历史档案整理及数字化方案
第1章 质量保证
1.1 ISO9002质量体系规范
在档案的整理和数字化加工部门，****实行ISO9002 《质量体系 生产、安装和服务的质量保证模式》，为客户提供操作规范、质量优秀的服务。
按照ISO9002的要求，不仅仅实施质量管理、管理控制，并且提供从整理到扫描加工、售后服务等一系列紧密相扣的各个环节中受到监测、控制，进而进行进一步的改进和优化。
1.2 PMBOK项目管理知识体系指南
对于客户档案整理和数字化加工项目，****将参考PMBOK对项目实施管理。从项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理9个方面实施。
1.3 专业化、流水化作业
****档案整理加工部，实行专业化和流程化的作业规范。
将档案服务分为档案整理和数字化加工两个组。档案整理划分为：承接登记、档案入库、拆分编号、档案鉴定、托裱修补、填写卷皮、装订还原、质量检查、移交入库等9个工位；数字化加工划分为：扫描、扫描质检、图像处理、图像质检、著录、著录质检、制作目录、批量挂接、数据检查验收（总质检）、数据备份、成果管理等11个工位；每个工位都实行项目组长负责制。
专业化作业：所有的工人都分配唯一的工位，并为每个工位的工人实行标转化作业培训，以保证工人技能的专业化，从而能够更大限度的保证项目进度和项目质量。
流水化的作业：让每个流程点更加容易被监控，质量更容易被评估。每一个工人当
前任务完成后，组长进行检查后，才能移交到下一个工位，这样保证每个工位在本流程点做的工作符合品质要求，减少反复环节。
1.4 软件全程管理、监控
****采用专用的软件对档案数字化加工的过程实行全面的管理。
数字化加工软件：提供专业的图像获取、处理和管理技术，将档案的数字化加工从扫描、图像处理、图像质检、统计监控等进行全程的管理和控制，各种自动化技术（自动图像倾斜校正、批量图像清理）能够保证图像标准、规范、整洁，并完全符合客户的要求。
档案著录挂接软件：符合客户档案著录规范要求，并且能够进行著录扩展，可以同时满足客户根据自身特点的特殊要求。软件具有自动生成序号、继承著录、档号自动生成等快速著录设置，并能够进行重复性、一致性、唯一性、必填性等多种校验方式，能够准确、快捷的完成档案条目的录入，并确保质量；挂接功能能够自动实现著录条目和扫描的图像之间的匹配关系，并保证100％的正确率。
1.5 文档和报表贯穿项目
日报制度：每个工人每天都要向组长汇报本人的工作进度情况、存在的问题、与计划存在的差异等；组长要把本小组的每日情况进行汇总，并报告给项目经理；项目经理通过日报以及抽查的手段，了解项目的进度并实现质量控制。
周报制度：每个周的周一，项目经理将上一周的情况进行汇总和统计，把项目完成的各种数量、完成总项目的百分率、下周工作安排、本周遇到的问题、需要客户协助的事项等信息，以书面的形式报告客户项目负责人，让客户定期了解项目的进展。
第2章 工作前的准备
2.1 签订保密协议、制定保密措施
在项目开始前，首先要签订保密协议。****首先同客户签署保密协议，保证档案和档案信息的安全和保密，同时，****同公司项目的工作人员签署保密协议，从制度和法制上约束员工的工作行为。
在制度上，对工作环境和工作设备进行严格要求，非工作设备不允许带入工作场所，任何与工作相关物品出库都需客户检查确认，电子存储相关设备（硬盘、U盘、光盘等）在工作完成后进行分区格式化和物理销毁。
2.2 档案情况调研
在项目开始前，首先要进行档案情况的调研。
调研的主要目的是对档案的纸质情况（纸张的大小、纸质、新旧、破损程度）、整理情况进行了解，然后依照客户的预定工期，对项目所需的各类人员配给、项目实施的工期等做出合理安排，并提交调研报告。
2.3 明确项目工作范围
按照客户对移交档案鉴定的具体要求，并结合档案的整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。
2.4 制定项目实施计划
通过档案情况调研和明确工作范围后，便可以依照客户的项目工期，确定本项目的人员配给、设备投入、岗位设置、服务计划、服务期限等实施计划。
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