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4．默认值
? 设置默认值可以减少数据输入量。
? 在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。
? 设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 5．有效性规则
? 为防止数据的输入错误而设置。
? 有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。
? 有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。
? 在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。 6．有效性文本
? 当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。 ? 通常与有效性文本同时定义。
7．索引
? 索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。
? 在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。 2.2.4 建立表之间的关系 1．定义关系的条件
? 表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。 ? 建立表间关系的条件：
（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。 （2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。
（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两
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个字段，分别是前两个表的外键。
２．参照完整性
? 指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表
之间已定义的关系而必须遵循的规则。
? 如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关
表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。
3．建立表之间的关系
建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。
4．子数据表
? 子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。
? 在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“□”。在未显示子
数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记
录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“?”号。若需展开所有记录的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部展开”命令；若需折叠
展开的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部折叠”命令。
3.2.5 向表中输入数据
1．以数据表视图方式输入数据 2．创建查阅列表字段 3. 获取外部数据
（1）导入数据
导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。 一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。 （2）链接数据
链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。
2.3 维护表
为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。 2.3.1 打开/关闭表 1．打开表
? 使用打开命令（改内容） ? 使用设计命令（改结构）
2．关闭表
2.3.2 修改表结构 1．添加字段 2．修改字段 3．删除字段
4．重新设置主键 2.3.3 编辑表内容
1定位记录
数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见下表。
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2选择记录
选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。
3 .编辑表内容
（1）添加记录 在已经建立的表中，添加新的记录。 （2）删除记录 删除表中出现的不需要的记录。
（3）修改数据 在已建立的表中，修改出现错误的数据。
（6）复制数据 在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。
2.3.4 调整表外观
调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。 2.4 操作表 2.4.1 查找数据 查找指定内容
在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的查找命令 查找空值或空字符串
空值是字段中还没有值,可用Null值代替
空字符串是用双引号括起来的空字符串,即””,中间没有空格,长度为0
2.4.2 替换数据
在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的替换命令。 1、替换指定内容 2、更改默认设置
2.4.3 排序记录
排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：
（1）英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。
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（2）中文按拼音的顺序排序，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。
（3）数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。
（4）使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用降序排序时，则是指由较后的时间到较前的时间。 排序时，要注意的事项如下：
（1）在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：要以升一序来排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。必须在仪有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。对于不包含Null值的字段，另一个解决方案是使用V al函数来排序字符串的数值。例如：如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定V al（[年龄]），并且在“排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期／时间。这样在对此字段排序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。
（2）在以升序来排序字段时，任何含有空字段（包含Null值）的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。
2.4.4 筛选记录
1．按选定内容筛选
? 筛选符合单值的记录 2．按窗体筛选
? 筛选符合两个以上值的记录 3．按筛选目标筛选
? 筛选符合某条件的记录 4．高级筛选
? 筛选满足复杂条件的记录
第3章 查 询
3.1 查询概述
查询是Access数据库中的一个重要对象，是使用者按照一定条件从Access数据库表或已建立的查询中检索需要数据的最主要方法。
3.1.1 查询的功能
1．选择字段 在查询中，选择表中的部分字段。
2．选择记录 根据指定的条件查找所需的记录，并显示找到的记 3．选择记录 利用查询添加、修改和删除表中记录。 4．实现计算 在建立查询时进行各种统计计算 。
5．建立新表 利用查询得到的结果建立新表。 6．为窗体、报表或数据访问页提供数据
查询对象不是数据的集合，而是操作的集合。查询的运行结果是一个数据集合，也称为动态集。它很像一张表，但并没有被存储在数据库中。创建查询后，保存的只是查询的操作，只有在运行查询时，Access 才会从查询数据源表的数据中抽取出来并创建它；只要关闭查询，查询的动态集就会自动消失。 3.1.2 查询的类型
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在Access 中，查询分为5种，分别是选择查询、交叉表查询、参数查询、操作查询和SQL查询。5种查询的应用目标不同，对数据源的操作方式和操作结果也不同。 1．选择查询
? 选择查询是最常用的查询类型。顾名思义，它是根据指定条件，从一个或多个数据
源中获取数据并显示结果。也对记录进行分组，并且对分组的记录进行总计、计数、
平均以及其他类型的计算。
? 例如，查找1992年参加工作的男教师，统计各类职称的教师人数等。
2．交叉表查询
? 交叉表查询将来源于某个表或查询中的字段进行分组，一组列在数据表左侧，一组
列在数据表上部，然后在数据表行与列的交叉处显示数据源中某个字段统计值。 ? 例如，统计每个系男女教师的人数，要求行标题显示系名，列标题显示性别，表的
交叉处显示统计的人数。
3．参数查询
? 参数查询是一种根据使用者输入的条件或参数来检索记录的查询。
? 例如，可以设计一个参数查询，提示输入两个成绩值，然后Access检索在这两个值
之间的所有记录。 4．操作查询
? 操作查询与选择查询相似，都需要指定查找记录的条件，但选择查询是检查符合特
定条件的一组记录，而操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。
? 操作查询有4种：生成表、删除、更新和追加。 5．SQL查询
? SQL查询是使用SQL语句来创建的一种查询。
? SQL查询有４种：包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等。
联合杳询是将一个或多个表、一个或多个查询的字段组合为查询结吴巾的一个字段，执行联合查询时，将返回所包含的表或查询中的对应字段记录；
传递查询是直接将命令发送到ODBC数据库，它使用服务器能接受的命令，利用它可以检索或更改记录；
数据定义查询可以创建、删除或更改表，或在当前的数据库中创建索引；
子查询是包含另一个选择或操作查询中的SQL SELECT语句，可以在查询设计网格的“字段”行输入这些语句来定义新字段，或在“准则”行来定义字段的准则。 3.1.3 查询的条件 1.运算符
运算符是构成查询条件的基本元素。Access提供了关系运算符，逻辑运算符和特殊运算符3种。
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