君吉国际物流公司会议纪要
沪君吉物流例会[2013]—20
会 议 时 间:2013年07月04日 下午15:30 会 议 地 点:会议室 会 议 主持 人:许波
会议参加人员: 许波、 李斌雄、 胡颖、 朱文菁、 瞿韧、
陈丽芳、 马业铜、 应雯然、 严雅珍
会议 记录人: 严雅珍
会议内容: 讨论流程事项及部门需协调沟通问题 许总:
1) 从7月1日起,倪佳雯每天下午4:30之前会将“木材计划表”
在QQ群里发布,计划表里清晰的标明“收单时间、业务编号、提单号、到港日期、箱数、客户、实际收货人、报关放行时间、计划送货时间、实际放行时间、运输车队等”一般四天为一个周期,且一环扣一环执行。每个部门节点时间都要把握住。对每个部门节点时间财务都要跟踪评估,严老师每月根据财务跟踪评估的结果给予各部门考核,并在隔月工资里反映出来。真正做到奖罚分明,与个人切身利益挂钩。所有操作流程及奖罚标准按2013年6月25日许波签发的“君人
字 [2013]02号”“关于公司流程节点控制通知”执行。
(另附通知)
2) 已与相关人员打通关节,以后码头费用结算,除港建费96元
以外,其它港杂费码头产生的费用都打对折,在这基础上再支付25%费用给搞定人,也就是说,公司实付原价的75%费用,具体再看发票操作为准。
3) 截止2013年7月15日,所有销售人员都要结清2013年4月
份以前的账款,不管用什么方式,包括自己的账款都要结清。 4) 小马与小朱分工要明确:小马重点是现场排计划,调度,车
队执行这一块。小朱重点:跟踪车队运作当天情况及系统信息监管,同时做好与车队协调沟通工作,做一份相关车队联系情况及车队动态情况表。对核心车队问题,小马与小朱共同商量决定。
5) 公司报关部成立运作后,公司将用专门的账号支付报关这块
费用,资金大致在150万元左右,流程大致这样,报关部提出书面申请,财务审核付款。做到专款专用。
6) 要求财务发一份函给迈林,告诉他们在支付费用上不能在慢
了,否则我们也要采用相应的手段来应付他们。 销售李斌雄:
君吉无船承运资质希望早点办好,现在因没有这个资质,许多手续上麻烦很多。严老师回应:上迅80万元保证金近期将退回到上迅账上,拿到钱后再办理君吉无船承运资质大约也要一个月左右,反正这块在条件允许下会抓紧办理。 销售陈亮:
1) 应收款:
? 汇洪10号前肯定到账27万元,加上10万元7号到的汇票,加 德有80万元,53万元在8号左右支付运费,另外6月份已经在对账。
? 天津嘉宇有70万元7月10日前到的汇票,今天下午或者明天 早上会进25万元。
? 华侨的32万元和3000元上月没支付的任洪涛已经确认,寄到 福建就能支付。
? 南京海外23万元已经到账。
? 广优13万元今天已经开票,收到就能支付。
? 宭升有10万多点点进来,零碎的我会在要点进来。应该在270 万元左右。另外希望几个老大难的万威,水米田和进来一些凑满 300万元。
2) 小应这里尽量安排我们公司报关部报关,也就是先江苏远洋
这里,尤其10个箱子以上的,小马和小应这里既要分清楚责任又要协助对方完成工作。不要互相推诿和责怪。 3) 操作这里尽量再弄的细心点,小黄最好每个客户支付关税都
有个记录,这样万一有客户来要清单我们都能立刻拿出来比较方便,否则现在查税金都很累。
4) 后面肯定做保证金的比较多,安排陈晓晨和陈晨尽量把这里
管理好,陈晓晨比较熟悉,做好记录和沟通工作。
5) 堆存费现在是开票对折处理,然后做25%费用给搞定的人,这
个工作可能需要小马这里安排了,人员不够请尽快提出。 6) 后面原木会很少,7-8月份量会上来点,小马这里的服务要跟
上,尽量送货别太分散,比如6个箱子分3天送这些情况,因为堆存这里不好区分责任。
7) 遗留的报关单尽量早点整理出来,该支付的支付掉,东岳我
明天去一次,谈好责任就处理掉,很多客户都在要报关单了,拖时间长不太好。 现场小马:
1) 现在车队多了,建议放箱费75元是否能直接付给车队。因财
务确认问题,许总要求现场做一份确认表给财务,区分那些是直接付的,那些不是。
2) 现场在看进口计划表时只能看当天的,比如说:3日10票单
子,8票已经放出来了,点击当天无付税日期,这8票还在里面。
3) 今天车队将货送错了。小朱说,明天去仓库看看监控,拿些证
据什么的,来处理好这件事。 财务陈丽芳:
1) 现场现金备用额度应不超过5万元,实际财务这边支付给
现场的现金大于5万元,有时要给到7万元左右,因现场单子传递慢,会影响到资金周转。
2) 财务对到账的客户每天会在早上截图给进口部相关人员,
希望进口部相关人员及时去看或做一个记录,不要到时都说不知道。
3) 财务近来着手在办理“君吉东方支付”手续,这个东方支
付办理成功后将会加快我们支付速度。 人事严老师:
1) 新的考勤机已经开始使用,原来一台旧的考勤机将给现场使
用。
2) 现场的人员分工及工作时间安排,希望小马能根据岗位需要
做一下调整。
上海君吉国际物流有限公司
人事行政办公室
2013年07月05日
会议纪要2013. 07.04
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