政策保障等方面全力做好服务工作，发挥档案馆应有的价值。
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