8．3 《会议签到表》（MB-Ad-03-03）
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会 议 通 知 单
致： 由：
关于： 召开 会议的通知 日期：
会议时间： 会议地点： 会议主持： 会议记录： 会议议程：
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会 议 备 忘 录
致：
关于： 年 月 日的会议纪要
参加人员：见会议签到表
主持： 记录： 签发： 日期： 内容：
(一)通报事项
(二)决定事项
(三)督办事项
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会议签到表
会议名称： 地点： 时间： 年 月 日 姓名 单位（部门） 备 注
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管理制度文件 编 制 梁 色 建 日 期 2004 / 8 审 核 日 期 办 公 用 品/设 备 管 理 规 定 批 准 日 期 文件编号 版 次 生效日期 MB-Ad-03 1版1次
1 目的
规范办公用品/设备的购买、领用行为，降低能源消耗，控制公司的办公费用。
2 适用范围
本管理规定适用于公司办公用品/设备的购买、领用和管理。
3 职责
公司各部门使用的办公用品/设备统一由人力资源部委派专人负责购买、保管、分类登记及发放。
4 类别
办公用品/设备分为耐用办公用品设备和易耗办公用品/设备。
4．1 耐用办公用品设备：适合长期使用的办公用品/设备。该类办公用品/设备在员工离职时必须交还公司；或，该类办公用品/设备因故障需重新领用时须“以旧换新”。如硒鼓、白板擦、剪刀、美工刀、订书器、打孔器、计算器、直尺、文件盒、文件夹、软盘、U盘、办公台、办公椅、计算机、碎纸机、复印机、扫描仪、电话、手机、电话卡、手机卡等。
4．2 易耗办公用品设备：短时间即易损耗的办公用品/设备。该类办公用品/设备在员工用完后可到人力资源部登记领取。如签字笔、白板笔、圆珠笔、铅笔、铅芯、胶（棒）、胶带、回形（大头）针、印刷品、复写纸、报事贴、笔记本、订书钉、夹子、……等。 5 请购程序
5．1 各部门应于每月25日前提出下月办公用品/设备需求计划，填写《办公用品请购表》（MB-Ad-03-01），按审批权限取得批准后于每月25日前交到公司人力 广州美邦保险代理有限公司 编号：MB-Ad-03 GUANGZHOU MABANG INSURANCE CO.LTD. 共 3 页 第 1 页
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资源部。但临时性的急需申购除外。
5．2 人力资源部综合各部门的计划，动态掌握所需办公用品/设备的数量和 种类，阶段性申请统一购买。
5．3人力资源部应及时对购买的办公用品/设备登记入库，并按耐用办公用品/设备及易耗办公用品/设备的类别作好分类造册的工作（MB-Ad-03-02）。
6 请购审批权限
6．1所有办公用品/设备的请购须由请购部门的负责人签字确认，经人力资源部经理审核后按如下权限审批：
1）凡购买单价低于300元的办公用品/设备，报运营副总经理批准，交人力资源部采购；
2）凡购买单价超过300元的办公用品/设备，报总经理批准，交人力资源部采购。 6．2 特殊及急需的情况下，如果未能取得上述有审批权限的领导书面签批，可由其电话或口头指示人力资部负责办公用品/设备采购的人员，事后再补办书面审批手续。
7 领用
7．1每个工作日上午9：00—10：00为司总部人员领用办公用品/设备的时间，如无特殊原因，其他时间人力资源部人员有权拒绝领用。各分支机构可在其负责人每周参加工作例会时集中领取。
7．2人力资源部设立《办公用品/设备领用台帐》（MJ-D-03-04），所有员工领用办公用品/设备须办理登记手续。
7．2．1 公司总部员工领用办公用品/设备时，必须同时在《办公用品/设 备领用台帐》上签字确认。
7．2．2各分支机构员工领用办公用品/设备，也须在《办公用品/设备领用台帐》上签字确认。各分支机构的负责人必须于每月底最后一周参加
工作例会时将本月的办公用品/设备领用台帐统一收集齐全交公司人力资源部备查。
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7．3 人力资源部负责人对有关购买、领用程序进行监督，并对不正常的采购及领用提出批评，严重情况下，可提请公司领导对相关责任人进行处罚，直至开除。
8 办公用品/设备的购置、使用与管理
8．1购置办公用品/设备时，必须选用安全、低耗、环保、对员工健康无重大影响的物品。
8．3购置回来的大型办公设备如电脑、打印机、扫描仪、空调、网络设备必须由信息技术部进行验收并填写《购置设备验收表》（MB-Ad -03-05），其相关的产品质量合格证、产品使用说明书、保修卡交人力资源部统一保存。
8．4对于在使用过程中存在危险因素的办公用品/设备如碎纸机、复印机、电脑及其他需使用电源的办公设备，人力资源部负责在设备上标贴使用说明，以尽可能杜绝办公设备对员工人体所造成的伤害。
8．5耐用办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公用品/设备如电脑、扫描仪等，在设备上张贴《办公设备标识卡》（MB-Ad -03-06）作为标识，标明该设备的性能现况、设备购置时间、使用与维护责任人；属于集中使用统一管理的办公设备如打印机、复印机、大型装订/打孔机等，由人力资源部负责日常维护/维修管理，信息技术部配合相关设备的维护维修。人力资源部设立专门的《办公设备维修/保养记录表》（MB-Ad -03-07），记载需出外维护/维修设备的维护/维修时间、更换的零部件、维护维修费用以及经办人等信息。 8．6报废、废弃的办公设备如电脑主机/显示器、损坏的办公台/办公椅等，经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值并由运营副总经理批准后由人力资源部统一处置。
人力资源部对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在册。《报废、废弃的办公设备处置记录表》（MB-Ad -03-08）
9 附件
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9．1 本管理规定由人力资源部拟订，其解释权及修改权归人力资源部。
9．2 本管理规定经公司总经理审核批准后，自公布之日起执行。 10 相关表格
10．1 《办公用品/设备请购表》（MB-Ad-03-01） 10．2 《耐用办公用品/设备明细表》（MB-Ad -03-02） 10．3 《易耗办公用品/设备明细表》（MB-Ad -03-03） 10．4 《办公用品/设备领用台帐》（MB-Ad -03-04） 10．5 《购置设备验收表》（MB-Ad -03-05） 10．6《办公设备管理标识卡》（MB-Ad -03-06） 10．7 《办公设备维修/保养记录表》（MB-Ad -03-07） 10．8 《设备报废申请表》（MB-Ad -03-08）
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办公用品请购表
某保险代理公司行政管理条例
