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第五节、会议管理制度
第一条、管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条、制度规范
1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条、管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→各部门主管领导签字确认→归档整理。
第六节、清洁卫生管理制度
第一条、管理要点
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1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
第二条、制度规范
1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室人员负责卫生检查工作。
3、清洁卫生实行卫生责任制，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、由办公室人员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
第七节、日常事务管理
第一条、接待管理
1、来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
2、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。 3、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
4、流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁 第二条、报刊收发整理
1、办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
2、办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
3、任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
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4、报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。 5、流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理 第三条、后勤管理
1、为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
2、后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。 3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
4、根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
5、办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。 6、流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表 第四条、文化宣传管理
1、负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
2、根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。 3、关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。 4、收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
5、流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档 第五条、其他事务
1、名片制作、收发传真等其他事务。 2、负责公司文书的打印复印工作。 3、负责树木花卉的养护工作。
4、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
第八节 合同管理制度
第一条、总 则
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1、为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。
2、凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。 3、订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
4、本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。
5、除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
6、国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
7、公司由办公室人员根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。 第二条、合同的订立
1、与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。 2、订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
3、除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
4、对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
5、符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同： 1）单笔业务金额达一万元的； 2）有保证、抵押或定金等担保的； 3）我方先予以履行合同的； 4）有封样要求的； 5）合同对方为外地单位的；
6、经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
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7、对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。 8、合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。
9、每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经理在我方所留的合同上签字同意。
10、合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
11、公司经理对合同的订立具有最终决定权。
12、流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
13、对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。 14、单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
15、合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
16、合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部门和办公室留存。
17、非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。 第三条、合同的履行
1、合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行， 2、业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
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公司经营部管理制度汇编
