第九章 档案管理制度
第一节 行政档案管理制度
一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。 二、文件档案的处理
（一） 各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。
（二） 各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。
（三） 政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。
（四） 各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。
（五） 各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。
（六） 各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。
三、 各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《关于行文程序的管理规定》。 四、 各类公文办理程序
（一） 一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之内回复，紧急文件应当天回复。
（二） 上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。
第二节 工程技术档案管理制度
一、 工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。 二、 管理机构及职能 （一） 组织机构：
1、 XX房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组，该管理小组由下列人员组成：
组长：总工程师
组员：开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。
2、 参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作，并建立相应的档案机构和管理制度，配备能胜任的档案工作人员，以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。 （二） 职能
1、 总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件，组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。
2、 勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作，并按要求向建设单位工程部移交档案。
3、 各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图，汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。
4、 监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部，并负责审核施工单位的竣工文件。 三、 管理内容与要求 （一） 归档办法： （二） 管理要求： （三） 竣工图的编制：
（四） 归档范围、收集保管单位、保存期限（见附表） （五） 工程档案使用： （六） 汇总上报：
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