会议室使用管理制度
会议室使用管理制度的作用是加强对集团会议室等场所的管理,充分发挥作用,提高利用率,增强公司各部门工作的计划性和协调性,进一步节约公司资源,保障各类场所的正常使用状态。下面是会议室使用管理条例,欢迎参阅。 一、目的
为了进一步加强会议室管理,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,特制定此制度。 二、定义
本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室 三、用途
会议室用途:公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所,无特殊情况不可挪为它用。 四、会议室使用规定
1.会议室均由行政人事部统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理; .部门或个人需要使用会议室时,需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》,经行政人事部准许后方可使用。临时性使用会议室,必须经行政人事部负责人同意后方可使用;
.使用原则:先申请,后使用。没有按规定申请的部门或
个人,在没有冲突的情况下,补充相应手续后可使用;但如有冲突,必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特殊情况下,经相互之
间协商后可以调整使用顺序。但行政人事部不负责协商,由使用者自行协商;
.遇公司层级的紧急及重要的会议时,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议;
.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开始使用。超过10分钟仍未到达会议室的,行政人事部有权对会议室的使用另作安排;
.部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不得超时使用。如需延长使用时间,需及时通知行政人事部。如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室;
.任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施并且安全使用。严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿;
.会议室内的所有设施设备,未经允许,不得带出会议室;.会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等,但如有需求可申请由行政人事部予以协助;
10.会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的整洁。使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离
开时需关闭空调、投影仪等电源设备;
11.如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。 五、程序 1.申请流程
1)部门或个人到前台处查询会议室的使用状况; )部门或个人向前台申请,申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等情况;
)前台人员根据部门或个人的申请需求作出安排,并在《会议室使用登记表》上做记录;
)前台人员需将《会议室使用申请表》张贴在会议室指定位置处;)部门或个人按时间使用会议室。.使用流程 1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;)部门或个人自行指定人员安排会务工作。.交还流程
1)部门或个人使用完毕后,前台人员需检查会议室,发现不按规定使用的,及时要求部门或个人改正;
)如部门或个人不改正,前台人员应及时上报行政人事部负责人协调;
)如部门或个人拒绝改正,行政人事部将出处罚通告,对部门或个人作出处罚。 .会议室使用流程示意图
威海宝威教育机构 二〇xx年一月二十八日
1、会议室是学校师生召开会议、进行学习等集会活动的公共场所,师生要严格遵守会议室的使用管理制度。 、会议室由办公室管理,负责会议室的财物、使用和卫生等管理工作。
、学校及各部门使用会议室,要提前1天与办公室申请,并做好申请登记,以便办公室统筹安排。
、使用会议室实行部门负责人承包制,要爱护室内财物,保持室内清洁。凡损坏、挪用而造成公共财物损坏的,要按照同等物品的市场价加倍赔偿。使用后,卫生清扫不符合要求者,有权不再批准使用。
、进入会议室要讲文明,讲纪律,讲卫生,遵守公共秩序,保持安静,爱护公物,严禁吸烟,严禁喧哗和乱动物品。 、使用会议室结束后,部门负责人要与办公室当面清场交接,及时归还钥匙,保证会议室的正常使用。
、外单位使用会议室要提前3天与学校办公室申请登记,经学校负责人批准后,每次交付一定押金后方可使用。 、办公室要严格执行制度要求,对违反规定所造成的一切后果由办公室负责。 附件:会议室使用登记表 一、制定目的
为加强公司会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,现结合公司实际情况,特制定本制度。本制度适用于集团各公司各部门。 二、管理办法
第一条:会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。
第二条:为了避免会议时间发生冲突,各部门使用会议室需提前通知行政处,填写《会议室使用申请单》,以便统一安排。
第三条:填写《会议室使用申请单》时,需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等,如有需要行政处协办的事项需提前注明,以便行政处根据情况做好相关协调安排。
第四条:正常工作日,各部门提前到行政处填写申请单,并到前台备案,即可使用会议室。若周六日使用,需提前半天到行政处填写《会议室使用申请单》,领用会议室钥匙备用,并于工作日及时归还。
第五条:如有外来领导或客人来我公司,需提前一天通知行政处, 以备整理会议室及准备果盘等。如公司培训等内部使用,需提前半天申请。
会议室使用管理制度
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