安庄兽医站人员档案管理制度
第一章 总则
为了加强档案管理,有效地保护和利用好档案,提高资料利用效率,使其更好的服务于我局的工作,现根据《中华人民共和国档案法》、《政府档案管理条例》,结合我站实际情况,特制定本制度。
第二章 归档制度
一、归档制度
1.站档案资料分为科技档案、文书档案、电子档案、图书资料、等。
2.兽医站在各项工作中形成的并有保存价值的材料(含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等)必须由本部门或专人负责收集、整理,于次年6月30日前或本项工作结束后归档,任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。
3.归档的文件材料应齐全、完整,能系统、准确地反映本单位在各项工作管理等方面的真实内容;归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存,严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字(只能用黑色),严禁使用复印纸复写;归档的文件材料必须纸质优良,线条、字迹图象清晰,反差良好;文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。
4.归档的文件材料应为原件,因故无原件的,可归具有凭证作用、法律效用的文件材料,文件材料归档后不得更改。
5.归档的文书、科技、会计、各类地图,文件必须是盖有公章的正文,其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔;计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印;各种图纸,表格做到手续完备,按规定签字盖章,图纸的图幅和图标按国家标准绘制。
6.会计档案应按照要求由会计人员装订成册,加盖公章。由部门保管一年,期满之后,指定专人编制移交清册,于每年的六月底前移交档案科统一保管。
7.电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版;遥感影像数据;与本局发文相对应的电子版;荒漠化沙化监测数据;各项工程数据及成果材料;我局各项日常和业务活动的影像资料等。
8.兽医站归档的文件材料,交接手续要齐全,各类档案的移交必须在档案移交单上签字。
第三章 档案统计制度
1.档案统计工作是档案管理的一项不可缺少的工作之
一,统计应以表册、数字的形式揭示档案数量和档案工作有关的情况。
2.统计作用。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。
3.统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构等情况的基本统计和其他专门统计。根据统计结果进行销毁等处理,并为领导决策提供依据。
4.档案管理人员应在每一类档案整理完排列上架后,及时地进行统计。
5.统计工作必须实事求是,如实地反映档案的真实性,保证统计数据准确无误,不得弄虚作假。
第四章 档案保管制度
1.库房、办公、阅览科要做到“三分开”,非管理人员不得擅自进入库房。
2.档案整理工作区和库房内严禁吸烟,严禁携带易燃易爆、易腐蚀品入内,禁止使用明火。
3.要经常对库房的设施和安全进行检查,保持设施完好无损。
4.库房内柜架要排列有序,归档的案卷、图书、图纸、
资料排列整齐、美观、规范,与档案数据库中的目录一一对应,以便于查找利用。
5.定期开窗通风,调节科内温度、湿度。根据国家档案局规定:档案库房的温度为14~24℃±2℃ 相对湿度范围45~60%±5%。
6.库房要做到防高温、防潮、防虫、防盗、防尘、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物;保持库房内清洁卫生,干净、整洁,无蠕滋生物,要定期投放防虫剂和灭鼠药等。
7.配备必须的消防器材。消防器材应放在明显的位置,并按要求定期检查、更换,保持良好状态。
第五章 档案利用(借阅)制度
档案是反映本单位在各项活动中的真实记录,是本单位的宝贵财富,为了使档案资料更好地发挥作用,积极地为本局各项工作服务,对查阅、利用档案作如下规定:
1.本站职工根据工作需要可直接到档案科查阅。 2.凡查阅有关重要数据和尚未公开发布的科研成果,须经主管领导或总工办批准方可查阅。
3.外单位人员借阅档案,需持本单位介绍信,经局主管领导或总工办批准后,方可借阅。
4.本单位职工查阅档案一般只限于在本局查阅,如有特
殊原因需借出,必须办理借阅登记手续,借阅时间不得超过一个月,如有特殊情况,需要延期的必须到档案科说明情况并办理延借手续。
5.查阅利用档案者,必须保密,对所查看的部分不可外传。
6.查阅档案如需摘抄、复印,须经档案管理人员同意,重要的资料需要经主管领导和总工办同意、审批。
7.档案借阅人员必须保证档案的完整和安全性,不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密,如有损坏或丢失视情节轻重按有关规定处理。
8.会计档案除本单位财务部门有权查阅外,其他部门查阅须经财务部门负责人同意;外单位查阅须持介绍信、经局分管财务负责人或财务主管批准后,方可在财务人员的带领下查阅。会计档案原则上不得借出,如有特殊需要借出,须经本单位财务部门主管领导批准,并限期归还。
9.查阅和复制档案的人员,严禁在档案上涂画、拆封和抽换。
10.地形图、影像是反映地形地貌的真实记录,是具有参考价值的原始依据,是国家级的保密资料,实行双人保管制度。除本单位相关部门和人员查阅外,其他人员查阅,经部门负责人批准,方可查阅;如需要借出,本系统借阅者,持本单位介绍信,经部门负责人和分管领导审批后,只准查
xx兽医站档案管理制度
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