《文件和资料控制程序》

文件和资料管理控制程序

编号:06B001 B/1

1.目的

为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围

适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类：

3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。

3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。

3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。

3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件：

3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的

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外来文件、记录表单类文件等。

3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责

4.1 文件的审查、批准权限为：

文件类型 A类：红头文件 A类：管理手册 B类：程序文件 C类：规章制度、操作规程、作业指导书、 MSDS、岗位职责书 D类：各类检验标准、产品规范 E类：临时性文件 编写/识别 部门经理 行政部经理 部门主管 技术人员 主管/经理 部门主管 部门主管 审 核 部门分管领导 部门分管领导 部门经理 批 准 总经理 总经理 部门分管领导 部门经理 部门分管领导 人力资源部经理 部门经理 部门经理 部门分管领导 部门分管领导 对应部门经理 /分管领导 部门经理/分管领导 F类：外来文件 记录表单 文控中心 部门主管 对应部门主管 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。

4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

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5.工作程序图：

文件和资料制定及管理实施图 文件存档文控中心文件回收文控中心各部门《文件废止清单》文件变更文件发布/签收文控中心文件登记文控中心《受控文件一览表》《外来文件清单》《记录一览表》《文件领用记录表》文件批准批准人流程图责任部门相关记录文件编写/识别编写人文件审核/会签审核人 6.程序说明

体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。 6.1 文件制定的要求：

6.1.1 A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。

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6.1.2 红头文件：

⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成； 编号举例：银农科技（2017）001号 流水顺序号 年份 ⑵格式要求：（样式如附件1）

① 文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中； ② 文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中；

③ 文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）； ④ 文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方； 6.1.3 B类程序文件： ⑴部门编号说明：

序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 部 门 董事会 总经办 人力资源部 财务部 生产供应链部 行政部 研发部 商务运营部 作物与产品支持部 信息管理部 编 号 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 受控印章 4/14

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⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成

编号举例：06 B 001

流水顺序号 文件类别 部门编号 ⑶格式要求：（样式参照本程序文件） ① 文件须含审批、会签及修订记录；

② 正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体； ③ 序列号设置为：

a一级：如1、2、3、……；

b二级：如1.1、1.2、……2.1、2.2、……； c三级：如1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……； d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……； e五级：如①、②、③、④……； f 六级：如a、b、c、d……；

6.1.4 C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件，文件结构应为：

⑴规章制度类：文件内容应包含[1、目的，2、适用范围，3、定义，4、工作职责，5、相关规定，6、记录表单，7、附件（若有）]；

⑵设备操作规程：文件内容应包含（1、目的，2、适用范围， 3、技术参数，4、操作步骤，5、注意事项，6、维护与保养）； ⑶作业指导书类：

①SOP类：文件内容应包含（1、基本信息，2、使用物料，3、图片说明， 4、作

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