办公用品的采购与发放流程及管理制度研究
作者：李雪蕊
来源：《办公室业务》 2016年第11期
文/中国石油长庆油田分公司第五采油厂 李雪蕊
【摘要】办公用品的采购与发放流程管理工作，是企业日常管理工作中的一个重要组成部分，本篇文章主要从传统办公用品采购发放流程中存在的问题入手，对办公用品采购与发放流程管理制度问题进行了探究。
【关键词】办公用品；采购流程；发放流程；管理制度
随着经济社会的不断发展，企业管理流程的规范化，成为了企业在自身发展过程中较为关注的一个问题。在企业的发展过程中，企业办公用品的规范化管理，对企业管理质量的提升具有一定的促进作用。因此我们有必要对办公用品的采购与发放流程及管理制度问题进行探究。
一、传统办公用品采购与发放流程中存在的问题
在对办公用品采购与发放流程管理制度进行探究之前，我们首先要对现行的办公用品采购与发放流程管理制度进行探究。从现行的办公用品采购与发放流程管理模式来看，企业办公用品的采购与发放管理过程中，还存在着以下几个方面的问题，首先，在办公用品的采购与发放过程中，一些企业长期沿袭以纸质审批为主的管理方式，这就使得企业办公用品管理部门的主管领导和企业高层管理人员无法对办公用品的使用情况进行实时掌握，这就会对企业办公用品管理效率的提升带来不利影响。第二，在办公用品的采购与发放过程中，办公用品的出入库和发放工作都是通过手工方式完成的。办公用品的出入库需要进行手工核算，这就让办公用品管理工作呈现出任务量大、查询统计相对困难的问题。除此以外，在进行手工核算的过程中，办公用品管理人员的工作调动可能会导致办公用品台账丢失的问题，这就为办公物品流失问题的产生埋下了伏笔。第三，在企业办公用品的采购过程中，企业办公用品采购计划性不强、虚报办公用品价格、节俭意识淡薄、赊账购买等问题也成为了企业办公用品采购过程中需要解决的问题。
二、办公用品采购与发放流程的管理措施
（一）在企业办公用品采购过程中建立定点采购制度。定点采购制度是一些政府机关针对办公用品采买过程中可能出现的舞弊现象而采取的对办公用品采购进行规范的制度。针对企业办公用品管理中存在的问题。在企业的办公用品采购过程中，定点采购的方式也是对办公用品采买流程进行规范的有效措施。在对这一措施进行应用的过程中，企业可以通过招标的方式，通过对参与竞标的供应商的资金规模、经营业绩、供货能力和服务承诺等多种因素进行综合考虑的方式，对定点供应商进行确定，通过这种方式的运用，企业可以通过办公用品集中采购的方式获得一些最优价格，这就可以在一定程度上起到节约企业管理成本的作用。
（二）构建信息化的办公用品采购发放流程。通过前文的论述，我们可以发现，定点采购制度是对企业办公用品采购工作进行规范化的有效措施。随着计算机技术的发展，在办公用品采购发放流程的构建过程中，企业可以通过构建信息化的办公用品采购发放流程的方式，办公用品管理中存在的一些问题进行解决。在构建办公用品采购发放流程的过程中，华能安源电厂构建了一套较为完整的信息化办公用品采购发放管理流程。通过对该公司的信息化办公用品采
购发放管理流程进行分析，我们可以发现，该公司的信息化办公用品采购发放管理流程主要由办公用品申请管理流程，办公用品审批管理流程、办公用品管理流程、办公用品库存管理流程和系统管理流程等多个流程组成。在系统分析领域，该系统定义了申请人、审批人、办公用品管理员和系统管理4个角色。其中，办公用品申请管理流程主要用办公用品采购申领流程、领用申领流程、发放申领流程和年度领用定额申请流程等多个部分组成。例如，在办公用品采购申领流程的应用过程中，办公用品的申领人首先要在系统中通过新增采供申请单和采购申请明细单的环节，生成电子申请单和电子采购申请明细单。在确认无误以后，申领人要在系统中对电子申请单和电子采购申请明细单进行保存，申领人在系统中提交申请单和明细单以后，审批人就可以通过计算机系统的应用，在管理系统中生成审批任务单。在审批环节，审批人利用电子系统同意采购申请以后，电子管理系统会在对相关信息进行保存以后完成采购申领单的审批。在采购申请未被同意的情况下，系统会将电子申请单重新退到申领人手中，申领人就可根据审批人意见，对采购清单进行修改，对电子采购清单进行重新提交，也可以在系统中结束本次采购申请。在领用办公用品的过程中，申请人在电子管理系统中首先要通过新增或修改申领单和领用申请明细单的方式，在系统中生成办公用品电子领用申请单和电子领用申请明细单。在确认无误以后，申领人要在系统中对电子领用申请单和电子领用申请明细单进行保存。在申领人完成电子领用申领单和电子领用申领明细单以后，审批人可以让计算机系统根据申领人提交的信息自动生成任务审批单。在审批环节，电子领用审批明细单信息化审批流程也与采购流程的审批过程相似，在电子申领清单未被批准的情况下，申领人可以在对申领单和申领明细进行修改以后进行重新提交，也可以在申领批准未被批准的情况下，在系统中取消本次申领。可以说这种电子手段的运用，对办公用品的管理效率的提升起到了促进作用。
三、结语
办公用品的采购与发放问题是企业成本管理中面临的一项重要问题，信息化管理模式的构建，是促进办公用品管理效率提升的有效措施。因此企业在对办公用品管理过程中，应该从本单位实际情况入手，对信息化的管理手段进行应用，以实现自身管理效率的提升。
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