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材料设备采购管理办法
1．目的
通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。
2. 适用范围
公司确定自行采购的材料设备。
凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行《招标管理办法》来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。
3．相关文件
《招标管理办法》（详细见合同预算部招标管理办法） 《经济合同管理办法》 《财务管理制度》 公司有关制度
4．执行原则
4．1“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商； 4．2必须体现公司统一的付款和质量原则； 4．3体现运作效率与权力制衡。
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5. 职责 5.1 材料部
5.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。 5.1.2收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。
5.1.3负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。5.1.4制定项目总体的材料设备采购计划。 5.1.5负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。 5.1.6负责材料设备采购合同的谈判和拟订。 5.1.7负责材料设备采购合同的报审和修改。 5.1.8负责组织材料设备的进场，组织进场检验。 5.1.9负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。 5.1.10参与协调施工过程中与供应商的关系。 5.1.11负责跟踪记录材料设备的使用情况。
5.1.12负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。 5.1.13参与采购设备的竣工报验。
5.1.14负责协调和管理材料设备的保修服务工作。 5.1.15负责对供应商进行考核评价。
5.2 公司质检部（工程技术部）
5.2.1参与制订项目总体采购计划。 5.2.2负责提出材料设备需用计划。 5.2.3参与制作相关的采购准备文件。
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5.2.4参与进场材料设备的检验和试验。
5.2.5负责监督材料设备的保管、标识及进入库管理工作。 5.2.6负责组织和协调设备安装施工。
5.2.7负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。 5.2.8负责组织设备的竣工报验。
5.3 公司成本控制部（预算部）
5.3.1参与制订项目的材料设备采购总体计划。 5.3.2负责提出材料设备采购的计划成本。
5.3.3收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。5.3.4负责审查材料设备采购合同。
5.3.5负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。
5.4财务部
5.4.1参与对供应商的银行信用及财务状况调查。 5.4.2参与制订合同的付款条款。 5.4.3汇总制订材料设备资金需用计划。 5.4.4负责对供应商进行材料设备价款支付。 5.5副总
5.5.1监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。 5.5.2负责选择材料设备供应商。 5.5.3负责审核材料设备采购合同。
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5.5.4负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。 5.5.5负责审核供应商考核结果。
5.5.6负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。
6．工作程序
6.1 材料设备采购计划
6.1.1根据材料设备对工程质量和成本的影响程度，将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和成本影响大的物资为A类；量小但对工程质量影响大或量大但对工程质量影响一般的物资为B类；一般物资为C类（公司五金店供应）。公司应重点控制A类材料设备，具体参见《材料设备分类表》（附件2）。 6.1.2公司根据材料设备重要性分类，由材料采购部与工程技术部会商列明清单，明确该项目由公司自行采购的材料设备，上报主管副总和总经理审批后，作为项目的采购范围。
6.1.3材料设备部负责组织相关部门制订项目的《材料设备总体采购计划》（附件10），报总经理审批。
6.1.4工程技术部根据工程进度和现场施工需要，预先提出《材料设备需用计划》，报送到主管副总及总经理通过后，由材料采购部正式启动采购程序。 6.2选择合格的供应商
6.2.1收集产品和供应商的资料和信息
6.2.1.1材料采购部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对计划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于3家供应商以上的产品信
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息。
6.2.1.2材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。
6.2.1.3材料设备部负责了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。
6.2.1.4材料设备部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。 6.2.2制作采购准备文件
6.2.1.2由材料采购部组织制作《材料设备采购清单》，明确采购的详细需求作为采购实施的依据，其内容应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。 6.2.1.4计划预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。
6.2.1.5工程技术部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责与监理公司沟通，确认采购的相关需求。
6.2.1.3采购准备文件还包括依据性的采购文件：由材料设备部负责归档管理相关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。 6.2.3供应商资格预审
6.2.3.1材料设备要求供应商递交各类证明文件包括：企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或备案目录、监测报告等）、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书等，并对其资格进行评审。
6.2.3.2材料设备部填写《供应商资格评审表》（附件3），上报主管副总审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于2家。
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