用需求，经主管部门领导或总会计师同意，由财务人员负责借阅；借阅声像档案须经宣传部门审核并经主管领导批准，照片档案的底片一般不予外借。
四、查阅党委或总经理办公会议等记录，须经主办部门和公司分管领导批准，并明确借阅内容和范围，只限在馆内查阅。
五、凡外单位借阅机关档案，必须持有单位介绍信，按审批权限批准后，只能在本馆内查阅，不予外借。其中：科技档案须经总工程师批准，文书档案须经办公室主任或集团公司分管领导批准，会计档案须经总会计师批准，声像档案视内容经有关领导批准，并酌情收费。
六、阅档规则：
1、 不准在阅档室内大声喧哗；
2、 不准在阅档室内吸烟，不得使用明火或电热、取暖设施等； 3、 不准将食品、茶杯、墨水等放在阅档桌上；
4、 不准将手、肘和物品（如笔记本、纸张等）放在档案上； 5、 不准用污、湿手指翻阅档案； 6、 不准将档案折角、弄皱或撕毁； 7、 不准拆散档案，打乱顺序；
8、 不准在档案上圈、涂、画、擦、改；
9、 不准私自将档案带出阅档室，未阅完的档案须交还工作人 员保管，需复印档案者，经档案馆同意并办理借阅手续。
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档案的安全保密制度
档案是国家和企业的宝贵财富，严守机密，自觉遵守党和国家的保密法规，确保档案的安全，是每个档案工作人员的职责。
一、严格执行保密规定，实行责任追究制，馆领导为主要责任人，当事人为直接责任人。做到不该说的不说，不该看的不看，不将档案借给无关人员，不领无关人员入档案库房。
二、严格执行档案借阅制度，凡借阅档案时，必须履行登记、签字等借阅手续，防止丢失。未经批准，阅档人不得将档案带出阅档室。对办理借阅手续借出的档案，由借阅单位负责人和借阅责任人对档案的安全负完全责任。档案不得带入公共场所，不得带到家中查阅，不得随意抽拆、复制、摘抄，不得转借他人。 三、机密以上档案借阅，须经主官领导批准，并只限在档案馆阅览室查阅。
四、不得携带秘密档案出入公共场所，如确因工作需求，须携带秘密档案出差，须经主官领导批准，并加强管理，防止失泄密。
五、档案资料的销毁、处理，要按照规定登记造册，报请领导批准后，到指定地点处理，并派人监销。
六、提高警惕，经常检查档案保密情况，发现漏洞，及时采取改进措施。对违反保密规定造成档案失密、泄密者，视情节给予行政处分，并追究当事人和有关领导的责任；对触犯法律的，
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移交司法机关依法惩处。
档案库房管理制度
一、档案库房是保管机关档案的重要基地，必须贯彻“预防为主，防治结合”的原则，确保库房及档案安全。库房分工专人管理，各库房管理人员要有高度的政治责任心和工作责任感，落实库房管理责任制，维护档案的完整与安全。
二、坚持测试和记录室内温度及湿度，随时调节并保持温度、湿度达标；每周定期打扫一次卫生，经常保持库房良好的卫生环境。
三、非本馆工作人员未经许可不得擅自进入库房，库房门、窗须安装防盗设施，并随时注意关、锁。
四、严禁在库房内吸烟、使用明火或使用电热、取暖设施等，注意电器、电路安全检查，杜绝火灾隐患；馆内须设置灭火器具；档
案工作人员必须掌握灭火器具的使用方法，并定期检查灭火器具；注
意电器、电路安全检查，杜绝火灾隐患。
五、库房内严禁堆放易燃、易爆、易腐蚀物品，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光的“八防”工作。
六、档案库房要实行定期检查制度，发现危及档案安全的因素及时报告有关部门并立即进行处理，保证档案安全。
七、每天下班前，必须将档案材料放入档案密集架上（或柜内）
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锁好，不得堆放在办公桌上。
八、每天下班前，必须切断电源、关闭水源、锁好门窗。
档 案 的 鉴 定 制 度
档案的鉴定，是根据档案的作者、内容和作用，按照总公司有关规定并参照铁路系统科技档案、文书档案、会计档案、声像档案的归档范围和保管期限表，用全面的、历史的、发展的观点鉴别超过保管期限的档案的价值，决定档案的存毁，提高保存档案的质量，便于保管和利用。
一、档案的鉴定工作，由集团公司领导、部门负责人和专、兼职档案人员组成联合鉴定小组进行。
二、坚持档案的鉴定原则，对具有长远利用价值的档案，应永久保存；凡在一定时期内具有利用价值的档案，应长期或短期保存。要根据各种档案的保存价值准确地划分永久、长期、短期等保管期限。
三、档案鉴定采取直接鉴定法，鉴定工作人员必须对所要鉴定的档案进行逐件逐张的审查，不允许只凭档案目录或档案名称就决定档案的存毁。
四、在档案鉴定中，凡经过变动的档案，应将鉴定的时间、剔出或增加部分的内容、页码变更、卷内目录或卷皮的变更、经手人姓名等在案卷备考表上注明。
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五、对经鉴定确认无继续保留价值的档案，应编造清册并提出处理意见，征得业务部门同意并经领导人审批后销毁。 六、对一些可存可不存的档案，为谨慎起见，可剔出暂时保留，过一定时期再进行审查，确认无误时再进行销毁。 七、销毁档案材料必须严格保密制度，指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。
档案的基本统计制度
加强档案的基本统计工作，是提高档案管理水平，维护档案完整与安全的必要措施。档案的基本统计可分为档案登记和档案统计两部分内容：
一、建立上级有关档案工作的指示、规定的登记。 二、建立上报档案工作情况的登记。
三、建立下发关于档案工作的指示、规定、通知等登记。 四、建立档案的收进、移出、销毁的登记及总库存登记。 五、建立档案成分与数量变化情况的登记与统计。 六、建立档案利用数量、人次、效果的登记与统计。 七、建立档案机构、人员情况的统计。
八、建立上交档案的登记及上报档案统计年报。 九、建立修复、补制、复制档案情况的登记。
十、建立丢失、损坏、自然变质案卷的数量与状况的登记与统
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2024年中铁十六局档案工作职责及制度精品
