财务部/审计部 意见 年 月 日 总经理意见 年 月 日 董事长意见 年 月 日
档案工作管理办法
第一章 总则
第一条 为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。
第二条 我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。
第三条 集团公司及各分（子）公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。
第四条 立卷归档以我公司各部门、各分（子）公司产生的文件材料为主，
须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。
第五条 按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。
第二章 档案类目 案卷编号
第六条 档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
第七条 如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。
第八条 同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。
第九条 案卷索引表中的档案号的表示方式如下 X1—X2—X3—X4
其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。 第十条 《档案分类编号表》确定了集团公司及分（子）公司立卷类目。 第十一条 立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第三章 平时归卷
第十二条 公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。
第十三条 行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在《收发文登记薄》上注明。
第四章 案卷整理 目录编制
第十四条 案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则。
第十五条 档案管理部门须编制完整的《卷内文件目录》、《案卷索引表》、《分类文件目录表》，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。
第五章 调卷
第十六条 员工因业务需要调阅档案时，应填写《档案调阅申请单》，并经审批。在档案室当场借阅者，免填《档案调阅申请单》。
第十七条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
第十八条 《档案调阅申请单》以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。
如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。
第十九条 调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。
第二十条 调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经行政部门主管同意。调阅设定密级的档案，必须呈请总经理批准。
附件
《档案分类编号表》 《卷内目录表》 《备考表》 《案卷索引表》 《分类文件目录表》 《档案调阅申请单》
RG集团公司行政管理制度汇编
