(1)双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度,可是,你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。
(2)不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等,只有如此,你才有可能获得相同的回报。
(3)想想为什么你的中断情形无法受控:你不喜欢得罪他人?你喜欢参与每一件事?别人经常来询问你的意见,使你觉得自己很重要?你不善于结束他人的来访?你让别人习惯于经常咨询你的意见?你就是喜欢不断地和他人交谈?
如果你让这些现象一直持续下去,你最后终究会一事无成。 第九章、省时之道 §3.4 省时之道
有时我们经常会听到这样的说词:“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上,没有所谓“空”的时间。你可能有休闲时间,却没有“空”的时间。在休闲的时候,你也许会躺在游泳池边尽情玩乐,但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。
凡在事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍:变“闲暇”为“不闲”,也就是不偷清闲,不贪逸趣。爱因斯坦曾组织过享有盛名的“奥林比亚克科学院”,利用晚上休息的时间聚会,与会者总是手捧茶杯,边饮茶,边议论,后来相继问世的许多科学创见,有不少产生于饮茶之余。实际上,有我们的生活和工作中,有不少时间是零碎的,还有一些时间是用来等待的,浪费的时间可以用数以万计来说明是并不过分的。所以,除了
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能够认识到时间管理的误区和掌握一些基本的技巧外,我们还要向大家推荐一些省时之道。
3.4.1 等待的时候做什么
在一天的活动时间里,你可能常常不管如何精密规划的情况下,还是必须等待。乍看之下,这些时间可能永远无法追回;当你忙得不可开交而又必须等待的时候,你的失望只会增加而不会减少。以下是如何利用无奈或无聊时间的些建议。
去看医生时带一本书,这样你就不必看他们的杂志或其它无益的东西。一位参加某个研讨会的公共关系主管告诉与会学员,他在电话旁边放了一叠阅读资料,每次在等对方接电话时便可以翻阅。一位必须在机场花很多时间的业务员说:“每次在下飞机去领行李的路上,我就停下来打公共电话,等我打完电话时,行李也已经出来了。只要能够利用,任何时间都不要浪费。”
不管在什么地方,齐格每次在排队等候时,他总会尽量带一些东西去看。美国人琳达自己开了一家顾问公司,一年约受理130个案子,她每年旅行各地,有很多时间是在飞机上度过的。琳达相信和客户维持良好的关系是很重要的,所以她常利用在飞机上的时间写短笺给他们。她说:“我已经无法自拨了,这样做让我非常愉快。”一次,一位同机的旅客在等候提取行李的时和她攀谈,他说:“我在飞机上注意到你,在2小时48分钟里,你一直在写短笺,我敢说你的老板一定以你为荣。”琳达回答:“我就是老板。”
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不管你多么有效率,总是有人让你等待:你可能错过公车、地铁、飞机,碰上出其不意的中途休息;你也许已经尽可能地小心计划每一件事,但是你可能意外地被困在机场。许多高成就者在这种情况下所做的事情是: 带本书看;写点东西;修改报告;检查语音邮件;打电话;用录音机口述信件等。 3.4.2 逆势操作
什么是逆势操作?在华尔街,逆势操作者就是当多数人都在买股票时卖股票,而大多数人都在卖股票时买股票的人;如果每个人都在观望,逆势操作者则疯狂地大买大卖。1980年,美国人肯·库珀写了一本书名相当吸引人的书:《一直左转》。这本书的要旨是:“远离高峰时刻,避免一窝蜂。”
将逆势操作运用在时间管理上,就意味着当别人没有在做某件事的时候,你就去做,这样可以省下许多等待的时间。
逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购,所以他们不会在周五下午去兑现支票,也不会在周五晚上进超市,而会选在晚上11点或早上6、7点逛逛24小时开放的超市。
逆势操作者退房的时间与其他人不同,他们会选择旅馆自动退房的方式:如果你可以在人潮多起来之前就退房,你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。
在办公室里,逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时,使用传真或复印机。
逆势操作者会在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭,等等。 3.4.3 追求互赖模式
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假设有人向你挑战比试腕力,时间限定在60秒内,比赛规则是扳倒对方次数越多者便是赢家,而旁观的另一人愿意提供赢家一角钱。双方各就各位后,一场激战即将展开。
1 为了说明的方便,请你假设一开始那人便把你扳倒,但是他并不停在那儿,反而立即放松施加的压力,让你把他扳倒,接着他迅速反应,将你再度扳倒,而你基于以往的习惯全力抗拒。
这时候你心中只有一个念头:“我要赢!”你的肌肉紧张、全神贯注以至于眉头紧锁,但就在僵持不下的当儿,你和那人脑中突然灵光一闪,发现一个事实:你们现在已各赢了1角钱!倘若你让他赢一回、接着他让你赢一回、不断相互扳倒,那么60秒结束,双方都赢了超过1角钱??于是,你们两个同心协力,不断地进行你扳倒他、他扳倒你的动作,来回反复地互相扳倒对方的手臂。在60秒结束的那一刻,你们各赚了3块钱,改写了只有一人能获得1角钱的局面。
双赢的精髓便是:人与人之间存在着合作的潜力,合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。
大多数人习惯以输或赢来判断自己的处境,“赢”便是代表其他所有人都得输,运动场上非赢即输的角逐、学习成绩的分布曲线在灌输我们“少便是好”的思维,于是我们便通过这副非赢即输的眼镜看人生,倘若没能唤醒内在的知觉,只为了争1角钱,一辈子拼个你死我活,却从来不曾想过合作的手段,能为彼此赚更多钱。“赢”的真正意义是实现目标,所以若用合作代替竞争,便能在有效的时间或较短的时间里达成更多的目标、甚至有意想不到的收获。 结 束 语
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好了,我们的教学内容到这里就结束了。希望通过这次教学,能够帮助各位对时间管理的概念、误区和原则有一些基本而清楚的认识,同时还能够在生活与工作中灵活地运用时间管理的方法和技巧。
最后,我们希望您能通过一点一滴的改进与积累,寻求合适的支点位置,不断地扩大组织和个人的力量,促使生活品质和工作品质的改善,祝大家都有一个有意义、充满快乐的人生!
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