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电子政务协同办公平台解决方案

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电子政务协同办公系统建设方案

会议参与人收到会议通知后,系统会自动发给会议发起人一个回执进行确认,以便确认是否通知到位。会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文件。

会议管理模块主要功能包括会议通知、会议审批、常务会议题审批、常务会议题资料、会议室管理、会议管理等子模块。 3.1.1.1. 会议室管理

通过会议室管理模块,用户可以查看会议室的使用状态。会议组织者可以查询和预定会议拟召开会议期间可用的会议室,从而确定会议地点,会后由系统释放会议室,使会议室使用状态变更为未使用状态确保会议室资源的合理、充分使用。 3.1.1.2. 会议通知

会议通知是办公室根据会议日程安排,在系统上起草会议通知所使用的功能模块。

会议管理员人通过会议通知模块在线编写会议的内容通知、议程、选择需要参会人员及会议室后形成会议通知在线提交供相关领导审批。

3.1.1.3. 会议审批

办公室完成会议起草后根据会议发起相关要求选择会议审批人,系统会将起草的会议通知自动流程至相关审批人帐号中并发送审批

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消息提醒审批人查看。 3.1.1.4. 会议纪要

会议纪要模块是对每一次会议过程中形成的资料进行管理以便后续查看。在会议结束后会议记录人将对会议产生记录和会议纪要,当会议召开完成,由会议的安排单位或者组织者进行会议纪要的整理工作,会议纪要管理有着严格的审批流程,历经会议纪要的拟稿、审核、复核、编制排版、校对等环节,最终形成会议纪要。会议纪要一经上传,参会人员都可以进行查看。并根据预先定义的会议纪要审核发放流程把会议纪要提交领导审核,并传阅相关人员,归档等。如果需要根据会议纪要产生督办事务,则系统会自动生成一份督办任务,由督办人员跟进承办事务的过程,并生成相应的督办列表。会议决议自动转计划任务。能够根据决议内容进行责任部门的划分和传达,指定决议的执行部门以及检查单位。执行单位要求能够对会议决议进行内部细分,落实到部门,落实到人,并随时反馈事件的最新执行情况,检查单位能够通过系统监控得到决议的具体执行情况,方便及时提出建议和意见。负责人员可整理每次会议,形成历史会议记录,供日后查询。

3.1.2. 日程管理

3.1.2.1. 领导日程管理

领导是一种角色,设置为单位领导即需要进行日程安排。通过按

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时间、活动内容为序的领导日程汇总表,以便了解各项活动有哪些领导参加。领导日程汇总表显示在首页。

领导日程通常由领导自行填写,并可以灵活选择需要参与工作的人员(即建立多个常用的私有组)。

领导日程安排应能通过权限设置,使具有权限的用户能对领导日程进行维护和管理,有权限用户在为领导安排日程时,可以通过选择任何领导为其安排工作日程。同时用户可以根据领导日程安排生成每天、每周和每月的活动安排表。 3.1.2.2. 工作人员日程管理

以时间为主线编排并展现各项工作任务,帮助工作人员把握、协调自己的任务计划并方便上级随时查看。

可设定按照天、周、月、年任务,以便该任务日程自动生成,如每月需提交月总结报告;

通过对计划的动态生命周期管理,让每次计划内容能及时发布出来;

可直接实时的总结每天的工作日志或个人日志并供上级查询; 工作人员可对每天的工作时间和内容进行记录,系统在工作的计划开始前会通过短信等方式提醒用户将要开始某项事件或工作,支持新增、修改、删除日程;

日程视图:查看日程的方式,包括:按日查看、按周查看、按月查看、按年查看。

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日程提醒:在设置了提醒规则后,系统会通过给不在线用户发送短信、给在线用户发送系统消息通知日程涉及的相关人员。

3.1.3. 通讯录管理

通讯录包括内部内部通讯录和外部通讯录两类。内部通讯录为本单位内部的联系电话及分机号;外部通讯录是包括本地区其他政府单位相关部门的联系方式。

通讯录供单位工作人员查询使用。通讯录的维护工作由通讯录管理模块中实现,由办公室有相关职责权限的人员进行日常的维护工作,包括新增、修改、删除等操作。

3.1.4. 人事管理

对单位工作人员的基本信息进行登记、管理,实现单位内所有工作人员信息的管理和统计,方便查询和查看。

3.1.5. 车辆管理

实现对单位内车辆的基本信息、车辆保养、车辆维护维修、车辆保险、车辆年审、车辆违章、车辆调度等信息的管理。

在车辆日常过程中,可根据车辆使用情况可实现多维度数据统计并形成报表供办公室权限内人员使用。

3.1.6. 物品管理

实现单位内日常办公用品、标准物质等低值易耗品申购、入库、

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领用的精细化管理。

包括物品入库登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用查询,并从多维护进行统计形成统计报表。

用带表单的工作流实现申请购置功能。

物品的领出归还与事务流程进行联动,即在物品调拨流程中进行物品领出时,物品库中数量自动减少;反之当物品调拨流程中的物品归还时,物品库中数量自动增加。

各部门可以查询领用的物品,个人可以查询自己领用的物品。

3.1.7. 值班管理

对本单位在日常值班、节假日值班进行统一的标准化管理,并生成值班登记表,自动发布到公告牌中同时值班人员和值班人员领导可通过协同办公系统查看到自己的值班排班情况并在值班前会有消息提醒。

3.2. 辅助办公

政府工作人员在日常办公的过程中,需要查看很多国家的政策法规、规范标准、接收上级通知文件等资料或通知。电子政务协同办公系统根据用户工作时所需要的资料提供了辅助办公管理模块,将所需要材料统一管理,方便使用查询。

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电子政务协同办公系统建设方案会议参与人收到会议通知后,系统会自动发给会议发起人一个回执进行确认,以便确认是否通知到位。会议参与人还可以直接在OA系统中下载会议资料、议题等文件。会议管理模块主要功能包括会议通知、会议审批、常务会议题审批、常务会议题资料、会议室管理、会议管理等子模块。3.1.1.1.会议室管理通过会议室管理模块,用户可以查看会
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