公 文 写 作
省政府办公厅五处处长田俐 （2008年11月26日）
今天虽然有大雾，走进这个地方让我很感动。其实2004年在安县开培训会的时候，郭局长就曾经请我讲课，因为我个人身体原因当时没有讲成，今天我一定要来讲这次课，完成好这次任务。
我所做的工作就好比是川医的急诊室，临床经验要丰富点。遇到的问题多一点，过去长期在综合秘书处，现在我在秘书五处，是质监部门的对应部门，也是服务对口部门。
今天我们从公文处理的角度来给大家做些交流沟通。在这之前我请苟主任给我提供了一些基础资料，也想看看质监局的文件。和省质监局和在座单位的文件情况。我们在座地区的文件不多，只有三个地区德阳、资阳、雅安。我针对性效弱的单位讲两点。有些单位可能有顾虑我们把文件拿来了，我在这里提出来讲了有丢脸的感觉。其实不会因为我讲了后你在操作方面会更直观。今天在讲的过程中包括我们省局和提供了文件的地区我想都能直观的了解自己的文件出现的问题。
我们的文件感觉有一些基础问题，一些普遍性公文问题。从我们公文上来讲，在行政机关工作都有个人心得体会。在日常行政机关工作中有3项基础性工作。办文、办会、办事。最终的落角点在办文上。办文是体现我们质监系统的一个精神形象，是体现个人素质的一个重要方面。在讲办文之前我们前进几个方面：不光是办文、办会、办事都要有种高度的责任感、任命感。比如巴中市政府放假通知?中秋节写成端午节?因为写错了三个字，巴中市办公室的三
名干部丢了官，由此所派生出的一个问题，一方面是写错一个字的问题。另一方面书面的叫做“职业疲劳”。再说的大众一点就是“搞久了搞皮了”。一到放假前就要做好节前的通知、节前安全之类。有时候一个放假通知常常都是比如10.1放假通知用5.1放假通知改。上面改动都没什么，我分析在标题没错，文件中就可能出现错误。所以工作中一定要注意点点滴滴细节。一定要有高度的责任感，这样才能办好我们的公文，才能办好们的会、办好我们的事。因此讲公文重点讲规范、细节、程序。
今天我们主要讲规范、程序，在中间入点点滴滴细节。讲政治、讲纪律。领导说了算，注意原则性和灵活性！
第一、公文的制作者是依法成立的组织。
第二、公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。
第三、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。
公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力于规范各式的文件。
一、文种的规范：
按照?国家行政机关公文处理规定?我们的文种有13种。13种容易出现问题的做介绍。13种文种之外的都叫不规范。公文处理中不规范在我们上报文中是被退文的。退文是和目标考核中是挂钩的。一个退文是0.3分。因此这个是就硬伤。
（一）请示、报告
请示中容易出现的问题：不要把申请做为请示。
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报告中容易出现的问题：通常我们报告是一件事情正在进行之中，或者一个时断结束了。领导让写个汇报。汇报是13个文种外的，因此汇报只在单位内部的发，只要是向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问都用报告。比如关于××建议、关于××计划、关于××反映都是13个文种之外的东西都是在机关内部使用不在上行文中出现。
（二）请示、报告不分。 上行文处理中一个重要问题。 （三）请示报告区别：
第一点区别：请示：凡是须要让上级机关批示、批复的叫请示。 报告：凡是只是要上级机关知道、不须要让上级机关批示、批复的叫报告。
第二点区别：请示一定要在事前（事情进行之前），不能先斩后奏。先斩后奏属于品质问题，一个机关的品质问题，还不是程序错了。而报告可以是事中（这个事情进行之中）、事后（这件事情结束之后）。
第三点区别：请示报告结束语不同。
（四）什么是结束语：我们通常在文件结束的后面加上报告、通报、函加上特此通知、特此报告之类的。如何正确使用结束语？1、凡是在开遍第一段写了“现将××通知如下”、“现将××批复如下”、“现将××函告如下”后面可以不再加“特此通知”、“特此批复”、“特此函告”。2、不管结束语有多少个字，结束语都必须单独提行，而且要加上标点符号。
第1种错误是在公文当中无论是使用标点符号还是在语言的表述上，请大家注意不要使用带有感情色彩的语言或者带有感情色彩
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的标点符号。在这中间有许多我们认为很紧急我们认为很重要的事情我们就写上紧急请示或者特此请示打上惊叹号。但是一般不使用惊叹号。
第2种错误是有的单位在结束语后面加括号。特此请示，妥否后面在公文当是通常都不用括号。一般就平铺直叙用“，”或者“。”
请示和报告的区别还体现在结束语上的区别：通常请示我们用专此请示、特此请示之类。报告就是专此报告、特此报告。
（五）平行机关公文往来通常用函
函件适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
在平行机关之间出现的差别，一线单位和二线单位的差别。一线单位就是综合性的单位，大家都要找他的单位（比如管钱的财政、管理档案的单位），所以在发往这种单位的公文行文中要有目的性，一般在这种公文处理上使用函件。在对一线单位使用函件的问题的时候，一般要有乞使语句，高升半格打报告，有要求请示时注意原则性和灵活性。
（六）意见文种
适用对重要问题提出见解和处理办法。是广普性文种，可以发上行文、下行文，比效全面。
（七）会议记要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。注意不加印章，会议记要没加盖公章也有法律效应，抄送、分送问题，会议纪要用分送。
批复：上级对下级单项的答复用批复；平行机关公文的答复用复函。
二、格式的规范
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公文的主要素和主要素背后的实质上内容做个解剖。办公室做为一个中转枢纽，承担着承上启下的重要作用也承担着对公文的审核把关。必须对公文的主要素必须要知所以然还要知其所以然。才能够说服领导，才能够对对应处室、科室说话有理。
（一）公文的密级问题：国家秘密的密级分为“秘密”、“机密”、 “绝密”三级。“绝密”是国家最重要的秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；“秘密”是一般国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
1、随着密级不断加高，他的程度是不断提升的。一般在不好把握的情况下用一个字“靠”的原则。跟着感觉走，在行文的过程中在我们自己无法把握的情况下就看上级文件。上级文件注密级就依照上级公文的密级，不能随意升密、降密与消密。
2、在每个密级文件后面都有一个密级期限。因为按照通常密级文件都要求加注保密期限。一般我们省政府通常没有加保密期限，但是不加不代表没有。往往密级越高的密级文件保密期限，越短。一般秘密10年、机密20年、绝密30年。一般绝密文件一定要加保密期限、公文分数序号。公文分数序号是为了能够“对号入座”公文分数序号记载了整个公文的流向，一但保密部门检查有证可查。（举例：省政府办公厅在成都市加油站捡到一份文件因为有序号查到后交到了机关）
3、绝密级公文：绝密级公文运转需要核实载体、需要专用信封（应当使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的信封，信封的封口及中缝处应当加盖封章或加粘密封条）、文件分送必须根据?国家保密法?的规定在本地范围内传递由发件人或收件人单位派专人、
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公文
