客服部供水热线调度文明服务用语规范

客服部供水热线调度文明服务用语规范

客服部供水热线调度文明服务用语规范 一、文明服务用语标准：

电话服务仅依赖语言传递信息，服务用语的礼貌、规范，将直接关系到企业的形象。因此，热线调度班的值班人员在日常工作中，必须掌握电话礼仪及规范，使用文明礼貌用语，杜绝服务忌语。

二、服务用语要求：

（一）要求使用普通话，语言表达清晰、准确、易懂；与用户交谈时礼貌、亲切、诚恳，不随意打断或插话,不先挂断电话。

（二）语速、音量适中，不急不慢，避免连珠炮式的说话。

（三）表达恰当，称呼确切；与用户沟通时避免使用俚语俗语及口头禅。 （四）与用户讲话要用“请”字开头，“好”字结尾。 三、常用服务用语：

“您好、请讲、请稍等、谢谢、抱歉、再见、对不起、请问您需要什么帮助？感谢您对供水工作的支持。”接线员在服务过程中，要经常使用上述服务用语，做到敬语服务，让客户体验尊重和亲切感。 四、统一服务用语：

（一）接通后立即应答：“您好，供水热线，有什么需要帮助吗？”

（二）记录用户咨询（或投诉）问题时如对方描述情况过程较长，应有声音上的回应，如“好的，是的……”此类。

征询对方姓名：“请问您怎么称呼？” 复述核实问题：“XX先生（女士），您反映（咨询）的问题是……吗？” （三）回应问题

用户着急，态度恶劣时：“请您别着急，慢慢讲，我们会尽快帮您解决。”

用户恶意呼叫时：“对不起，您所咨询的内容不是我们的服务范围，请您挂机，再见。” 用户提出批评或表扬时：“感谢您的批评指正，我们将及时改进。谢谢，这是我们应该做的。”

用户提出建议时：“非常感谢您的宝贵建议，我们将不断提升服务。”

用户对问题的答复或解决不太满意但不再追究时：“谢谢您的理解与支持，我们将不断改进服务，让您满意。”

若没有听清楚用户所说内容再次询问时：“对不起，先生（女士），我没听清楚您的问题，请您再复述一遍好吗？”

在通话过程中，因为线路原因突然听不到客户声音时：“对不起，由于线路的原因，现在无法听到您的声音，请您重新拨打，再见。”

用户的问题不能立即答复时：“您反映的问题我们已详细记录并与相关部门联系，请您留下联系电话，会尽快给您答复。”

用户对问题答复解决不满意并要追究时：

客户要求合理，能够在短时间内回复的：“我们会将您的要求及时反馈相关部门，并尽快给您答复。”

客户要求尽管合理，但由于某些原因，我们无法在短时间内做出答复时：“您的要求我们会及时上报上级主管部门，会尽快给您解决，请您理解。” （四）回访用户

回访用户时：“您好，我是供水热线XX号接线员，想对之前您的报修做个回访，请问

是否方便？”（得到用户同意后，以规范的语言进行相关内容的回访）结束时：“感谢您对供水工作的支持，再见。” （五）用户询问停水

1、接到停水通知时：“是的，由于某某原因造成某路段停水，预计某时间来水。给您生活带来不便非常抱歉，我们会尽快恢复供水。”

2、不明原因停水时：“对不起，我们暂时没有接到停水通知，会尽快联系工程部前去排查，请您再观察一下，再见。” （六）各类用水问题报修

表内：“麻烦您提供一下户号，地址及联系方式，我们会派发工单致相关部门，工作人员会和您预约上门服务时间，并告知相关费用。”

表外：“麻烦您提供详细地址或附近有什么标志性建筑没有？” (七)单位内部汇报沟通反馈情况

值班人员对内拨打电话应先首先向对方问好，然后自报部门、姓名；需要说明情况应语言简练、语气谦和、音量适中，使用普通话及礼貌用语。

如向上级汇报：“X领导您好！我是热线调度班XX,现在有个情况向您汇报…….好的，再见！”

如与平级部门沟通反馈：“你好！我是热线调度班XX,现在有个情况需要向你反馈（沟通、了解)----好的，谢谢，再见！” 热线调度班人员工号： zz：01zz：02zz：03zz：05

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