质量·环境·职业健康安全——《一体化管理手册》 文件编号：QB/FHYT-[QMS-EMS-OHSMS]-01 版本：第三版 时，应将《一体化管理手册》<管理体系说明>交回公司工程管理中心并办理回收手续。 4.2.2.10 当公司的组织机构、产品结构、资源配置发生重大改变与调整时，当公司发生重大质量事故、环境事故、职工伤亡和健康事件或相关方连续投诉时，当法律、法规、标准及其他要求发生重大变更时或内部审核、外部审核、管理评审后，由最高管理者、质量/环境管理者代表以及职业健康安全的最高管理者中的被任命者、公司工程管理中心考虑《一体化管理手册》<管理体系说明>的修改事宜。
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质量·环境·职业健康安全——《一体化管理手册》 文件编号：QB/FHYT-[QMS-EMS-OHSMS]-01 版本：第三版 4.2.3文件和资料控制程序（管理制度） 4.2.3.1 目的
对质量管理、环境管理、职业健康安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保公司所属各有关场所使用相应文件的有效版本，从而保证一体化管理体系正常有效地运行。 4.2.3.2 范围
适用于与质量管理、环境管理、职业健康安全管理体系有关的的文件和资料的控制。 4.2.3.3 术语和定义
1）、文件和资料：指本公司所购买、编制和接收的对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的书籍、文字材料、图纸、照片、计算机磁盘、光盘、磁带等图文和电子载体。
2）、文件和资料管理：指对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行的编制、审核、批准、标识、发放、使用、评审、更改、回收、作废、销毁和归档等的控制工作。
4.2.3.4 职责
1）、最高管理者、副总经理、总工程师、质量/环境管理者代表以及职业健康安全的最高管理者中的被任命者、各部门负责人、项目经理、项目技术负责人等负责相关文件和资料的审批。
2）、各部门、项目部负责相应归口管理文件和资料的发放、回收、销毁、原件保存及作好相关记录。
3）、各部门、项目部负责相关文件和资料的编制和使用保管。 4）、工程管理中心是文件和资料控制的归口管理部门，负责制定本程序（管理制度），并定期对各部门的文件和资料控制情况进行督促和检查。 4.2.3.5 工作内容和要求
1）、文件和资料的分类
以下文件均为公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系所要求的文件和资料，必须予以控制。记录是一种特殊类型的文件，必须按照本手册“4.2.5记录控制程序（管理制度）”的规定进行控制。
a) 一体化管理手册、管理程序文件（管理制度）、作业文件(含施工方案、操作规程、进度计划等);
b) 与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的行政文件和资料; c) 工程合同文件和资料;
d) 采购文件和资料、分包/对外委托的文件和资料;
e) 施工组织设计、环境管理方案、职业健康安全管理方案、专项技术措施方案; f) 质量、环境和职业健康安全一体化管理体系的记录; g) 外来文件（包括设计图纸、设计更改通知、技术变更核定单、法律、法规、规程、规范、标准、图集等以及招标文书、监理通知等）；
h) 培训工作资料、编制方案的依据资料等。 2）、文件发布前得到批准
公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系所要求的文件和资料，在正式发布实
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质量·环境·职业健康安全——《一体化管理手册》 文件编号：QB/FHYT-[QMS-EMS-OHSMS]-01 版本：第三版 施前必须得到审批。审批人在审批文件时，应认真审查文件的充分性和适宜性，把好文件审查关，不充分和不适宜的文件应进行修改完善后再批准，通过文件审批应确保公司制定的文件具备充分性和适宜性。
a) 《一体化管理手册》（管理体系说明）由公司工程管理中心组织各有关部门编写，质量/环境管理者代表以及职业健康安全的最高管理者中的被任命者审核，最高管理者审批。
b) 一体化管理体系程序文件（管理制度）由公司工程管理中心组织各相关职能部门编写，质量/环境管理者代表以及职业健康安全的最高管理者中的被任命者审核，最高管理者审批，纳入《一体化管理手册》（管理体系说明）中各章节条款。
c) 全公司执行的一体化管理体系作业文件，由公司工程管理中心组织各职能部门编制，质量/环境管理者代表以及职业健康安全的最高管理者中的被任命者审核，最高管理者批准。各部门、项目部执行的作业规程、专项方案、措施由各部门、项目部组织编写，该部门负责人或项目部经理或技术负责人审批。工程所在地建设主管部门或建设单位有要求时，某些专项方案还应报建设单位、监理单位或当地政府主管部门审批或备案（如：环保措施、爆破方案、地质灾害治理措施、特殊安全措施等）。
d) 工程投标书中的技术标(方案或施工组织设计)，由预算合同管理中心组织编写，采取投标书评审的方式进行确认。中标后，实施前的施工组织设计由项目部组织编写，工程管理中心审核，技术负责人审批；建设单位有要求时，报建设单位、监理单位审批。
e) 公司与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的行政文件，由各相关部门编写，公司行政管理中心审核，公司领导审批。各项目部的行政文件，由各项目部经理或委托代理人审批。
f) 项目部的内部管理的办法、措施、制度和施工计划等，由项目部组织有关人员编写，项目部技术负责人审核，项目部经理审批。
g) 中层以上(含中层)管理人员的任职要求，由行政管理中心编写、公司主管领导审核、最高管理者审批。
h) 一般工作人员的任职要求，由行政管理中心组织各职能部门编写，公司领导审批。 i) 工程建设施工合同文件由预算合同管理中心起草，副总经理审核，最高管理者或委托代理人签订。
j) 公司的分包合同由项目部、工程管理中心起草，最高管理者或委托代理人签订。 k) 工程施工中的物资采购合同由项目部、工程管理中心起草，由项目部、工程管理中心负责人签订。
l) 劳保用品和安全设施的采购合同由项目部、工程管理中心起草，由项目部、工程管理中心负责人签订。
m) 施工机械、周转材料的采购、租赁合同由项目部、工程管理中心起草，由项目部、工程管理中心负责人签订。
n) 环境管理方案、职业健康安全管理方案由项目部、工程管理中心组织编制，由项目部、工程管理中心、公司工会审核。
O) 其他文件的审批，按相应的程序（管理制度）、作业文件的规定执行。
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质量·环境·职业健康安全——《一体化管理手册》 文件编号：QB/FHYT-[QMS-EMS-OHSMS]-01 版本：第三版 3）、必要时，对文件进行评审与更新，并再次批准
每年在内部审核、外部审核和管理评审中对现有质量、环境和职业健康安全一体化管理文件(《一体化管理手册》<管理体系说明>、程序文件<管理制度>、作业文件等)进行评审，评审现有体系文件的适宜性、充分性，必要时予以修订。修订或更新文件时，由责任部门按原审批程序进行批准和发放到原文件的发放范围。
4）、确保文件的更改和现行修订状态得到识别 a) 文件更改时，由更改申请人填写文件更改单，说明更改原因，对重要的更改(如技术参数)还必须附有充分的证据。
b) 经文件的原审批人审批，原审批人不在时，则由被授权的接替人予以审批，公司文件主管部门应向该次审批人提供必需的背景材料，审批人在审批时应考虑更改的可行性和适用性。
c) 文件更改获得批准后，该文件的主管部门将文件更改单予以印制、发放，发放应按该文件的原发放范围予以发放，确保原文件持有的各部门/人员均获得更改通知。
d) 各部门/人员接到文件更改单后，应在原文件上更改处作出局部修改的标识，文件更改单应与原文件随行管理。
e) 当发生重大更改或多次更改时，一般应对该文件进行换版。换版由该文件主管部门制发新文件进行审批、发放，同时收回相应作废的文件。填写好文件回收记录表。
f) 已批准的文件更改单原件，由该文件的主管部门保存。 5）、确保在使用处可获得适用文件的有效版本
a) 质量、环境和职业健康安全一体化管理体系文件的发放，由文件的编写或主控部门制定文件（资料）发放登记表，交负责审批或决定该文件的主管领导确认文件发放范围后，印制与确定范围相一致的份数，在发放的文件上注明分发号，以分发编号作为受控号进行登记发放。
b) 与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的行政文件按公文处理办法进行发放。
c) 通过电子版本形式发放的文件，在公司内部网络上办理签收；通过纸介质形式发放的文件，领用部门/个人应在文件（资料）发放登记表上签收。
d) 因文件丢失、严重破损或其他情况(如提供给业主、供应商、认证机构等或本身确认发放范围时疏漏)而需申请领用时，由申请者填写文件领用申请单，经其所在部门审核和该文件主管领导批准后，方可领用。
e) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。
f) 丢失补发的文件给予新的分发号，并注明已丢失的文件的颁发号失效。 g) 文件主管部门应作相应的发放登记和回收登记。
h) 各部门收到有关文件后，应及时作好文件（资料）接收登记表。
i) 公司行政管理中心收到外来文件，填写公文处理单，送公司领导阅批。行政管理中心按公司领导批示将文件要求送相关部门、项目部负责人阅办或转发到相应的部门和场所。
j) 各部门或项目部收到有关文件，将文件上的有关要求进行部门内的文件信息传递
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质量·环境·职业健康安全——《一体化管理手册》 文件编号：QB/FHYT-[QMS-EMS-OHSMS]-01 版本：第三版 (可组织部门人员学习文件或传阅文件或再次转发等)。部门负责人应按文件要求组织部门人员实施。当收到的文件或资料涉及多个部门实施或涉及全公司的工作时，应及时将该文件转交公司行政管理中心进行处理。
6）、确保文件保持清晰、易于识别
a) 公司的各类文件通常应打印工整，手抄文件（如技术交底、图纸会审等）应字迹工整，各类文件应印刷或书写清楚，保持清晰、易于识别，任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰、整洁和完好。
b) 各部门持有的受控文件应有序、妥善保存，以便存取和查阅，各部门应建立本部门持有的在用受控文件清单。
c) 质量、环境和职业健康安全一体化管理文件用不同的文件名称和文件编号予以识别。
——手册编号为：
QB/FHYT-[QMS-EMS-OHMS]01 ——作业文件编号为：
QB/FHYT-[QMS-EMS-OHMS]02-**
——与质量、环境、职业健康安全一体化管理体系有关的行政文件编号按公文处理办法进行。
——工程竣工资料编号按档案管理规定要求进行。 7）、确保外来文件得到识别，并控制其分发
a) 法律、法规、标准、规范、规程及有关要求的收集、识别和控制分发按本手册中《法律法规和其他要求以及合规性评价控制程序（管理制度）》执行 。
b) 施工图纸和设计变更
（1) 施工图纸和发包人、监理等外来的文件由项目部负责接收，并转项目资料档案员做好收文登记。
（2) 根据施工图纸和发包人、监理等外来的文件数量和使用需要，由项目部进行分发、作好分发记录，各使用人保管好施工图纸和发包人、监理等外来的文件。
（3) 施工图纸在执行之前，项目部应按本手册“7.6生产和服务提供”的规定进行图纸会审，或参加设计、监理、建设单位组织的设计交底，确保理解设计意图。
（4）施工图纸涉及到保密要求时，各有关部门和项目部应采取有效的保密措施。 （5）设计单位和建设单位、监理提出的变更:
——设计变更必须由设计院(或设计室)制发或认可，并签章齐全。
——项目部接收到设计变更通知单时，应及时转交项目资料档案员作好收文登记，项目部技术负责人进行设计变更的审核，必要时报公司总工程师审查，然后项目部将确认可以实施的设计变更通知转发各相关部门或人员实施。不能实施的设计变更通知，项目部应及时与建设单位、发包人沟通，协商处理。
——若变更引起造价和工期变化，项目部应及时与发包人、建设单位进行沟通。若变更引起已完工程项目的返工，项目部必须填写增加工程量签证单报发包人、监理签证确认后才实施，若设计变更引起施工技术方案、安全技术措施、环境保护措施等的变化，项目
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质量、环境和职业健康安全管理体系程序汇编
