XX大学电子文件归档与管理办法
第一章 总 则
第一条 为了适应XX大学档案信息化建设需要，规范我校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法规及中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）文件精神，特制定本办法。
第二条 术语定义
（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具
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软件、字符集等数据。
（五）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（八）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
（十）电子文件的捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
（十一）电子文件的迁移：指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
第二章 管理体制和职责
第三条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
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第四条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施前端控制和全过程管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条 各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累并配合本单位的归档人员向档案馆移交工作。
第六条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第七条 归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要设置电子档案管理机构，配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读，并开发或引进相关电子文件管理系统，管理归档的电子文件。全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
第三章 电子文件收集、积累
第八条 各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘
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