请思考下面的问题:
你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现,对个人生活或工作会有积极的意义?
这个问题问过数千人,发现绝大多数答案可归类如下: 1、改善人际关系。 2、改善事先准备工作。 3、更周详地规划与组织。 4、善待自己。 5、抓住机会。 5、充实自我。 6、增进能力。
这些都属于第二象限,因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项,为什么不身体力行呢?
大家好!我们已经学习了时间管理的原则系列之一和之二,现在给大家做一测试,看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。 急迫性指数测验
选取出你最可能作出的反应行为或态度(A=从不;B=有时候;C=常常)
1、我在压力之下表现最好。 ( )
2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张,以致无法作深入的自我反省。( )
3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 ( )
第 26 页 共 50 页
4、我休息时会觉得不安。 ( ) 5、我似乎永远在赶时间。 ( )
6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 ( ) 7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 ( ) 8、我在做一件事时常会想到另一件事。 ( ) 9、我处理危机时表现最好。 ( )
10、处理突发状况的兴奋感,似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。( )
11、我常为了处理突发状况,牺牲和亲友共处时间。 ( ) 12、当我为了处理突发状况,必须取消约会或中途离开,我认为别人应该能谅解。 ( )
13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 ( ) 14、我常边工作边吃饭。 ( )
15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 ( ) 16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的,我会很有成就感。( )
“A”总数: “B”总数: “C”总数: 总得分: (A=0分;B=2分;C=4分)
0到25分属于低度急迫性心态,26到45分属于强烈急迫性心态,46分以上已经到了严重急迫性的程度。 2.4 原则之四:合理地安排时间 首先我们来看看穆尔的故事:
第 27 页 共 50 页
案例 穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元,但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后,他立即拿出客户资料以及销售图表,以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现,80%的业绩都来自于20%的客户中,同时,不管客户的购买量大小,他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是,穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司,然后全力服务其余20%的客户。 结果如何?第一年,他就实现了月薪1000美元的目标,第二年便轻易地超越了这个目标,而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司(Kelly-Moore Paint Company)的董事长。
这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性,还体现了巴列特定律(也称80/20原理):总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的
按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明: 80%的销售额是源自20%的顾客; 80%的电话是来自20%的朋友; 80%的总产量来自20%的产品; 80%的财富集中在20%的人手中; ??
再举个例子,传统式的电冰箱在结构上,冷冻库是位于上端,冷藏库则位于下端。当你使用冷冻库时,则往往非下蹲不可。不幸的是我们使用冷冻库的机率高达80%,使用冷冻库的机率只有20%,致使我
第 28 页 共 50 页
们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此,某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改,将冷藏库与冷冻库的位置做了对调,这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现,这种设计就是利用了80/20原理。
80/20原理对我们的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花于重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。
掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时,犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中;但是有效进行时间管理的人,总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。
2.5 原则之五:与别人的时间取得协作
任何人类的组织,不论大小,都有其周而复始的节奏性、周期性;而我们作为社会或是团体组织中的一员,毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下,我们需要互相尊重对方的时间安排,也就是说要与别人的时间取得协作。
认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想,但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想,你可能就不会有太好的运气,可能要等到几个月后,你的构想才会被慎重考虑,甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去! 同样地,当我们需要到某一部门去参观学习,也需要提前与该部门人员进行预约,双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等
第 29 页 共 50 页
的约定。否则,突如其来的打扰会令对方措手不及,甚至有可能将你拒之门外!
大家想想,我们是不是也在经常抱怨外部的打扰(电话、来访等)、突发事件!既然如此,我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题,严格要求自己,提前做好计划与安排,与他人的时间取得协作,少一份慌乱,多一份从容!
2.6 原则之六:制定规则、遵守纪律
我们在成长的过程中,常被各种纪律所束缚,“没有规矩、不成方园”,因为有纪律,我们才有秩序。在时间管理中,我们同样强调纪律与规则。
世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才,然而他从15岁到过世为止,终其一生的作曲数量都是非常固定的,甚至可以用代数程式来计算。
历史学家梅尔·克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信;杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话,星期三、四则是12个,星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。
很多作家固定在每天某个时段工作,而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效,假如你养成每天写1000字的习惯,连续一个月后,写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字,过十几天后,或许可再增加几百字。
因此,我们说,制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面:
第 30 页 共 50 页
[职场必读]华为时间管理培训教程
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)