酒店管理财务 订单处理及开票的控制——集团连锁酒店管理公司
订单处理及开票的控制
控制目标 控制目标失败而产生的风险 控制活动 建议审计程序 1. 与销售部门员工进行访谈，了解实践操作人员对公司标准产品名录和价格体系表的认知程度，交叉询问不同的员工在其实际工作中执行产品名录和价格体系的程度； 经管理层审核的公司标准产品名录/价格体系表下达到销售部门和市场部门员工并执行。 2. 根据交叉询问的结果评估产品名录和价格体系表在相关部门贯彻执行售后服务的巨大压力；客户投诉的增加；公司公众信誉的损害。未经授权的销售价格或折扣；潜在和外在的销售损失；管理层意图无法贯彻执行。 销售订单在发给客户前经过销售部管理层审核。 3. 2. 1. 的程度。 对销售部门管理层进行访谈，询问销售订单的核准过程和审核的内容，确认是否包括了对产品名称和销售单价、折扣的确认； 取得销售订单文件，使用判断抽样法，抽取____张销售订单，查看其是否有销售部管理人员的签字确认； 把步骤 2 所选样本的产品对照标准产品名录，查找是否有在名录上无法找到的项目，并调查原因； 4. 把步骤 2 所选样本的产品对照经批准的价格体系表，查看销售单价和折扣比率是否均能够在体系表上找到，若非如此，则需调查原因。 销售订单只处理经管理层授权的成熟的公司产品或服务。销售订单遵循公司的价格体系或标准。 1
叶予舜 二〇二〇年六月二十七日星期六
价格偏离价格体系规定的销售订单均经由高级管理层的特别审批。 1. 对销售部门管理层进行访谈，询问是否经常有偏离价格体系定价的销售订单的情况，以及相应的处理程序； 2. 取得此类销售订单的文件，使用判断抽样法，抽取___张销售订单，查看其是否销售部高级管理层的的签字确分级授权审批销售价格 认或者批示意见； 3. 寻找任何未有书面特别批准例外的情况，调查其原因。 4. 1. 取得并查看价格审批的分级授权表。 对销售部、市场部、信用控制等相关订单执行部门进行访谈，了解是否有订单处理的流程文件和要求的时间间隔； 2. 对照该流程文件的时间要求，评估经办人员执行流程的情况和执行效率； 3. 使用判断抽样法，从归档的销售订单列表中抽取___张销售订单，追踪样本公司业务操作流程中说明了订单处理的时间标准，并下达经办人员执行。 所有的销售订单/合同及时地得到处理，递交到发货和服务部门。 市场机遇的丧失；客户投诉的增加；公司公众信誉的损害；内部管理成本的上升。 1. 到相应的发货单据，查看日期的变化以评价订单的处理时间是否符合要求。 询问订单处理部门使用内部控制的文件追踪订单处理的情况； 使用内部文件，记录并追踪所有的销售订单处理情况；对较长时间未处理的订单及时调查原因。 3. 2. 获得最近三个月的订单控制文件，查找尚未关闭的订单，是否已有相关人员的适当跟进； 对于未及时跟进的订单，调查其原因并提交审计发现与建议书。 管理层定期复核系统中的订单列表，查看异常订单状态并及时调查原因。 2
1. 交叉询问订单处理部门定期提交给管理层未完销售订单报告的情况；交叶予舜 二〇二〇年六月二十七日星期六
叉询问相关管理层人员定期复核该报告的情况。 2. 获得最近三个月的未完销售订单报告，查看管理层复核留下的签字确认和日期，评估定期复核制度的有效性； 3. 对于未及时予以复核的未完订单报告，向管理层询问原因以及替代定期复核的措施。 1. 对 IT 部门进行访谈，询问了解系统中的销售订单的流程，包括输入，授权，信用检查，放行以及传输到仓库的过程，以及该过程所需的时间； 2. 实地观察操作人员输入订单的过程，以及仓库接收经授权放行的系统订单的过程； 3. 交叉询问 IT 部门和业务部门关于未通过信用检查的订单情况； 4. 在业务操作和IT 人员的帮助下寻找一个超过信用额度的客户，在系统中输入一个测试订单，观察其是否被系统实时的挂起，测试结束后由IT 人员将该订单手工关闭； 5. 在 IT 人员的帮助下，从系统的日志文件或放行列表中使用判断抽样，抽取最近的____个被手工放行的挂起订单记录，追踪到相应的书面审批文件，如信用额度宽限申请书、管理层审批意见等，查看管理层的签署意见和签章确认。 3
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使用电子接口传送批准放行后的销售订单到仓库备货。 1. 与销售部门管理层进行访谈，询问合同签订前信用检查的流程和相关信息； 所有的订单在合同签订前都按管理层批准后的信用政策进行了信用检查。 2. 从归档的合同审批表中，使用判断抽样法，抽取____张合同审批表，查看是否有信用控制经理的签章确认和签署意见。 1. 对订单业务的相关部门进行访谈，了解销售订单授权放行的流程和相关信息； 2. 所有未通过信用检查的销售订单均须经过恰当管理层分级授权后才可以放行。 只有通过信用检查的客户才能进行合同的签订和销售订单的进一步处理。 未经授权的订单放行；潜在的坏账损失 3. 1. 获得销售订单的内部控制文件历史记录，对于其中手工放行的订单使用判断抽样，抽取____条记录，追踪到书面的授权记录，如信用额度宽限申请书、管理层审批意见等，查看是否由管理层的签署意见和签字确认。 取得信用审批的分级授权表。 对 IT 部门进行访谈，询问了解系统中的销售订单的流程，包括输入，授权，信用检查，放行以及传输到仓库的过程，以及该过程所需的时间； 2. 实地观察操作人员输入订单的过程，以及仓库接收经授权放行的系统订单的过程； 系统中自动挂起无法通过信用检查的订单等待经管理层授权的放行。 3. 交叉询问 IT 部门和业务部门关于未通过信用检查的订单情况； 4. 在业务操作和IT 人员的帮助下寻找一个超过信用额度的客户，在系统中输入一个测试订单，观察其是否被系统实时的挂起，测试结束后由IT 人4
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员将该订单手工关闭； 5. 在 IT 人员的帮助下，从系统的日志文件或放行列表中使用判断抽样，抽取最近的____个被手工放行的挂起订单记录，追踪到相应的书面审批文件，如信用额度宽限申请书、管理层审批意见等，查看管理层的签署意见和签章确认。 销售订单的填制人员、发货人员和记录销售的人员由不同部门的不同员工担任。 1. 交叉询问管理层和业务部门的操作人员，了解订单、记录和发货业务的职责分工； 2. 若无法满足职责分工的要求，则询问管理层是否有定期复核业务报告的管理层定期复核销售订单列表和发货记录。 3. 制度，如复核订单列表和发货记录等； 查看相关文件，确认管理层定期复核业务报告的书面证据，如签字，批注等。 经办人员核对销售订单/合同、出库单，以及经管理层批准的价格体系表后开具销售发票。 1. 对财务部的开票人员进行访谈，了解开票前相关单据核对的流程，包括订单、合同、出库单以及价格体系表等；了解是否有独立于经办人员的其它人对发票的准确性进行再确认； 2. 独立于经办人员的其它人员核对发票上的客户的名称、地址、银行账号和税号等信息。 3. 实地观察发票开具的过程，确认发票开立之前相关单据经过核对；观察发票在送交客户之前由第三人对信息进行复核的过程； 检查发票信息核对的书面审计轨迹，使用判断抽样，抽取____张发票复核单据，检查其是否有复核人的签章。 5
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销售业务中不兼容职责之间具备必要的职责分工。 虚拟的销售客户；发货到不存在的客户；公司的资产损失。 开立的销售发票准确地反映了交易的相关信息。 错误的销售金额；错误的客户信息；内部管理成本的增加。
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