企业档案在规避企业人才流失风险中的作用分析

企业档案在规避企业人才流失风险中的作用分析

作者：杨露

来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第6期

【摘要】企业人才流失风险是由员工个人、企业、社会环境等多重因素共同引发的，并通常伴随着经营风险、成本风险、无形资产流失风险等一系列风险，已成为企业最大的风险。企业档案作为企业在生产经营和管理活动中形成的原始记录，在预防及控制企业人才流失风险中发挥着重要的作用。文章首先阐述了企业人才流失风险的概念，在此基础上分析了企业人才流失风险的内容及其产生的原因，最后重点论述了企业档案在规避企业人才流失风险中的作用。

【关键词】企业档案；人才流失；风险规避

现代企业，随着市场经济的发展和竞争机制的完善，面临越来越复杂的生存环境。市场的瞬息万变不仅为企业带来了发展的机遇，也给企业带来了众多不可预知的风险，使企业发展呈现出利益与风险共存的状态。企业风险覆盖企业生产经营的全过程，主要表现为人才风险、财务风险、物资风险和信息风险等。在知识经济时代，企业的竞争其实质是对人才的竞争，企业人才风险，尤其是人才流失风险已成为企业最大的风险。企业档案，作为“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”，对于规避企业人才流失风险、促进企业健康发展具有重要的作用。

一、企业人才流失风险概念辨析

人才是企业的核心资源。按照《中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定》，人才不唯学历、不唯职称、不唯资历、不唯身份，只要具有一定的知识或技能，能够进行创造性劳动，为推进社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设，在建设中国特色社会主义伟大事业中作出积极贡献的，都属于人才的范畴。人才流动和人才流失是两个密切联系而又相互区别的概念。前者是指“在合理的范围内人才从一个工作环境到下一个工作环境的转换，或者从一项工作向下一项工作的转变。”后者则是指人才流动超出了企业可承受的、合理的范围。事实上，合理的人才流动淘汰不合格员工、引入高素质人才，能够不断为企业输送新鲜血液，不仅是必然的也是必需的。然而人才流动一旦超出适当比例演变为人才流失则会造成企业资源的严重损耗，为企业带来巨大损失。企业人才流失风险就是指人才流失给企业带来损失的可能性。

二、企业人才流失的风险分析

企业经营管理的每一个环节都离不开人才的支持，人才的流失将导致企业不得不面临一系列的风险，诸如经营风险、成本风险、无形资产的流失风险等。

（一）经营风险。企业人才在流失前和流失后都会一定程度上造成企业的经营风险。流失前，人才已然失去对企业的归属感，很有可能在工作过程中三心二意，导致工作质量下降，影响整个团队的正常运转。流失后，补充上来的员工熟悉业务尚需时日，也会导致工作效率的降低。某些关键岗位人才的流失，例如高级管理人才、高级技术人才，或是人才的大量、集中流失，甚至会引起整个企业运转的失灵，给企业带来灭顶之灾。

（二）成本风险。“任何风险类型最终都会导致或关联于企业的财务问题。”面对人才的流失，企业不仅需要重新招聘人才充实岗位，更需要对人才进行培训以适应岗位需求，这一过程将耗费企业大量的成本。美国《财富》杂志的研究显示，员工离职后，新员工的替换成本高

达离职员工薪水的1.5倍，如果离开的是管理人员则代价更高。然而，在企业支付大量成本之后，新员工同样存在流失的风险。

（三）无形资产流失风险。相比于经营风险及成本风险，无形资产的流失风险或许会带给企业更加沉重的打击。首先，掌握商业机密的核心人才的流失可能会导致企业赖以生存的核心技术或商业机密的泄露。无论这些人才是流入竞争对手的队伍还是自主创业，都会是企业强劲的对手。例如，英特尔公司创业初期，第一代微处理器为公司带来了丰厚利润，然而其设计师费根却在关键时候离开公司另起炉灶，推出了更加先进的产品，英特尔公司措手不及，为此蒙受了巨大损失。其次，销售人员携带大量客户资源加入对手公司的现象也屡见不鲜。此外，人才的流失可能会使企业的形象受损、凝聚力下降。企业能否吸引人才、留住人才是企业综合实力的重要表现。人才流失不仅会导致社会对企业的种种不良猜测，也会给员工造成心理上的冲击，引起企业内部的强烈震动，削弱企业的凝聚力。

三、企业人才流失风险产生的原因

（一）个人因素。“人往高处走，水往低处流”，追求更高的效用是企业人才流失的主观动因。员工的年龄、性别、个性特征、生理因素、价值观念、个人能力、职业规划等因素深刻影响着员工的择业偏好和倾向。一旦员工的期望与企业的实际发生偏离，离开原企业，寻求更加符合条件的企业将成为许多员工的选择。

（二）企业因素。企业在配置人才资源中的相对劣势是人才流失的客观原因。按照推拉理论，企业人才流失是“流出企业的推力与流入企业的引力共同作用的结果”。企业若是薪酬福利不能反映员工的贡献、不能充分尊重和认可员工、不能人尽其才、不能为员工提供培训和发展的机会、缺乏长远目标和战略意图、不能使企业文化得到员工的认同，都将形成强大的推力，将员工推离本企业；而具备以上条件的企业则将对员工产生巨大的吸引力。一推一引之间，企业人才流失不可避免。（三）环境因素。社会环境为企业人才流动创造了客观外部条件，是造成企业人才流失风险的宏观因素。政策、法律、社会经济发展状况、劳动力市场供求关系、就业及失业水平等都会在一定程度上引起企业人才的流失。“市场经济的一个最显著特征就是通过市场机制来实现资源的优化配置和使用，企业员工的流动正是市场机制有效配置人才资源的体现。”

四、企业档案——规避企业人才流失风险的重要工具面对人才流失风险，企业并非束手无策，采取合理的措施提前防范、事后控制，可以有效避免风险的发生和扩散。企业档案是规避人才流失风险的重要工具之一，在预防和控制风险中发生着重要作用。

（一）企业档案在预防人才流失风险中的作用。1.利用人事档案促进人才的正确评价及合理使用。人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。作为与员工直接相关的档案类别，人事档案是了解、评价员工的重要依据，利用人事档案可以从多方面促进人才的正确评价和合理使用，从而降低人才流失的风险。首先，人事档案可以辅助招聘者把好招聘关。研究显示，接近80%的人才流失与招聘阶段的失误有关。规避人才流失风险，把好招聘关至关重要。人事档案全面、真实地记录了个人的职业生涯，通过对人事档案的分析，招聘者可以快速了解应聘者的个人情况，形成对应聘者的基本认识，将经常跳槽、能力不佳、诚信有缺、观念与本企业不符的人员剔除出去，从源头上降低人才流失的风险。其次，人事档案有助于企业人才资源的合理配置。将合适的人安排在合适的岗位上才能最大限度地发挥员工的潜力，触发员工对企业的满意感和归宿感，从而降低人才流失的风险。人事档案不仅记录了员工的专业特长，更包含了员工的个性特征，有助于企业管理者合理地安排员工的去向。再次，人事档案为企业人才培养指明了方向。知识经济时代，知识成为核心资源，员工也更加重视对知识的探索，希望通过持续的学习不断实现自我提升和自我超越。满足员工的学习需求，为员工提供培训和发展的机会成为企业留住人才的重要手段。人事档案有助于企业针对不同学历、

不同性格、不同专长的员工提供不同的培养方案，实现企业培训资源的优化配置。最后，人事档案为薪酬福利的合理发放提供依据。人事档案包含员工的工龄、考察、考核等材料，是按贡献发放薪酬福利的依据。只有实行按劳分配才能鼓励优秀、鞭策后进，保障企业的公平公正，赢得员工的认同。2.利用企业档案传播企业文化。企业文化是企业的精神内核所在，也是企业凝聚力的源泉。现代企业越来越认识到企业不仅可以“事业留人”“待遇留人”，也可以通过企业文化“感情留人”。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，是企业文化的综合体现。利用企业档案开展档案编研，为人才培训提供素材，让员工了解企业历史，尤其是以往的光辉历程，有助于传播企业文化，形成较为紧密的企业共同体，规避人才流失风险。3.利用企业档案分析市场环境。市场是瞬息万变的，然而变换中也总有些规律可循，这些规律往往可以从企业档案的字里行间中寻得蛛丝马迹。企业档案是企业成长历程的真实记录，是以企业为中心的一段过去时空的缩影。以企业档案为教科书，管理者可以明确什么情况下企业可能出现人才流失现象，又是什么情况下人才流失现象最为严重。在此基础上，结合对当前情境的分析，有针对性地采取措施，有效避免人才的流失。

（二）企业档案在控制人才流失风险中的作用。1.帮助企业快速稳定经营管理。企业档案不仅是企业成长历程的真实记录，更是企业经营管理经验的厚重沉淀。完整的企业档案包括企业在研发、生产、服务、经营和管理等各项活动中形成的记录，反映了企业经营管理活动的全貌。当人才流失风险发生时，人事档案可以帮助企业梳理人才现状，选择最合适的人才填补岗位空缺；科技档案可以帮助企业培养技术人才，减轻人才流失带来的损失；客户档案可以帮助企业及时维护既有客户，一定程度上避免客户随员工一起流失的状况发生。总之，合理使用企业档案，有助于企业快速稳定经营管理。2.帮助企业维护自身合法权益。当流失人才采取不正当的手段给企业带来巨大损失时，企业当拿起法律武器，维护自身的合法权益。档案中的就业合同、人才培养合同、竞业协议明确规定了企业与员工的权利义务，以其原始记录性成为法律诉讼的有力工具。一旦员工有违反合同的行为，不仅员工，接收员工的企业也将承担法律责任，从而减轻原企业的损失、维护企业的利益。

五、结语

毋庸置疑，企业档案在规避企业人才流失风险、维护企业合法权益中发挥着重要的作用，同时也应当看到，完整、准确、安全是企业档案发挥作用的前提。企业档案工作非但不是可有可无，相反还具有相当的重要性。重视企业档案管理工作，做好企业档案的收集、整理、保管、利用，才能避免“用时方恨少”的遗憾，使档案成为维护企业利益的强大武器。