2. 档案的收集
2.1各部门随时收集办理完毕的文件材料，按类别分别存放。第二年经检查齐全后，整理归档。 2.2各部门设兼职档案管理员，负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。 2.3文字档案的收集使用档案袋或档案夹。
2.4电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存，机密文件加设保护密码。
3. 档案的分类 3.1按事宜分类：即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。 3.2按时间分类：即按文件形成的时间进行分类。 3.3按收、发文单位分类。 3.4按酒店部门设置分类。 4. 档案的编号 4.1文件编号
各部门对本部门发出的文件（发文、会议纪要等），采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号:
XXXXXXX 。机密文件还应按密级标明“机密文件” 、“绝密文件”。
酒店部门设置及代码如下：（英文开头字母）
行政办 EO 人事部 HR 前厅部 F0 财务部 FC 工程部 EN 营业部 MS 保安部 SE 餐饮部 FB P房务部 HK 4.2案卷编号
对已处理完毕的文件，按照文件类别及次序进行编号。
5. 档案的整理 5.1检查文件
认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。
5.2文件排序
每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。系统排列后，应用阿 拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证材料完整。
5.3编写案卷标题
5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。 5.5填写案卷目录
案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。
5.6填写案卷封皮
案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。 5.7案卷装订 案卷装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补 和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的文件，要按卷宗大小 摺叠整齐。
5.8案卷归档
装订后的案卷，应按照年度进行排列，统一编号登记，填写《归档案卷目录》
。
6. 档案的保管
6.1涉及经济的档案，如合同、协议书、保证书等（原件）档案由财务部统一保管；硬件设施使 用说明书或操作手
册（原件）档案由工程部统一保管，其余档案由总办统一管理。
6.2档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6.3每年对档案进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
6.4对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列 册登记，送总经理审
批后销毁。
6.5销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。 7. 档案的借阅
7.1借阅档案，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；机密级以上的档案文件须经总经理批准 方能借阅。 7.2借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
7.3借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽 取、拆散、摘抄、
复印、复制、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任。
7.4借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案管理负责人。 7.5外单位借阅档
案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。
7.6外单位摘抄档案材料，应经总经理同意；档案管理负责人应对其摘抄的材料进行审查、签章。
各办公室操作手册
1. 图文传真、电话和电子邮件的处理（商务中心） 1.1. 传真操作 1.1.1. 打入的传真/电子邮件
必须要记录接收日期及时间、传真机或电子 邮件地址，以便收件人直接签收。
1.1.2. 因公务而发出的传真/电子邮件：
1?预备消息内容。
2校对讯息内容及资料，确保以最短时间发出准确的消息。
3. 查明对方（接收者）姓名、职位、机构、地域（国家或城市）名称、传真机号码
或邮件地址。
4待部门经理批阅签字后，方可发出。
5. 跟催有关消息发出后打印副本，作为存档之用。
1.2. 电话操作 员工在电话里的良好谈吐、得体应对是替酒店建立良好形象的重要一环。
1.2.1. 接听外来电话
1.
部门名称或你的名字，
例如“早晨好”、“您好”等。
听到电话铃声，立即接听。说出
再加上礼貌的问候,
2. 表现友善及乐于帮忙的态度。 3不可使用俚语，更不可粗言秽语。 4. 通话内容均须保密不可外涉。
5不要让对方等候太久，必要时请他（她）留言以便回复。
6. 应随时预备笔及记事簿。
7. 当你不在办公室时，应通知总机或其他同事代为接听。
8. 要找寻资料而须对方等候，应通知对方所需的时间，让对方决定继续等候抑或
稍后再联络。
9.
助他
若对方因任何理由被转错电话，应尽量帮
（她）转到正确的部门、内线,
转回总机。
10若谈话中断，应把听筒放回，等待对方再来电。 11. 若对方要找的人不在，应询问对方：
A）
可否转到办公室中其他同事处理
；B） 记下对方姓名、电话、公司名称，有待回复； C） 请对方稍后再来电。
12. 确保上司不会被不必要的电话骚扰。
记录留言的要点：
A ）接听日期及时间 B） 被电访的人是谁
C） 对方的姓名、电话号码（及内线）及公司名称 D）留言（消息）内容
E） 复述一遍有关资料，让他（她）知道你已记下正确的消息 F） 最后，把留言便条放在被访者的桌上，使他（她）回来后能即时知
道。
1.22打出电话
1?认定电话号码无误。
2?接不通电话应稍后片刻再打。
3?对方接听后，你应说出要找谁人或内线号码。
4. 若屡次接不通，而你的电话机操作正常，应将接通工作交予下属初级员工
负责，以免浪费你宝贵时间。此外，
可透过电话房查询对方电话是否失灵。
5.
在打出电话前，应记下通话内容要点， 某一部分而要重打， 对方也
会欣赏你的工作效率。
6. 谈话中断，应由你负责重打电话，继续通话内容。
2. 办公室文件处理
2.1档案系统、分类、取阅
档案储存的主要原因是保存文件整齐及在有需要时第一时间可找寻得到。
2.1.1. 设立档案系统必需合乎下列七大原则：
1. 操作简单、快捷 2. 必须易于翻查
3. 考虑文件的数量、大小及性质 4. 只存放最新的资料 5. 能配合日后扩充的需要
以免遗漏
6. 所占空间大小适中
7. 防火及防盗（例如存放法律文件） 2.1.2. 分类大致可分为：
1.
扩充）
按笔划、字母来分类（优点：可作无限的
。
2. 按项目来分类，而项目的先后次序也用笔划来区分。 （优点：同类型的事情集中一起，方便查阅 3. 按地区（国家、城市）来分类。 4. 以编号（代码）代替名称存档。
5. 采用索引卡可快捷准确地找出资料，以找寻编号档案索引卡必须按笔划排
序，放在特别抽屉中。
）
2.1.3 .顺序存档
适用于每个档案之中，按日期先后存档，把最新（最近期）的文件放在档案 的最前或最上面。
2.1.4. 档案储放的形式
1. 直立式 2. 横放式 3. 图表 4. 盒装 5. 待处理文件 6. 微型胶卷 2.1.5. 取档记录卡
为省却追寻被取出或外借档案的时间，
“取档记录卡”可协助索回档案。
每次取出文件后，把该卡放入填补空位。卡有：借件人姓名、部门、借 出日期、答允归还日期、借件人及经办人签署，方便日后追寻。取档记 录卡宜用鲜明颜色纸制成（例如红色） ，卡纸标题应高出其他档案，令 人一目了然，容易跟催。
**每次外借档案均须获得直属上级同意才可办理 2.1.6跟催档案 为确保按时处理任务，而且不会有所遗漏，这个档案非常有效。档案以 一年十二个月份来分隔，与及以三十一天来分隔。把将要做的工作写成 字条，放在预定的“月份”或“日期”的小格中。只要我们每天查看这 档案，便可作出当天应做的“跟催”工作。
2.1.7存档的一般守则
1. 按档案系统把文件分类、集中。 2. 把文件放在正确的档案内。
3. 存档时按日期的次序正确地排列，最近期的放在前。
4. 为避免档案堆积，应将过时的或现时不需要的文件与其他的分隔。考
虑将这些拔归入“旧档案”中或甚至将它毁灭。在已抽出旧资料的档 案中记下那些文件所属的旧档编号、名称或存放位置。 须按放妥当及分类，方便日后翻查。
“旧档案”也
5. 不可随意把档案中的文件取去。若有必要，须把“取档记录卡”放在
取去文件的位置。甚至整个档案亦须使用此卡。
6. 如无足够资料来建立新的档案，应把这些文件集中在“杂项”档案中。 7. 找寻某些档案名称可能涉及多个途径，应把有关资料分别记在不同的
索引卡上，加快翻查速度。
例如档案名称 “ CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS ”，应记在“ CHIEF ”“ BLANKSHIRE ”及“ JENKINS （即C，B，及J字）索引卡上。
8. 每天存档令你的档案储有最新的资料。 9. 放置档案或索引卡应遵守下列原则：
A） 先排姓氏，再排名字。若同姓则以名字笔划、字母排列。 B）
若公司名称包含姓名，例如COMPANY ，
应将此档案放在“ W”（WHITE ）档中。
C） 若公司名称包含多个人名，取其第一个。例如：
LEONARD WHITE AND
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