办公自动化系统管理制度1
办公自动化系统管理制度 1 总则
1.1为提高公司办公效率，加快信息传递，降低沟通成本，保证工作的正常开展，特制定本文件。
1.2本制度适用于公司各办公场所办公自动化系统(以下简称“OA系统”)的管理。
2 职责
2.1综合部负责组织公司办公自动化系统的建设。
2.2OA项目组负责公司OA办公系统的建立、管理和维护，确保运行效率和安全。
2.3公司其它部门应按照本文件的相关规定正确使用OA办公系统。
2.4公司员工有权利对办公自动化系统提出意见或建议。 3术语
OA系统——OFFICE AUTOMATION的简称。主要采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
4 OA系统的基本管理
4.1除不可抗力原因外，应保证公司OA系统24小时开通和运行。
4.2为实现真正意义上的移动办公，公司OA系统也可通过Internet进行访问，访问地址为：4.3公司新进员工办理完毕入职手续后，由综合部人事主管分配OA系统帐号和初始密码，并根据其职务及岗位确定OA系统的相关权限。
4.4综合部人事主管必须组织新进员工进行OA系统的操作培训。
4.5网络管理员应树立主动服务的意识，对各部门在OA系统使用过程中遇到的问题，必须在第一时间予以解决。
4.6综合部注意收集各部门对OA系统的意见或建议，不断优化系统。
4.7为保证OA系统数据安全，公司网络管理员必须： 4.8.1 每天对数据库用户数据进行备份，保证OA系统数据不会丢失。
4.8.2按OA系统信息资料库目录树及权责解释的规定，向各员工赋予相应的权限。
4.8员工离职后，综合部人事主管应立即关闭其个人帐户及相关权限。
5 OA系统使用要求
5.1员工应对分配给自己的原始密码修改为自己适用的相对复杂的密码。
5.2员工应做好OA系统相关信息的保密工作，不得将地址、帐号、密码、操作系统及版本等随意告知他人。
5.3公司所有配置了工作电脑的员工均应在上班第一时间打开OA系统，及时浏览公司有关管理信息，了解公司动态。
5.4公司OA系统是公司办公专用工具，员工不得利用该系统做与工作无关之用途。
5.5为保证公司经营管理资料的安全性，员工在离开岗位或下班时均应关闭OA系统，防止公司资料和信息的泄密。
5.6公司员工不得利用工作之便下载、外传公司OA系统内的资料和信息，违者将按规定严肃处理。
5.7未经“请示”流程审批，任何人不得指挥或直接在OA系统内安装任何软件。
5.8员工不得利用各种网络设备或软件技术从事用户帐户及口令的侦听、盗用、破解、非法登陆等活动，以及其它破坏公司OA系统和系统设备的攻击行为。否则，将按规定严肃处理，直至追究其法律责任。
5.9禁止故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序，违者将按严重违规处理。
5.10未经“请示”流程批准，禁止对OA系统功能、权限设
置、审批流程及已签发的信息资料进行修改和删除。
5.11OA系统安全在公司内部是一条整体防线，所有员工均应负起安全责任。若出现安全事故，应保持现场情况并及时通知综合部处理。
6 OA系统文件处理
6.1对OA系统上各类需要回复及审批的文件及信息，相关责任人应及时反应。原则上简单的或单项事宜应在24小时内做出反馈；对较复杂的方案、制度或计划的审批，最迟不得超过72小时进行回复。
6.2文件的完成标志为该文件审批通过。对上级领导退回的文件，必须根据领导签批的意见进行修改或重新拟稿后再报批，直至审批通过为止。
6.3文件处理过程中因操作失误造成的流程处理错误，应以审签人签批的意见为准执行。6.4对于正常发起并通过审批的文件，最终由机要秘书或专职档案管理员根据文件的分类，按公司档案管理制度的规定录入信息资料库或公司档案库。
6.5正常发起但是没有通过最终审批的流程或其它原因不再需要的流程，发起人可填制《OA 系统流程整合登记表》，由网络管理员统一进行技术处理。
6.6流程运行处理后，不再显示在发起人的待办事务中。如发起人需要重新启动流程，可通
知网络管理员做激活处理。
7 OA系统信息资料库管理
7.1公司在OA系统中建立信息资料库，以实现信息的共享，员工根据职位及岗位拥有相应的查阅权限。
7.2员工因为工作原因，需增加信息资料库的查阅权限，可通过OA系统“请示”流程，经部门经理审核、分管领导复核、总经理审批后，由网络管员设置。
7.3综合部应定期对信息资料库的查看权限进行清理，确保公司资料的安全。
8 OA系统信息的发布与删除
8.1OA系统发布相关信息需要通过流程报批，审批通过后由该流程的发起人通过“信息上网”的方式，将内容发布到OA系统相关栏目。
8.2信息的删除。由于人为原因或内容更新的需要对OA系统相关栏目的内容进行删除，必须由该信息的发起人通过“请示”流程，说明原因，经部门经理审核、分管领导复核、总经理审批后，通知网络管理员实施删除。
8.3网络管理员应建立作废留用文件夹，暂时保存各种删除的信息，并将相关情况记录在《OA 系统信息整合登记表》中。
9 OA系统流程修改及二次开发
9.1公司组织机构或者管理流程调整，都可能需要对OA系统相关流程进行修改。
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