XX / XX — XX — XXXX — XXX
顺序号 年代号 属类号 分类号 公司代号
2、“XX”为公司代号，即为“XXXXXXXXXXXXXXX”英文名称的缩写。
3、档案分类号共设6个，即“企业管理BM”、“党群工作PU”、“行政办公AM”、“人力资源HR”、“财务会计FA”、“项目管理PM”，每个档案分类号下又设若干档案属类号，及“01、02、……”（详见附件一“档案分类编号表”）。 4、档案分类号代字及其属类号代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
5、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
6、案件如系新案，应根据“档案分类编号表”查明该案件所属类别及其卷次、目次，顺序编列档号。
五、借阅管理
（一）借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
（二）公司股东、总经理层有权调阅各类档案资料，其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料，超范围调阅档案须经总经理签批。
（三）因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》（详见附件二），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅加密或其他受限类档案资料，需填写《档案借阅申请单》（详见附件三），经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
（四）公司档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
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（五）复印档案资料需填写《档案使用登记表》，加密或其他受限类档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。
（六）档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。密级档案须经公司领导批准后方可外借。
（七）借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。
（八）借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。 （九）借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。
（十）借出的资料使用完毕，要及时归还档案管理部门。档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
六、档案保管
（一）保管期限
公司档案除财务管理档案（财务管理档案遵照《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）有关规定执行）外，保管期限分为永久、长期、短期三种，其中长期为20年，短期为10年。凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
1、永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定资产帐簿、房屋产权证照、车辆证照，公司印章，公司规章制度，公司获得的荣誉，公司大事记、简介、重大活动的照片、录音、录像资料等及其他
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核定需永久保存的文档。
2、长期保存（20年）：公司合同，人力资源文档，项目招投标文件，项目竣工验收资料。
3、短期保存（10年）：除此之外的其它文档。 （二）保管要求
1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
2、存放档案必须有专用柜、架，并统一编号，排架方法要科学和便于查找。 3、要认真办理档案查阅、借阅登记手续，案卷归还后要及时放回原处。 4、要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制；档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。
5、档案室或存放档案的办公室内严禁烟火，并认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。 6、保持档案室或存放档案办公室的内清洁，定期进行全面清扫。
7、每年定期对档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
七、档案销毁
（一）档案员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年底进行定期清理，对于已到保存期限的档案，申报销毁。
（二）申报销毁各类档案前，须先通过档案价值鉴定；对于无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
（三）销毁时须填写《档案销毁清册》（详见附件四），经档案管理员、档案主管部门负责人审核、分管领导和总经理批准后，方可进行销毁。
（四）对于待销毁档案需加盖“报废”章，并在指定时间、指定区域内由档案员销毁，专人监督。销毁完成后，监毁人需在清单上签字确认。 （五）档案销毁清册需归档，并永久保存。 （六）严禁将销毁档案转做其它用途。
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附件一：
档案分类编号表
档案分类号 档案内容 （1）公司章程及企业批准设立文件等 （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等 （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等 （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等 企业管理档案 ——BM （5）公司合同及其他法律事务资料 （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等 （7）公司安全管理资料 （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等 （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等 （10）图书、杂志、报纸、情报资料等 （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等 （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等 （3）公司党支部、团支部、工会的年度总结、工作计划、统计报表、宣传材料等 （4）党员、团员的教育、培训资料 （5）党费、团费、工会会费的缴存、使用管理资料 （1）公司规章制度及反映工作流程的请示、报告、表单等 行政办公档案 ——AM （2）公司（发、收）文件、信函等 （3）公司固定资产帐簿、物品管理台帐、房屋产权及车辆证照等 （4）公司印章台帐 （1）劳动合同、协议 人力资源档案 ——HR （2）员工档案 （3）员工任、免职通知和奖惩通报 （4）员工工资表及绩效考核记录 （5）员工社保、公积金材料 9
档案属类号 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 备注 图书、杂志按图书分类目录编排 01 02 党群工作档案 ——PU 03 04 05 01 02 03 04 01 02 03 04 05 （6）员工培训资料 （7）员工评选和职称申报资料 （8）人力资源情报资料 （1）财务账簿 财务会计档案 ——FA （2）财务报表 （3）验资报告、审计报告、评估报告 （4）融资、贷款资料 （1）项目招投标资料 （2）项目合同资料 （3）项目勘察、设计资料 项目管理档案 ——PM （4）项目竣工验收资料 （5）项目各阶段在进度、质量、成本等过程管理中产生的文件 （6）项目在开展过程中取得的相关业务资料 （7）项目报奖、获奖资料 06 07 08 01 02 03 04 01 02 03 04 05 06 07
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公司档案管理办法
