秘书工作中如何科学处理信息
摘要：人类历史进入21世纪后，信息越发显现出重要作用。信息工作的重要性,
定了秘书部门必须投入很大的精力去做好这项工作。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务，是做好文秘工作的一项重要任务。新形势特别要求现代文秘人员应具备和强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，提高信息工作的能力，发挥好参谋助手的作用，为领导者决策和 管理提供优质高效的信息辅助。
关键词：秘书工作 科学处理 信息 内容：
人类历史进入21世纪后，正经历着前所未有的，全面、深刻的社会大变革。随着信息经济的出现、互联网及全球通讯飞速发展，信息量以每年翻一番的比率持续增长，信息越发显现出重要作用。文秘人员在工作中收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务，是做好工作的一个重要环节。新时期新的形势下，特别要求秘书工作人员要强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，发挥好参谋助手的作用。因此，现代文秘人员应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，为领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。那么，在新形势下的秘书工作中该如何科学地处理信息呢？本文试图结合自己的工作实际，从信息在秘书工作中的作用、信息的表现形式和主要特征、新形势对信息工作的的基本要求、以及我们应该如何科学地处理信息等方面谈点肤浅的看法。
一、信息在文秘工作中的作用
信息工作对做好文秘工作是至关重要的。1984年，邓小平同志曾为《经济参考报》题词：“开发信息资源，服务四化建设”。江泽民同志也非常重视信息工作。他曾经指出：“四个现代化，哪一化也离不开信息化”。他多次说，现在一方面会
第1页 共8页
议太多，另一方面信息太少，信息还不是那么灵通，很多重大情况不能及时地了解和掌握。他还说，希望把信息工作搞得更灵通一些，世界上的重大事件和国内的重要动态，要使领导同志及时掌握和了解。他还希望有一个材料，花很短的时间，就能掌握世界大事和国内动态（引自《党政信息工作实务》（第一篇 领导同志谈信息和信息工作 第3页）。我认为信息工作在秘书活动中的作用主要表现在以下几个方面：
（一）辅助领导科学决策必须依靠信息
决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。
（二）起草各类文件必须依靠信息
秘书人员撰拟公文不能闭门造车，而是要在掌握各种信息的基础上进行，根据领导的意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书面信息。因此也可以说，秘书撰拟公文，也就是运用信息为机关服务。
（三）处理信访工作需要依靠信息
秘书人员在接待群众来访、处理群众来信时，必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断，去回答来访，回复来信，或者把相关材料转有关部门处理。
（四）做好日常管理工作必须依靠信息
秘书要办好机关各项公务，不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种信息作依据和借鉴。信息多，耳朵灵，综合判断、处理事务的能力就强。秘书人员必须学会运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议要求，出主意，也是在运用信息为部门服务。
二、信息的表现形式和主要特征
信息是对接受者预先不知道的情况，信息是客观存在的一切事物所产生的消息、
第2页 共8页
情报、指令、数据、信号中所包含的内容。信息是通过我们听到的声音，看到的景象，读到的文字等载体表现出来的。信息具有以下特征：
（一）信息的普遍性和客观性
世界是物质的，物质是运动的，运动的物质既产生也携带信息。无论是自然界还是人类社会，对客观物质世界间接和概括反映的人类思维都处于永恒的运动之中，因而信息是普遍存在的。人类所获得的信息总量与人类认识能力有关，随着人类认识能力的不断提高，人类不仅能增加其获得的信息量，更为重要的是，他们可以更加深入地揭示信息本身的内在规律。同时，普遍存在着的信息又是客观的。客观世界的一切事物都在不断地运动变化着，并表现出不同的特征和差异。这些特征变化就是客观实在，并通过各种各样的信息反映出来。
（二）信息的可知性和可度量性
信息，作为人的认识的结果，是人的大脑关于客观事物运动状态和方式的再现，它是可以由事物的其它运动形式呈现出来的，如口头表达、书面表达等；它也可以是由人脑这种特殊物质的其它运动形式再现的，如大脑的存贮记忆等。而这种再现的物质属性是可知的，可以被识别和认识。信息也是可以度量的。
（三）信息的可转换性和可传递性
如物质信息可以转换为语言、文学、数据、图像等形式，也可转换为计算机代码、电讯信号等。人与人之间信息传递一般依赖语言、文字、表情、动作，社会信息的传递则通过报纸、杂志、文件等，随着现代通信技术的发展，信息可以通过电话、电报、广播、通信卫星等通信手段进行传递。
（四）信息的超前性和滞后性
有关事物的信息，总是产生在事实之后。先有了事实，而后才有认识，才可能有信息，信息再快，也有滞后性。信息的超前性是相对的，信息的滞后性是绝对的，即使是对几十年、几百年后事物发生、发展的预测，它也是人脑物质运动后的思维结果。
（五）信息的可存贮性和可处理性
信息能够以一定的方式存贮在某种物质载体之中。人类除运用大脑进行信息存贮外，一般要运用语言、文字、图像、符号等记载信息，并通过声波、光波、电波
第3页 共8页
等信息媒体进行传递。如果要使信息长期保存下来以便日后查询，还必须采用纸张、胶卷、磁带、磁盘等实物作为它的载体加以存贮。
另外，信息还具有无限性、动态性、时效性、共享性等，这里不作一一详细解释。
三、新形势对信息工作的的基本要求
当今时代，信息在政治、经济、科技等活动中的作用越来越重要，面对新世纪赋予的重任，各级领导要不断适应形势和任务的要求，不断提高执政能力和执政水平，就需要掌握大量的、真实的、高质量、有时效的信息，这样才能通过对各方面情况的科学判断，做出符合客观实际的正确决策。新形势对信息工作提出了新的要求：
（一）信息工作要做到“三个强化”
一是要强化政治意识。把落实“科学发展观”和学习贯彻党的十七大精神贯穿于信息工作的全过程，敏锐发现信息，准确鉴别信息，科学加工信息，及时报送信息。二要强化主渠道意识。进入新世纪以来，各级领导对信息的要求越来越高，社会上能提供信息的机构越来越多，办公室的信息工作受着严峻的挑战和压力。我们必须对传统的信息工作进行重新审视，更好地发挥信息工作主渠道作用，努力开拓创新，使信息工作从形式到内容得到升华。各级党委要切实加强对信息工作的领导，鼓励和支持信息工作人员实事求是地报送信息。信息工作者要实事求是，敢于负责，通过优异的工作成绩，真正使办公室成为报送信息的主渠道。三要强化服务意识。努力拓宽服务领域，充实信息内容，提高信息实效，正确处理为同级服务和为上级与基层服务的关系，使信息工作更好地为领导决策服务。
（二）要注意做好办公室的日常工作
一是处理好部门的日常工作；二是完成领导临时交办的各项任务；三是为领导当好参谋与助手。在日常工作中要全面掌握情况并及时反馈信息，就要注意信息工作的科学化问题。要求信息反馈的内容紧紧围绕当前的工作，达到多、新、快、实，特别是要求确保真实性与准确性。除了使用常规的电话、传真等手段设备外，还要使用计算机网络、光纤通信等现代化传输手段，以便更准确更迅速地开发各种信息资源。
第4页 共8页
（三）信息处理要注意“四性”
1、信息要具有准确性。信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。准确是秘书信息工作的灵魂。
2、信息要具有及时性。信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。
3、信息要具有全面性。信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。
4、信息要具有适用性。好的信息应包含以下三方面的内容：一是服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。二是适用对路。根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待。三是做到及时采报。对新发生的带有重要动向性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采集，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。
四、我们应该如何科学地处理信息
由于科学技术的进步，社会和生产的发展，人类社会已经进入了信息时代，出现了“信息爆炸”，办公业务的信息量急剧增加，传统的办公技术和设备所具有的办公效率，已经不能适应日益发展的信息化社会的要求。计算机技术和通讯技术的
第5页 共8页
秘书工作中如何科学处理信息 毕业论文
