（一）确定宴请规格和形式
宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。 （二）确定宴请地点
确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。
接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。 （三）现场布臵
若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布臵。其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布臵领导致辞稿；席位的分配和摆放；领导桌座位排位。现场布臵应庄重大方，可适当点缀鲜花。 （四）中餐宴请
1、点菜：接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。菜式一般以清淡为宜，突出广州风味及餐厅特色，同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况，切忌奇巧怪异的食品。点菜应量力而行，适当控制，略有盈余，用餐标准应按
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有关规定执行。在宴请重要客人时，可以采用分餐上菜的形式。要准备适当的酒水饮料，规模较大的宴会，酒水最好准备三种以上。
2、进餐：宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人；如果客人之间不认识或不熟悉，主人应热情地为其介绍；有一定社会地位的贵宾到来后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相同的人员陪同，待客人到齐后，主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。工作人员坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。
开餐后，工作人员应留意上菜、饭的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够，应及时加菜。
宴会一般控制在一个半小时左右为宜，最多不超过两个小时。工作人员应避免当着客人面看帐或付款。
3、送别：如有司机另外进餐，工作人员应在进餐即将结束时及时通知司机到位。宴请结束后，可由工作人员将来宾送至下榻酒店。 （五）自助餐
自助餐，有时亦称冷餐会，是目前国际上所通行的一种非正式的西式宴会。自助餐具有如下几条明显的长处。
其一，可以免排座次。正规的自助餐，往往不固定用餐者的座次。这样既可免除座次排列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。
其二，可以节省费用。自助餐多以冷食为主，不提供正餐，不提供高档的菜肴、酒水，故可节约主办者开支，并避免浪费。
其三，可以招待多人。自助餐不仅可用以款待数量较多的来宾，而且还可以较好地处理众口难调的问题。
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依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后，作为其附属的环节，是招待来宾的项目之一，极少独立出来，因此自助餐的具体时间要受到正式公务活动的限制。
自助餐时要依从一般的西餐礼仪，还应该注意以下几个要点： １．排队按顺序取食物； ２．每次少取；３．要分类，不要把冷热食物同时放在一个盘子上；４．西餐的食物先后大约是：
沙拉→开胃菜→汤→主菜→甜品→咖啡／茶。
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第二章 会务工作
一、准备
做好会务工作，关键是“细”。同时，会务工作人员要分工负责、紧密配合，这样才能顺利地完成会务工作。
（一）在确定召开会议后，应尽快掌握相关信息，包括：会议内容、会议时间、会议地点、与会人员等。根据所掌握的信息，向与会人员发出邀请，并附回执（确认与会人员是否参加会议的各项具体活动与食宿安排），最终落实确定。制作《与会人员信息登记表》，便于各有关单位掌握相关信息。
（二）根据会议需要，对工作人员进行分组分工，分别负责各方面的工作。会务总负责人应召集各方面负责人员召开预备会，确定会议的程序和各自负责事务。 二、材料
（一）会务工作中，为明确各部门分工与协调，可制作《会务工作手册》；为使嘉宾更方便的参加会议，可为嘉宾准备《会务指南》。其中主要内容包括：会议程序、工作人员联系方式等。
（二）应准备的会务材料还包括：嘉宾签到所准备的签到台、签到本、笔、胸花；需要领导题词的会议需准备笔墨纸张、题词台，如有需要还应预备代拟参考稿；制作工作人员证、嘉宾证和记者证；制作分发会议通知、会议议程、议题、领导讲话稿和主持人稿；准备和调试有关放映材料（Power Point、DVD、幻灯片等）等。
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三、食宿
根据要求安排好与会人员的住宿、餐饮。
（一）根据《与会人员信息登记表》提前选定适宜的住宿、餐饮场所，要求设施齐备、交通便利，应预留足够的嘉宾房、重要嘉宾房、工作人员房，并提前调试各房间硬件设施，检查安全事宜。
（二）制作住宿登记表，以便掌握与会人员住宿信息。如会议需要，接待人员应要求宾馆提供“早上叫醒”服务。
（三）餐饮工作对酒店要求较高，食品卫生为第一位；宴会场地规模应符合与会人数实际，过大过小都不可取；食品应照顾到大多数与会人员的口味。餐饮工作的具体细节请参见《接待工作·餐饮》。 四、迎送
会务工作中住宿、餐饮接待对交通安排要求较高，需协调好各地点间往来的车辆安排。应制作《会议用车安排表》确保与会人员安全、准时的参加会议的各项活动。交通安排的具体细节请参见《接待工作·迎送》。
组织大型活动，来宾众多，且到达时间多集中在一天之内，接待的工作量很大，也很容易造成疏漏。因此，一定要提前做好统筹部署，制定缜密而又灵活的接待方案。对于特大型活动，也可以在机场、火车站设臵指引牌或服务台。
以机场接待为例，应注意如下细节：
1、成立接机小组，根据来宾的到达时间和数量，配备足够的工作人员。每位工作人员都应熟悉机场结构和各种设施，随机应变，可
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世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册
